员工劳动合同管理规范办法

员工劳动合同管理规范办法为规范公司员工劳动合同管理，明确劳动关系双方的权利与义务，维护企业与员工的合法权益，依据《中华人民共和国劳动法》《中华人民共和国劳动合同法》及相关法律法规，结合公司实际运营情况，制定本管理办法。一、适用范围本办法适用于公司及所属各部门、分支机构与全体员工（含试用期员工、劳务派遣人员）建立、履行、变更、解除或终止劳动合同的全过程管理。二、管理职责（一）人力资源部门职责统筹劳动合同管理工作，拟定合同文本、修订管理办法，确保内容符合法律法规要求；组织新入职员工劳动合同签订，跟踪合同履行进度，及时办理合同变更、解除、终止等手续；建立劳动合同管理台账，妥善保管合同档案，定期开展合同合规性检查；就劳动合同相关问题提供法律咨询与指导，处理劳动争议的前期沟通协调。（二）各部门职责配合人力资源部门完成员工入职背景调查、岗位信息确认，确保用工需求与合同约定一致；及时向人力资源部门反馈员工岗位变动、绩效考核结果等影响合同履行的信息；参与员工离职面谈，协助办理工作交接，提供员工履职期间的客观评价材料。三、劳动合同类型与期限（一）合同类型固定期限劳动合同：适用于有明确项目周期或岗位任期的员工，期限由双方协商确定，一般不超过五年。无固定期限劳动合同：员工在公司连续工作满十年、连续订立两次固定期限劳动合同后员工提出续订且无《劳动合同法》第三十九条规定情形、或法律法规规定的其他情形，应当订立无固定期限劳动合同。以完成一定工作任务为期限的劳动合同：适用于临时性、专项性工作（如项目研发、活动执行等），任务完成时合同终止。（二）试用期约定劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限或无固定期限劳动合同，试用期不得超过六个月。同一员工与公司只能约定一次试用期，试用期包含在劳动合同期限内。四、劳动合同订立流程（一）招聘录用与入职审查招聘环节需明确岗位要求、薪资待遇、工作地点等核心信息，确保与合同约定一致；入职前，人力资源部门核查员工离职证明、学历证书等材料，确认无劳动关系纠纷或竞业限制义务。（二）合同签订时间员工入职之日起一个月内，双方应当订立书面劳动合同。逾期未签订的，人力资源部门需书面催告，仍未签订的按法律法规承担相应责任。（三）合同内容与条款必备条款：包含用人单位信息、员工信息、合同期限、工作内容与地点、工作时间与休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护等法律法规规定的内容。约定条款：可协商约定试用期、培训服务期、保密与竞业限制、补充福利等内容，约定条款不得违反法律法规强制性规定。（四）签订与存档劳动合同一式两份，双方签字（或盖章）后生效，公司与员工各执一份；人力资源部门在合同签订后三个工作日内录入管理台账，档案由专人专柜保管，确保防潮、防火、防盗。五、劳动合同的履行、变更、解除与终止（一）履行与变更双方应当全面履行劳动合同约定的义务，公司按约定支付劳动报酬、提供劳动条件，员工遵守规章制度、完成工作任务；因岗位调整、薪资变动等原因需变更合同的，双方应协商一致，签订书面变更协议，协议作为原合同的附件，与原合同具有同等效力。（二）解除情形协商解除：双方协商一致可解除劳动合同，由员工提出的，不支付经济补偿；由公司提出的，按规定支付经济补偿。员工单方解除：试用期内提前三日通知公司，转正后提前三十日以书面形式通知公司；公司存在未及时足额支付劳动报酬、未依法缴纳社保等法定情形的，员工可即时解除，公司需支付经济补偿。公司单方解除：员工在试用期内被证明不符合录用条件、严重违反规章制度等，公司可即时解除，无需支付经济补偿；员工患病或非因工负伤，医疗期满后不能从事原工作也不能从事另行安排的工作，或不能胜任工作经培训/调岗后仍不能胜任的，公司提前三十日书面通知或支付代通知金后可解除，需支付经济补偿；因经济性裁员等法定情形解除的，按法律法规履行程序并支付经济补偿。（三）终止情形劳动合同期满双方未续订、员工开始依法享受基本养老保险待遇或死亡/被宣告死亡/失踪、公司被依法宣告破产或吊销营业执照/决定提前解散、或法律法规规定的其他终止情形，劳动合同终止。（四）经济补偿与赔偿公司依照本办法解除或终止劳动合同，符合《劳动合同法》第四十六条规定的，按员工工作年限支付经济补偿（每满一年支付一个月工资，六个月以上不满一年按一年算，不满六个月支付半个月工资）；员工违反劳动合同约定（如服务期、竞业限制）给公司造成损失的，应依法承担赔偿责任。六、劳动合同档案管理（一）保管要求劳动合同档案包括合同文本、变更协议、解除/终止证明、员工履职材料等，由人力资源部门专人保管，保管期限自合同终止之日起不少于两年；档案借阅需履行审批手续，仅限公司内部因工作需要查阅，严禁泄露员工个人信息。（二）电子档案管理建立劳动合同电子台账，记录合同签订、变更、解除/终止的时间节点与关键内容，确保纸质档案与电子档案信息一致，便于查询与统计分析。七、监督与检查（一）内部检查人力资源部门每半年开展一次劳动合同管理合规性检查，重点核查合同签订时效、内容合规性、档案完整性，发现问题及时整改并通报相关部门。（二）员工监督员工如发现劳动合同管理存在违规行