企业财务审批流程手册财务流程规范化操作指导

企业财务审批流程手册财务流程规范化操作指导为规范企业财务收支行为，明确审批职责与权限，提高资金使用效率，防范财务风险，特制定本手册。本手册旨在统一财务审批标准，保证各项资金支出合规、合理、可控，适用于企业各部门及全体涉及财务审批流程的人员。一、适用范围与场景说明本手册适用于企业所有涉及资金支出的业务场景，涵盖日常运营、项目管理、采购付款等环节，具体包括但不限于以下场景：日常运营费用：如办公费、差旅费、业务招待费、通讯费等常规支出；采购类支出：包括原材料采购、固定资产购置、服务外包等合同约定的付款事项；项目专项支出：研发项目、市场推广项目、基建项目等专项资金的申请与使用；其他资金需求：如备用金申请、保证金缴纳、员工垫款报销等特殊情况。二、标准化操作流程财务审批流程遵循“分级审批、权责对等、合规优先”原则，分为申请发起、部门审核、财务初审、分级审批、出纳付款、会计记账、资料归档七个环节，具体操作（一）申请发起责任人：业务经办人（申请人*）操作内容：明确支出事由与依据：根据业务需求，确认支出的必要性（如采购需提供采购申请单，差旅需提供行程说明），保证支出符合部门预算及公司制度；准备完整附件：根据支出类型收集相关证明材料，例如：日常费用：费用明细清单、供应商报价单（单笔金额超5000元需提供）、活动通知（如业务招待需注明接待对象及目的）；采购支出：采购合同、验收单（需由验收人*签字确认）、供应商开具的合规凭证；项目支出：项目立项批复、项目进度报告、费用预算明细表；填写审批表单：通过企业OA审批系统或纸质《资金支出申请表》填写信息，包括：申请人所属部门、申请人姓名、支出日期、支出类型、金额、收款方信息（名称、账号、开户行）、支出事由、附件清单等，保证信息真实、准确、完整。（二）部门审核责任人：部门经理*操作内容：审核业务真实性：确认支出是否符合部门年度工作计划及实际业务需求，杜绝虚假申请或超预算支出；审核金额合理性：对照支出标准（如差旅费参照《企业差旅费管理办法》），核查金额是否在部门预算额度内，超预算部分需说明原因并附专项申请；审核附件完整性：检查申请材料是否齐全、合规（如合同需加盖公章，验收单需有验收人签字），材料不齐需退回申请人补充；审批意见：在OA系统或纸质表单中签署“同意”或“不同意”意见，不同意需注明具体原因，反馈至申请人*。时限要求：收到申请后1个工作日内完成审核。（三）财务初审责任人：财务专员*操作内容：合规性检查：核查支出是否符合国家财经法规及公司财务制度（如报销发票需在费用发生后30日内提交，避免跨期报销）；预算核对：通过财务系统核对部门剩余预算，确认支出金额是否在可用预算范围内，超预算支出需查验部门经理*的专项说明；附件审核：检查证明材料的真实性、合法性（如合同条款与付款金额是否一致，验收单是否与合同约定匹配），材料不规范或存在疑问的，退回申请人*补充或说明；审批意见：在系统中签署“建议同意”“补充材料”或“不同意”意见，重大问题（如大额异常支出）上报财务经理*复核。时限要求：收到申请后1-2个工作日内完成初审。（四）分级审批责任人：按支出金额及类型划分的审批人（财务经理、财务总监、总经理*）审批权限划分（示例，企业可根据实际情况调整）：金额≤5000元：财务经理*审批；5000元＜金额≤50000元：财务经理审核后，财务总监审批；金额＞50000元：财务总监审核后，总经理审批；特殊大额支出（如＞100000元）：需提交总经理办公会集体审议。操作内容：审批人根据财务初审意见及业务重要性，在OA系统中签署审批意见；对涉及重大投资、战略采购或预算外支出，需组织相关部门召开专项评审会，形成会议纪要后审批；审批通过后，流程流转至出纳环节；审批不通过，流程退回申请人*，并说明原因。时限要求：按审批权限，各级审批人需在1-3个工作日内完成（总经理审批可延长至3个工作日）。（五）出纳付款责任人：出纳*操作内容：接收审批通过的申请：确认审批流程完整、无遗漏，核对收款方信息（名称、账号、开户行）与申请表一致，避免错付；办理付款：通过银行转账、支票或现金方式付款（现金支付需单笔金额≤1000元，并注明用途），付款后及时在系统中标记“已付款”；登记台账：在《资金支付台账》中记录付款日期、金额、收款方、申请单号、付款方式等信息，保证账实一致；反馈结果：将付款凭证（如银行回单）扫描至OA系统，同步通知申请人及会计。时限要求：审批通过后1个工作日内完成付款（紧急付款需提前联系财务经理*加急处理）。（六）会计记账责任人：会计*操作内容：收集凭证：从OA系统审批通过的申请表、付款凭证、发票等原始资料，核对纸质材料与电子版是否一致；账务处理：根据企业会计准则，编制记账凭证，明确会计科目（如“管理费用-办公费”“存货-原材料”），登记明细账及总账；凭证归档：每月末将记账凭证、原始凭证按编号顺序整理，装订成册，标注“附件”及页码，移交档案管理员*；账实核对：定期与出纳*核对银行存款日记账与银行对账单，保证账账、账实相符，编制《银行存款余额调节表》。时限要求：每月10日前完成上月账务处理及凭证归档。（七）资料归档责任人：档案管理员*操作内容：收集归档资料：包括资金支出申请表、审批意见、合同、验收单、发票、付款凭证、银行回单等全套材料；整理分类：按支出类型（日常费用、采购、项目等）或时间顺序分类存放，标注归档编号（如“2024-财-001”）；保管期限：根据《会计档案管理办法》，明确各类资料的保管期限（如月度凭证保存10年，合同保存15年）；查阅管理：建立会计档案查阅登记簿，内部人员查阅需经部门经理及财务经理批准，外部查阅需凭有效证件及公司证明。时限要求：每月15日前完成上月财务资料归档。三、核心流程模板示例模板一：资金支出申请表（日常费用类）申请部门申请人申请日期支出类型□办公费□差旅费□业务招待费□其他______支出日期收款方名称收款方账号开户行金额（大写）支出事由及明细附件清单□发票□费用明细□行程单□验收单□其他______（请注明份数）部门经理审核意见签字：日期：财务初审意见签字：日期：分级审批意见财务经理：日期：财务总监：日期：总经理：日期：出纳付款记录付款方式：□转账□支票□现金付款日期：凭证号：模板二：采购付款审批单采购部门申请人供应商名称合同编号采购内容验收单号验收人*验收日期合同金额本次申请金额累计已付款金额付款方式□银行转账□承兑汇票□其他______收款方账号付款条件□预付款____%□到付款□质保金后付部门审核意见签字：日期：财务初审意见签字：日期：总经理审批意见签字：日期：备注模板三：项目资金申请表项目名称项目负责人*项目编号项目预算总额本次申请金额累计已申请金额资金用途□人员费用□设备采购□研发材料□其他______项目进度说明附件清单□项目立项批复□预算明细表□进度报告□合同项目负责人意见签字：日期：部门经理意见签字：日期：财务初审意见签字：日期：审批意见财务总监：日期：总经理：日期：四、关键执行要点（一）预算控制原则“先预算、后支出”：所有资金支出需在部门年度预算额度内申请，超预算支出需提交《预算调整申请表》，经总经理办公会审批后方可执行；预算执行监控：财务部*每月编制《预算执行情况表》，向各部门反馈预算使用进度，超50%的部门需提交书面说明。（二）材料完整性要求原始凭证需真实、合法，严禁涂改、伪造（如发票需有税务局监制章，抬头为公司全称）；合同类附件需注明“与原件一致”并加盖公章，复印件需由申请人*注明“复印件”及签字日期；涉及多人参与的支出（如团队差旅），需提供参与人员名单及费用分摊说明。（三）审批时限管理各环节审批人需在规定时限内完成审批，因故无法审批的，需委托同岗位人员代为审批，并在系统中备注说明；审批流程停滞超3个工作日，申请人可联系财务部协调处理，避免因流程延误影响业务开展。（四）合规性禁止条款严禁无预算、超预算支出；严禁拆分支出（如将50000元支出拆分为5笔9900元）规避审批；严禁虚假列支（如将个人消费纳入公司报销）；严禁未经审批擅自付款，违者将追究相关人员责任。（五）特殊情况处理紧急支出：如突发维修、应急采购等，需经部门经理口头申请财务经理同意后，可先付款后补流程，补交材料需在付款后24