供应链采购流程标准化执行手册

供应链采购流程标准化执行手册一、适用范围与场景说明本手册适用于企业各类物资采购活动的全流程管理，涵盖生产原材料、办公用品、设备采购等场景。具体包括：日常定期采购（如月度原材料补货）、新增项目采购（如新生产线设备引进）、紧急采购（如生产突发故障急需的备品备件）及供应商年度框架协议采购等。通过标准化流程，保证采购活动合规、高效、成本可控，同时满足各部门对物资的质量与时效需求。二、标准化操作流程详解（一）需求发起与确认操作目标：明确采购需求，保证需求合理、信息准确。责任人：需求部门负责人、采购专员*步骤说明：需求部门根据生产计划、项目进度或日常消耗，填写《采购需求申请表》（详见模板1），注明物资名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等信息。需求部门负责人对需求的必要性、合理性进行审核，确认后提交至采购部门。采购专员*对接需求部门，对需求细节进行复核，重点核查：规格参数是否明确，避免模糊描述（如“常用办公用品”需具体到品牌、型号）；数量是否符合实际消耗或生产计划，是否存在过量采购；预算金额是否在公司成本管控范围内，超预算需求需附额外说明。复核无误后，采购专员*在《采购需求申请表》签字确认，进入下一环节；若存在疑问，与需求部门沟通修正后再次提交。（二）供应商寻源与评估操作目标：筛选合格供应商，保证物资质量与供应稳定性。责任人：采购专员、采购经理步骤说明：现有供应商匹配：优先从《合格供应商名录》中筛选能满足需求的供应商，核查其过往合作记录（交货准时率、合格率、价格稳定性等）。新供应商开发（若现有供应商无法满足需求）：通过行业平台、展会、推荐等渠道收集潜在供应商信息；要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、产品样品（如为首次合作）；采购专员*对新供应商进行初步资质审核，重点检查经营范围、生产能力、质量体系是否匹配。供应商现场评估（对关键物资或新供应商）：由采购经理*牵头，联合质检部门、需求部门组成评估小组，对供应商的生产场地、设备、仓储、工艺流程等进行实地考察，形成《供应商现场评估表》（详见模板2）。综合评估后，采购专员整理《供应商评估报告》，明确推荐供应商及备选方案，提交采购经理审批。（三）询比价与议价操作目标：保证价格合理，降低采购成本。责任人：采购专员、财务部成本会计步骤说明：采购专员*向不少于3家合格供应商发出《询价单》（详见模板3），注明物资规格、数量、交货期、付款方式、质量要求等信息，要求供应商在规定时间内（至少2个工作日）提供书面报价。收到报价后，采购专员*整理《询比价记录表》（详见模板4），对比各供应商的价格、交货期、付款条件、售后服务等指标，初步筛选出2-3家候选供应商。对候选供应商进行议价：针对价格较高的供应商，协商批量采购折扣、付款账期延长等优惠；要求供应商提供价格构成明细（原材料成本、加工费、税费等），保证价格透明。议价完成后，采购专员将最终比价结果、议价依据附于《询比价记录表》后，提交财务部成本会计审核价格的合理性，再报采购经理*审批。（四）合同签订与订单下达操作目标：明确双方权责，保障采购合规性。责任人：采购专员、法务专员（如需）、采购经理*步骤说明：采购专员*根据审批通过的询比价结果，与供应商拟定《采购合同》（详见模板5），合同需包含以下核心条款：物资名称、规格型号、数量、单价、总金额；质量标准（如国标、行标或双方约定的技术参数）；交货期、交货地点、运输方式及费用承担；验收标准与方法（如抽样比例、检测机构）；付款方式（如预付款比例、到货款、质保金比例及支付节点）；违约责任（如逾期交货、质量不合格的赔偿标准）；争议解决方式（如协商、仲裁或诉讼）。法务专员（或指定人员）对合同条款进行合规性审核，重点核查法律风险、权利义务对等性；审核通过后，采购经理代表公司签字盖章，供应商盖章后生效。采购专员*根据签订的合同，在ERP系统中《采购订单》（PO单），同步发送给供应商，要求其确认订单信息（数量、交货期等）；供应商确认后，订单正式生效，进入执行环节。（五）订单执行与交货跟踪操作目标：保证供应商按合同约定及时交付物资。责任人：采购专员、仓库管理员步骤说明：采购专员*定期（每周/每3天）与供应商沟通订单生产进度，确认是否按计划排产、预计发货时间，避免延迟交货。若供应商可能无法按期交货，需提前3个工作日书面通知采购部门，说明原因并提供解决方案（如分批交付、替代物资等）；采购专员*评估方案可行性，与需求部门协商后调整交货计划，必要时启动备选供应商。物资发货前，供应商需提供《发货清单》（注明订单号、物资名称、数量、批次号等），采购专员*核对清单与订单信息一致后，通知仓库做好收货准备。（六）验收入库操作目标：保证交付物资符合合同约定的质量与数量要求。责任人：仓库管理员、质检专员、需求部门代表步骤说明：数量验收：物资到达后，仓库管理员核对送货单与采购订单的物资名称、规格、数量是否一致，进行清点计数；若数量不符，当场在送货单上注明差异，要求送货人员签字确认，并及时通知采购专员与供应商沟通处理。质量验收：外观检查：检查物资包装是否完好、有无破损、标识是否清晰；资质文件核对：查验供应商提供的产品合格证、检测报告、质量保证书等文件是否齐全；功能检测：对关键物资（如生产设备、原材料），由质检专员*按抽样标准（如GB/T2828.1）进行抽样检测，出具《质量检验报告》（详见模板6）；需求部门参与：对专用物资（如特定设备配件），由需求部门派代表进行功能或适用性测试。入库处理：验收合格：仓库管理员*在《验收入库单》（详见模板7）上签字确认，办理入库手续，更新库存台账；验收不合格：质检专员出具《不合格品处理通知单》，仓库管理员将不合格品隔离存放，采购专员*根据合同约定与供应商协商处理方案（如退货、换货、折价接收），并跟踪处理结果。（七）付款结算操作目标：规范付款流程，保证资金支付合规。责任人：采购专员、财务部会计、财务经理*步骤说明：采购专员*收集付款所需单据：《采购合同》复印件；《采购订单》复印件；《验收入库单》（原件）；供应商开具的合规发票（注明订单号、物资名称、金额）；其他约定文件（如质保金支付证明）。采购专员*核对单据信息的一致性（订单号、金额、物资名称等），确认无误后填写《付款申请表》（详见模板8），附单据提交财务部。财务部会计审核单据的合规性、金额准确性，重点核查发票真伪、付款条件是否满足（如到货款需在验收合格后支付）；审核通过后，报财务经理审批。审批通过后，财务部按公司资金支付流程安排付款，付款后及时将付款凭证复印件反馈给采购专员*，更新供应商付款台账。（八）采购后评估与档案归档操作目标：总结采购经验，持续优化流程，保证文档可追溯。责任人：采购专员、采购经理步骤说明：采购后评估：物资投入使用后1周内，采购专员*向需求部门、质检部门收集反馈，评估供应商的交货准时率、质量合格率、服务响应速度等指标，填写《供应商绩效评估表》（详见模板9），作为后续供应商分级管理（如A/B/C类供应商）的依据。档案归档：采购专员*将本次采购活动的所有文档（需求申请表、询比价记录、合同、订单、验收单、付款凭证、评估报告等）整理成册，按“年度-物资类别-订单号”编号归档，保存期限不少于3年，以备审计或追溯。三、常用表单模板模板1：采购需求申请表申请部门申请日期需求编号申请人联系方式紧急程度物资信息物资名称规格型号需求数量计量单位用途说明期望到货日期预算金额（元）附件说明（如技术参数图纸、样品照片等）需求部门负责人签字：日期：采购专员审核意见：签字：采购经理审批意见：签字：模板2：供应商现场评估表供应商名称评估日期评估小组□采购部□质检部□需求部门□其他评估项目评分标准（满分100分）得分备注资质文件（20分）营业执照、行业资质齐全且有效，得20分；缺少1项扣5分生产能力（25分）设备先进、产能匹配、生产线稳定，得25分；设备老旧/产能不足酌情扣分质量体系（25分）通过ISO9001等质量认证，有完善检测流程，得25分；无认证/流程不完善扣分研发能力（15分）有专业研发团队，能根据需求定制产品，得15分；无研发能力扣分售后服务（15分）响应及时（24小时内）、服务网点覆盖，得15分；响应慢/无服务网点扣分综合得分评估结论□推荐合作□有条件推荐（需整改：________）□不推荐评估小组签字：模板3：询价单询价单编号询价日期需求部门需求编号物资需求明细物资名称规格型号数量计量单位询价要求1.请供应商于______年_月_日____时前提供书面报价（含PDF扫描件及Excel版）；2.报价需包含物资单价、总价、运输费用、税费及详细价格构成；3.需附产品说明书、检测报告（如有）及样品（首次合作）；4.付款方式：按公司标准执行（合同约定）。联系人联系方式采购专员签字：日期：模板4：询比价记录表需求编号物资名称规格型号数量供应商报价信息供应商名称报价（元）交货期（天）付款条件比价分析价格最低供应商：交货最优供应商：综合推荐供应商及理由：采购专员签字：采购经理审批：模板5：采购合同（简化版）合同编号：________签订地点：________签订日期：______年_月_日甲方（采购方）：________________公司地址：________________联系人：________电话：________乙方（供应方）：________________公司地址：________________联系人：________电话：________根据《_________民法典》及相关法规，甲乙双方经平等协商，就甲方向乙方采购物资事宜达成一致，签订本合同：采购物资明细物资名称规格型号数量单价（元）总金额（元）交货期交货地点合计总金额（大写））：_________________________（¥________）质量标准：乙方提供的物资需符合________标准（如国标/行标/双方约定技术参数），提供产品合格证、检测报告。交货与验收：乙方按合同约定时间送货至甲方指定地点，运费由______承担；甲方应在货到后_个工作日内验收，验收合格签字确认；若质量不合格，甲方有权拒收，乙方需在_日内更换。付款方式：合同签订后_日内，甲方向乙方支付预付款_%；物资验收合格后_日内，支付_%；质保期满_日内，无质量问题无息支付剩余_%（质保金比例为____%）。违约责任：乙方逾期交货，每逾期1日按总金额_%支付违约金；逾期超过_日，甲方有权解除合同；甲方逾期付款，每逾期1日按应付金额____%支付违约金。争议解决：本合同履行过程中发生争议，双方协商解决；协商不成，提交______仲裁委员会仲裁。其他：本合同一式_份，甲乙双方各执_份，自双方签字盖章之日起生效。甲方（盖章）：________________授权代表签字：________________日期：______年_月_日乙方（盖章）：________________授权代表签字：________________日期：______年_月_日模板6：质量检验报告报告编号检验日期订单号物资名称规格型号供应商检验依据□合同约定标准□GB/T_______□企业标准Q/_______检验项目与结果检验项目标准要求实测结果单项结论□合格□不合格□合格□不合格□合格□不合格综合结论□合格□不合格（不合格项说明：________）检验员签字：审核人签字：模板7：验收入库单入库单编号入库日期订单号供应商物资信息物资名称规格型号数量计量单位备注（如批次号、存放位置等）仓管员签字：质检员签字：需求部门确认签字：模板8：付款申请表申请部门采购部申请日期申请人付款编号供应商信息供应商名称开户银行银行账号纳税人识别号付款信息付款事由□预付款□到货款□质保金□其他对应订单号付款金额（大写）：_________________________（¥________）附件清单□《采购合同》复印件□《采购订单》复印件□《验收入库单》原件□发票复印件采购专员意见：签字：财务部审核意见：签字：财务经理审批意见：签字：模板9：供应商绩效评估表供应商名称评估周期□季度□年度评估部门□采购部□质检部□需求部门评估日期评估指标权重评分标准（1-5分）得分（权重×评分）交货准时率30%100%得5分，每延迟5%扣1分质量合格率30%100%得5分，每不合格1%扣1分价格竞争力20%低于市场平均价5%以上得5分，持平得3分，高于得1分服务响应速度20%24小时内响应得5分，48小时得3分，超时得1分综合得分等级评定□优秀（≥90分）□良好（80-89分）□合格（60-79分）□不合格（＜60分）改进建议评估人签字：部门负责人审批：四、关键风险控制点（一）需求审核风险需求部门需详细说明物资用途、规格参数，避免“模糊采购”；采购专员需核查需求与预算的匹配性，超预算需求需经分管领导审批，防止成本失控。（二）供应商合规风险严禁与无资质、超范围经营的供应商合作；新供应商需通过“资质审核+现场评估”双重筛选，关键物资（如食品、医疗器械）需查验行业特殊许可证件，杜绝法律风险。（三）价格合理性风险询比价需保证3家以上供应商参与，且报价需包含详细成本构成；财务部需对价格进行审核，防止虚高报价或“人情采购”，保证采购成本最优。（四）合同条款风