2026年口碑服务公司办公用品采购与领用管理制度

2026年口碑服务公司办公用品采购与领用管理制度第一章总则第一条制定目的为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）办公用品采购与领用管理工作，建立“按需采购、规范领用、合理库存、成本可控”的管理机制，保障公司日常运营所需办公用品的及时供应，降低行政运营成本，提高资源使用效率，营造整洁有序的办公环境，结合公司口碑服务业务运营实际（含客户服务、业务支持、项目执行等全部门办公场景），特制定本制度。第二条制定依据本制度制定严格遵循《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国会计法》等国家相关法律法规，以及公司财务管理制度、行政管理制度、资产管理办法等内部规范。第三条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构全体员工的办公用品采购、领用、库存、报废等全流程管理工作。所有办公用品的相关管理活动均需遵照本制度规定执行。第四条核心定义本制度所称“办公用品”，是指公司日常办公所需的各类消耗性物品、低值易耗品及办公设备配件，主要分为两类：（一）消耗性办公用品，包括打印纸、笔、笔记本、文件夹、回形针、订书钉、胶水、硒鼓、墨盒等一次性或短期使用类物品；（二）低值易耗办公用品，包括计算器、U盘、鼠标、键盘、剪刀、卷尺、文件柜（小型）等单价较低、使用周期较短的物品。本制度所称“采购专员”，是指由行政部指定负责办公用品采购统筹、供应商对接的专职或兼职人员；“库管员”，是指由行政部指定负责办公用品入库验收、库存管理、领用登记的专职或兼职人员。第五条基本原则（一）合法合规原则。严格遵循国家相关法律法规及公司内部规范，规范采购流程与资金使用，确保采购与领用工作合规有序开展。（二）按需采购原则。基于各部门实际办公需求与库存情况制定采购计划，避免过度采购造成资源浪费与资金占用。（三）成本最优原则。在保障办公用品质量符合办公需求的前提下，通过多方比价、集中采购等方式控制采购成本，优先选择性价比高的产品与供应商。（四）规范领用原则。明确领用标准与流程，实行按需领用、登记备案管理，杜绝私领、滥领等浪费行为。（五）权责明晰原则。明确各部门及相关人员在采购、领用、库存管理中的职责，确保管理流程闭环、责任落实到人。第二章组织架构与职责分工第六条组织架构公司建立“统一领导、归口管理、分工协作”的办公用品采购与领用管理组织体系，明确各层级管理职责，保障管理工作有序推进：（一）行政办公管理领导小组。作为管理决策机构，由公司管理层组成，负责统筹协调办公用品管理重大事项，审批管理制度及配套规范、年度采购预算、重大采购方案，监督管理工作落实情况。（二）行政部。作为核心归口管理部门，牵头负责办公用品的日常管理工作，包括采购计划制定、供应商筛选与管理、采购实施、入库验收、库存管理、领用登记、报废处置等具体工作。（三）各业务部门。包括各业务线、运营、客户服务等部门，负责本部门办公用品的需求提报、领用申请、内部分发与使用监管，配合行政部开展库存盘点、需求调研等工作。（四）财务部门。负责办公用品采购预算的审核与拨付，核查采购费用支出的合规性与准确性，办理费用报销手续，建立采购费用支付台账，妥善保管相关财务凭证。（五）监督检查部门。由公司内部审计部门牵头，负责对办公用品采购与领用管理全流程工作开展监督检查，核查制度执行情况、采购流程合规性、费用使用合理性、库存管理规范性等，发现并督促整改管理过程中的问题。第七条核心职责（一）行政办公管理领导小组核心职责：贯彻落实国家相关法律法规及政策要求，审定公司办公用品采购与领用管理制度及配套规范；审批年度办公用品采购预算、重大采购方案（单次采购金额超过[X]元）、供应商准入名单及管理工作重大调整事项；统筹协调管理过程中的重大问题，解决跨部门协作中的关键矛盾，保障管理工作顺利推进；定期听取管理工作汇报，审核管理工作年度总结报告，督促各部门落实管理责任。（二）行政部核心职责：负责本制度的制定、修订、培训及宣贯工作，确保全体员工熟悉制度内容、明确操作要求；建立健全办公用品采购管理体系，制定采购流程、供应商管理标准、验收标准等配套规范；收集各部门办公用品需求，结合库存情况编制月度、季度采购计划，报行政办公管理领导小组审批后执行；负责供应商的筛选、评估、准入与动态管理，建立合格供应商名录，签订采购合作协议（长期合作供应商）；按照采购计划组织实施采购工作，负责采购过程的统筹协调、价格谈判、合同签订（如需）等事宜；安排库管员开展办公用品入库验收工作，核对物品数量、规格、质量等信息，办理入库登记手续，建立库存管理台账；负责办公用品的日常库存管理，定期开展库存盘点，及时发现并处理库存积压、短缺、损坏等问题，建立库存预警机制；受理各部门办公用品领用申请，按照领用标准办理领用登记手续，监督领用流程规范执行；负责废旧办公用品的回收与报废处置工作，建立报废处置台账，确保处置流程合规；定期汇总分析办公用品采购、领用、库存数据，形成管理报告报行政办公管理领导小组及财务部门。（三）各业务部门核心职责：指定专人作为本部门办公用品管理员，负责统筹本部门需求提报、领用申请、物品分发及使用监管工作；根据本部门办公实际需求，按时向行政部提报准确、完整的办公用品需求清单，避免漏报、错报；教育引导本部门员工树立勤俭节约意识，规范领用与使用办公用品，杜绝浪费行为；配合行政部开展库存盘点、需求调研、制度宣贯等工作，及时反馈本部门在办公用品使用过程中存在的问题。（四）财务部门核心职责：审核行政部提交的年度办公用品采购预算，报行政办公管理领导小组审批后纳入公司年度总预算；核查采购费用报销凭证的合规性、准确性，包括采购合同（如需）、采购清单、验收单、发票等，按规定办理费用支付手续；建立办公用品采购费用支付台账，详细记录采购日期、金额、供应商、支付方式等信息，定期与行政部核对采购数据；对办公用品采购成本进行动态监控与分析，及时向行政办公管理领导小组反馈成本异常情况。第三章采购管理第八条采购计划制定（一）需求收集。各部门需在每月[X]日前，通过公司内部办公系统向行政部提交下月办公用品需求清单，明确物品名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息；新成立部门或新增岗位需临时采购办公用品的，可提交临时需求申请。（二）库存核对。行政部库管员需在每月[X]日前完成办公用品库存盘点，核对库存数量与台账记录，形成库存盘点表，标注各类物品的库存余量、短缺情况及保质期（如有）。（三）计划编制。行政部采购专员结合各部门需求清单与库存盘点表，编制月度办公用品采购计划，明确采购物品名称、规格型号、数量、预计单价、预计总金额、采购时间、供应商建议等内容。（四）计划审批。月度采购计划经行政部负责人审核后，报行政办公管理领导小组审批；单次采购金额超过[X]元的重大采购计划，需附详细采购方案（含采购理由、供应商比价情况、成本测算等），经领导小组审议通过后执行。第九条供应商管理（一）准入条件。供应商需具备以下条件：1.依法注册登记，取得有效的营业执照，经营范围包含所供应办公用品相关业务；2.具备良好的商业信誉，近3年内无重大违法违规记录、无重大质量纠纷；3.具备稳定的供货能力，能够保障办公用品的及时供应与质量达标；4.具备完善的售后服务体系，能够及时处理供货延迟、质量问题等售后事宜；5.能够提供合法合规的增值税发票等结算凭证。（二）准入流程。1.供应商自荐或行政部主动筛选，提交资质证明材料（营业执照、税务登记证、相关资质证书、业绩证明等）；2.行政部牵头，联合财务部门、监督检查部门对供应商资质进行审核，开展实地考察（重点供应商）；3.对审核通过的供应商进行样品测试（如需），评估产品质量与价格合理性；4.形成供应商准入评估报告，报行政办公管理领导小组审批后，纳入合格供应商名录。（三）动态管理。行政部每季度对合格供应商进行综合评估，评估指标包括供货及时性、产品质量、价格合理性、售后服务质量等；每年开展一次全面评估，形成供应商年度评估报告。对评估优秀的供应商，可优先考虑合作、增加采购份额；对评估不合格的供应商，提出整改要求，限期整改；整改仍不合格的，从合格供应商名录中剔除，终止合作关系。第十条采购实施流程（一）采购方式。根据采购金额与物品特性，采用以下采购方式：1.集中采购：月度采购计划内的常规办公用品，由行政部从合格供应商名录中选择1-2家供应商进行集中采购，通过批量采购降低成本；2.比价采购：单次采购金额在[X]元-[X]元的，需选择至少3家合格供应商进行比价，选择性价比最优的供应商；3.招标采购：单次采购金额超过[X]元的，需组织公开招标或邀标，按照招标流程选择中标供应商；4.应急采购：因突发情况（如办公设备故障急需配件、临时大型会议需求等）需紧急采购办公用品的，经行政部负责人及公司分管领导审批后，可简化采购流程，优先保障供应，事后补充完善相关手续。（二）合同签订。与长期合作供应商或单次采购金额超过[X]元的供应商合作时，需签订正式采购合同，明确采购物品、数量、单价、总金额、供货时间、质量标准、付款方式、违约责任等核心条款，合同文本需经法务部门审核确认。（三）订单下达。采购计划审批通过后，行政部采购专员向选定供应商下达采购订单，明确采购需求与供货要求，跟踪供货进度，确保按时供货。（四）验收入库。供应商送货后，行政部库管员与采购专员共同开展验收工作：1.核对物品名称、规格型号、数量与采购订单是否一致；2.检查物品质量，查看是否存在破损、变质、过期、规格不符等问题；3.验收合格的，库管员办理入库登记手续，在库存台账中记录物品名称、规格、数量、入库日期、供应商、采购单价等信息，采购专员与库管员共同签字确认；4.验收不合格的，由采购专员及时与供应商沟通，办理退货、换货或索赔手续，严禁不合格物品入库。第十一条采购费用结算（一）费用报销。采购工作完成后，采购专员整理采购相关凭证（采购订单、验收单、发票、合同等），按公司财务报销流程提交报销申请，经行政部负责人审核、财务部门核查、公司分管领导审批后，办理费用支付手续。（二）付款方式。根据采购合同约定或供应商协商情况，采用以下付款方式：1.现金支付：单次采购金额低于[X]元的小额采购，可采用现金支付；2.银行转账：常规采购优先采用银行转账方式，直接支付至供应商对公账户；3.月结支付：与长期合作供应商可协商采用月结方式，每月[X]日前核对上月采购账目，确认无误后支付款项。第四章领用管理第十二条领用基本要求（一）领用主体。办公用品领用实行“部门统筹、个人领用”模式，各部门指定专人负责本部门领用事宜，员工个人需通过部门办公用品管理员向行政部申请领用。（二）领用原则。员工领用办公用品需遵循“按需领用、勤俭节约、杜绝浪费”原则，仅限办公用途，严禁私用或带出公司使用。（三）领用标准。行政部结合不同岗位办公需求，制定办公用品领用标准：1.消耗性办公用品：员工每人每月可领用笔[X]支、笔记本[X]本、文件夹[X]个，其他小件物品（如回形针、订书钉等）按需领用，限量供应；2.低值易耗办公用品：计算器、U盘等物品按岗位需求配置，每人限领[X]件，损坏或丢失需按规定办理赔偿手续后重新领用；3.特殊岗位需求：客户服务岗、设计岗等特殊岗位因工作需要需增加领用数量的，由部门提交专项申请，经行政部负责人审批后可适当放宽标准。第十三条领用流程（一）申请提交。各部门办公用品管理员汇总本部门员工领用需求，填写《办公用品领用申请表》，注明领用部门、领用日期、物品名称、规格型号、数量、领用人员等信息，经部门负责人签字确认后，提交至行政部库管员。（二）审核发放。库管员核对《办公用品领用申请表》信息，确认符合领用标准后，按申请数量发放办公用品，同时在领用登记台账中记录领用部门、领用人员、物品名称、规格、数量、领用日期等信息，领用人员与库管员共同签字确认。（三）特殊领用。临时大型会议、项目执行等特殊情况需批量领用办公用品的，由相关部门提交专项领用申请，注明领用用途、使用时间、归还要求（如需），经部门负责人及行政部负责人审批后，按审批数量发放。（四）领用限制。对超出领用标准的申请，库管员需拒绝发放，告知其通过部门提交专项申请；对频繁领用同一类物品的，库管员需核实使用情况，必要时向行政部负责人汇报，避免浪费。第十四条归还与交接（一）物品归还。领用的办公用品如为可重复使用且非个人专属物品（如大型文件夹、测量工具等），使用完毕后需及时归还行政部库房，库管员核对物品完好情况后办理归还登记手续。（二）人员异动交接。员工因离职、调岗等原因异动时，需将个人领用的办公用品（尤其是低值易耗办公用品）移交至部门或行政部，办理交接登记手续；未办理交接手续的，不予办理异动相关流程。第五章库存管理第十五条库存台账管理库管员需建立健全办公用品库存管理台账，采用电子台账与纸质台账双重记录方式，详细记录物品名称、规格型号、初始库存、入库数量、领用数量、归还数量、报废数量、当前库存、供应商、采购单价、入库日期、保质期（如有）等信息，确保台账记录真实、准确、完整，与实际库存保持一致。第十六条库存日常管控（一）物品存放。办公用品需按类别、规格分区存放于专用库房或货架，摆放整齐有序，张贴清晰的物品标识，注明物品名称、规格、数量等信息；易碎、易潮、易燃等特殊物品需单独存放，采取相应的防护措施。（二）定期盘点。库管员需每月开展一次库存盘点，每季度联合监督检查部门开展一次全面盘点，核对库存数量与台账记录，形成库存盘点表。对盘点中发现的盘盈、盘亏、损坏、过期等情况，需及时查明原因，上报行政部负责人，按规定办理相关手续并调整台账记录。（三）库存预警。行政部建立办公用品库存预警机制，对消耗频率高、库存余量低于安全库存（按月度平均消耗量的[X]倍设定）的物品，库管员需及时向采购专员发出预警通知，确保及时补充采购；对长期积压（超过[X]个月未领用）、临近保质期的物品，需及时上报行政部负责人，制定消化或处置方案。第十七条报废处置管理（一）报废条件。办公用品出现以下情况可申请报废：1.消耗性办公用品过期、变质、损坏，无法正常使用的；2.低值易耗办公用品损坏严重，维修后仍无法正常使用的；3.因技术更新淘汰，无法满足办公需求的老旧办公用品。（二）报废流程。1.库管员整理需报废的办公用品，填写《办公用品报废申请表》，注明物品名称、规格型号、数量、购置日期、报废原因等信息；2.行政部负责人对报废物品进行核实，确认符合报废条件后签字审核；3.大额或特殊物品报废需报行政办公管理领导小组审批；4.审批通过后，库管员在库存台账中记录报废信息，办理报废注销手续；5.对可回收利用的报废物品（如废旧纸张、塑料瓶、废旧设备等），进行分类回收处理；对不可回收利用的物品，按环保要求进行妥善处置，严禁随意丢弃。第六章监督管理与风险防控第十八条日常监督各相关部门需加强对办公用品采购与领用管理工作的日常监督：行政部重点监督采购计划执行情况、库存管理规范性、领用流程合规性；各业务部门重点监督本部门员工办公用品使用情况，杜绝浪费行为；财务部门重点监督采购费用支付合规性；监督检查部门重点监督全流程管理工作的合规性与合理性。对监督中发现的问题，及时整改并跟踪落实。第十九条定期检查监督检查部门每半年至少开展一次全公司范围内的办公用品采购与领用专项检查，重点核查以下内容：采购制度执行情况、采购流程合规性、供应商管理规范性、库存台账完整性、领用登记准确性、采购费用使用合理性、报废处置合规性等。检查完成后形成专项检查报告，提交行政办公管理领导小组，并向相关部门通报检查结果。第二十条风险识别与防控（一）风险识别。行政部牵头，联合相关部门建立常态化风险识别机制，重点识别以下风险：采购计划不合理导致库存积压或短缺风险、供应商资质不合规导致产品质量问题风险、采购过程不规范导致成本失控或廉政风险、领用管理不严导致浪费风险、库存管理混乱导致资产流失风险、费用报销不规范导致财务风险等。（二）防控措施。事前防控：严格执行供应商准入标准，加强资质审核；规范采购计划编制流程，结合需求与库存科学制定采购计划；明确领用标准与流程，加强制度宣贯，提升员工节约意识。事中防控：加强采购过程管控，实行比价、招标等规范化采购方式；建立采购与验收分离机制，确保验收环节客观公正；加强库存日常管控，定期盘点，及时发现并处理库存问题；严格领用登记审核，杜绝违规领用。事后防控：定期开展专项检查与风险评估，及时整改存在的问题；建立纠纷处理机制，妥善处理与供应商的质量纠纷、合同纠纷等；总结风险防控经验，完善管理制度与流程。第二十一条争议处理员工对办公用品领用标准、领用审批、库存管理等事项存在异议的，可向行政部提交书面异议申请，并附上相关证明材料；行政部需在收到异议申请后3个工作日内完成调查核实，形成处理意见并反馈给员工；员工对处理意见仍有异议的，可向行政办公管理领导小组提交复核申请，领导小组需在5个工作日内完成复核并作出最终裁决。第七章考核与奖惩第二十二条考核机制办公用品采购与领用管理工作纳入各部门年度绩效考核体系，考核内容包括需求提报准确性、领用规范度、节约意识、配合管理工作情况等；行政部相关岗位人员的考核内容包括采购计划完成率、供应商管理质量、库存管理准确性、领用服务满意度等。考核结果与部门绩效评分、员工个人绩效评价直接挂钩，作为薪酬调整、评优评先的参考依据。第二十三条奖励机制对在办公用品采购与领用管理工作中表现突出的部门、个人，公司给予以下奖励：（一）年度考核优秀的部门，给予通报表扬及专项奖金奖励；（二）在勤俭节约、合理利用办公用品方面表现突出的个人，给予年度专项奖励；（三）在采购成本控制、供应商管理、库存优化等工作中提出合理化建议并取得显著成效的个人，给予专项奖励及通报表扬；（四）及时发现重大管理风险或违规