销售合同审核流程化工具

销售合同审核流程化工具一、适用场景与价值本工具适用于企业销售业务中各类销售合同的标准化审核管理，涵盖产品销售、服务提供、定制开发等不同类型的合同场景。通过流程化工具可实现跨部门（销售、法务、财务、业务部门）的高效协作，明确各环节职责与标准，减少审核盲区，降低合同法律风险与履约争议，同时缩短审核周期，提升合同管理规范性与工作效率。二、标准化操作流程（一）需求发起与资料准备责任主体：销售专员/客户经理操作内容：确认合同签订必要性：与客户达成合作意向后，确认合同条款（如标的物、数量、价格、交付时间、付款方式等）与前期沟通一致，无重大分歧。收集完整基础资料：包括但不限于客户主体资格证明（营业执照复印件、授权委托书等）、合作意向书/订单、技术规格书（如涉及定制产品）、过往合作记录（如有）。填写《合同审核申请表》：明确合同编号、客户信息、合同金额、核心条款（如付款节点、违约责任、争议解决方式）、需重点关注事项（如特殊交付要求、保密条款等），并附相关附件清单。输出成果：完整的《合同审核申请表》及附件资料包。（二）初审（业务合规性审核）责任主体：销售部门负责人/业务主管审核时限：1个工作日内审核要点：业务真实性核查：确认客户信息真实有效，合作需求符合公司业务范围，不存在超权限或违规承接业务的情况。条款匹配性检查：核对合同核心条款（如产品/服务描述、价格、交付周期）与公司报价单、订单信息是否一致，避免“口合同”与书面合同冲突。风险初步评估：识别业务层面的潜在风险（如客户信用风险、交付能力风险、回款周期风险），并在《合同审核意见表》中标注风险点及初步处理建议。输出成果：初审通过的《合同审核申请表》及《合同审核意见表》，或标注修改意见后退回销售专员补充资料。（三）复审（法务合规性审核）责任主体：法务专员/法务部门负责人审核时限：2个工作日内审核要点：主体资格合法性：审核客户主体资格证明是否有效（如营业执照是否在有效期内、授权委托书是否有授权范围及期限），避免与无签约主体资格的客户签订合同。法律条款规范性：检查合同条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，重点关注：标的物/服务描述是否明确、无歧义；付款方式、违约责任、知识产权归属、争议解决方式（如仲裁/诉讼管辖地）等条款是否完整、合法；是否存在“霸王条款”或对公司显失公平的约定。风险法律评估：针对初审标注的业务风险点，从法律角度提出规避建议（如增加担保条款、明确违约赔偿标准），并对合同条款的合规性出具明确意见。输出成果：法务审核通过的《合同审核意见表》，或提出修改意见并协助销售专员与客户沟通调整条款。（四）终审（财务与整体合规性审核）责任主体：财务负责人/销售总监/分管副总（根据合同金额及重要性分级确定）审核时限：1个工作日内审核要点：财务条款合理性：审核付款节点、开票信息、税费承担方式是否符合公司财务制度，是否存在大额预付款风险（如需评估客户支付能力或要求提供保函）。整体风险把控：综合业务、法务审核意见，评估合同整体风险与收益匹配度，对重大合同（如金额超XX万元、涉及新业务领域）进行专项风险评估。审批决策：根据审核结果，作出“同意签署”“修改后同意签署”或“不同意签署”的决策，并在《合同审核意见表》中签字确认。输出成果：终审审批通过的《合同审核意见表》，或终否决意见及书面说明。（五）合同签署与归档责任主体：销售专员（发起签署）、行政部/档案室（归档）操作内容：修订与确认：根据终审意见完成合同修订后，由销售专员与客户最终确认条款，保证双方版本一致。规范签署：按照公司合同用印流程，由授权签字人（如法定代表人或授权代表）签字并加盖公司公章，客户方需签字盖章并回传正本合同（至少一式两份，双方各执一份）。资料归档：签署完成后，销售专员将合同正本、审核过程中形成的《合同审核申请表》《合同审核意见表》、附件资料等整理成册，提交行政部/档案室统一归档（电子版同步存入公司合同管理系统）。输出成果：已签署的正式合同、完整的审核资料档案。三、核心工具表单模板（一）合同审核申请表合同编号申请部门申请日期客户信息客户名称：统一社会信用代码：联系人及合同基本信息合同类型：□产品销售□服务提供□定制开发□其他合同金额（大写）：（小写）：¥合同期限：自_年_月_日至_年__月__日核心条款摘要标的物/服务内容：付款方式：交付时间/地点：违约责任（简述）：争议解决方式：附件清单□客户营业执照复印件□授权委托书□报价单□技术规格书□其他：重点关注事项（如：特殊交付要求、保密条款、独家合作等）申请人签字：部门负责人初审意见：（二）合同审核意见表合同编号审核环节□初审□复审□终审审核部门/人审核日期审核意见（根据审核要点逐项填写，对问题条款需标注具体位置及修改建议）修改情况说明（如涉及修改，填写修改内容及确认结果）审核人签字：审批人签字（终审）：（三）合同审核进度跟踪表合同编号客户名称申请人当前环节责任人计划完成时间实际完成时间状态备注□资料准备□初审□复审□终审□签署□进行中□已完成□异常异常处理记录（如：审核超时、资料退回、条款争议等处理情况）四、关键风险提示与操作建议（一）资料完整性管理发起审核前需保证客户主体资格证明、合同草案等核心资料齐全，避免因资料缺失导致审核延误或合同无效。客户为自然人的，需核实身份信息及授权委托书（如代签）；客户为分支机构的，需提供总公司授权文件。（二）审核时效把控严格遵循各环节审核时限，如遇特殊情况需延期，应及时通知申请人并说明原因，避免影响合同签订进度。销售专员需主动跟踪审核进度，对超时未完成的环节及时催办。（三）条款审核重点付款条款：明确付款节点（如预付款比例到货款、质保金比例）、账户信息（避免个人账户收款）、开票时间与类型（如增值税专用发票需提供资料）。违约责任：需明确违约情形、赔偿计算方式（如逾期付款的违约金标准，建议以日万分之三至五为宜），避免“违约方承担全部损失”等模糊表述。争议解决：优先约定公司所在地有管辖权法院或仲裁机构，避免约定异地管辖增加维权成本。（四）跨部门协作机制对于业务与法务、法务与财务意见不一致的情况，由销售总监或分管副总组织协调，必要时召开专题会议达成一致意见。客户对合同条款提出重大修改时，需重新启动审核流程，保证修改后的条款符合公司风控要求。（五）归档与后续管理合同签署后，销售专员需在3个工