2026年口碑服务公司大事记记录管理制度

2026年口碑服务公司大事记记录管理制度第一章总则第一条制定目的为规范公司大事记记录与管理工作，系统、完整地留存公司发展历程中的关键信息，客观反映公司经营管理、业务发展、品牌建设等重大事项，为公司战略决策、历史追溯、品牌传承及资质审核提供准确依据，营造重视历史、规范记录的工作氛围，依据国家相关法律法规及公司经营发展实际，特制定本制度。第二条适用范围本制度适用于公司全体业务及职能部门（含市场部、服务运营部、客户服务部、研发部、行政部、财务部、人力资源部等），涵盖公司成立以来所有重大事项的记录、收集、审核、整理、归档、保管及查阅等全流程管理工作。公司全体员工均有义务配合完成大事记相关信息的提供与核实工作。第三条核心原则客观真实原则：大事记记录需严格遵循事实，如实反映事件的时间、地点、人物、起因、经过、结果及影响，不得虚构、篡改或隐瞒信息，确保记录的真实性与严肃性。及时准确原则：重大事项发生后，相关责任部门需在规定时限内完成记录与提交，确保信息及时捕获；记录内容需精准无误，时间、数据、名称等关键要素清晰明确，避免模糊表述。全面系统原则：大事记记录需覆盖公司经营发展各领域的关键节点，兼顾经营管理、业务拓展、技术创新、对外合作、品牌荣誉、重大风险处置等各类事项，形成完整的发展历程脉络。规范有序原则：严格遵循本制度规定的记录标准、流程及归档要求，确保大事记记录格式统一、内容规范、管理有序，便于后续查阅与使用。安全可追溯原则：建立健全大事记档案安全保管机制，确保档案资料完整留存、安全可控；记录与管理全流程需有据可查，明确各环节责任主体。第四条制度依据本制度依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国公司法》《企业档案管理规定》等国家法律法规，结合公司《行政管理制度》《档案管理制度》《信息安全管理制度》等内部制度制定。未尽事宜，需严格遵循相关法律法规及公司其他管理规定。第二章组织架构与职责分工第五条组织架构公司成立大事记管理小组（以下简称“管理小组”），由公司总经理担任组长，分管行政的副总经理担任副组长，成员包括行政部、人力资源部、财务部、各业务部门负责人及档案管理员。管理小组统筹协调大事记管理重大事项，行政部为日常执行部门，负责大事记记录的规范制定、信息收集、审核整理、归档保管及查阅管理等工作，各相关部门协同落实本部门重大事项的记录与提交工作。第六条各部门核心职责行政部（档案管理办公室）：牵头制定与修订大事记记录管理制度及相关细则；明确大事记记录标准、格式及提交时限；组织开展大事记记录相关培训，指导各部门规范记录；负责收集、汇总各部门提交的大事记信息，进行审核、整理与校对；建立健全大事记档案，负责档案的归档、保管、更新及维护；受理大事记档案查阅申请，规范查阅流程；定期向管理小组汇报大事记管理工作情况，推动制度优化。各业务及职能部门：落实本部门大事记记录主体责任，明确部门信息员，负责本部门职责范围内重大事项的及时发现、准确记录与按时提交；配合行政部开展大事记信息的核实、补充工作；对本部门提交的大事记信息的真实性、准确性、完整性负责；主动关注本部门业务发展关键节点，确保重大事项无遗漏。人力资源部：负责记录公司人事管理领域的重大事项（如组织架构调整、核心人员任免、重大薪酬福利调整、重要培训活动等）；将大事记记录相关要求纳入员工岗位培训内容，提升员工配合意识；配合行政部开展大事记管理工作的考核与奖惩落实。财务部：负责记录公司财务领域的重大事项（如重大投融资决策、年度财务预算与决算、重大财务制度调整、关键财务数据突破等）；提供大事记记录所需的财务数据支持，确保财务相关信息准确无误。管理小组：审批大事记记录管理制度及修订方案；审议重大事项的记录范围、记录标准等关键事项；协调解决大事记管理过程中出现的重大问题（如重大事项争议、档案管理安全问题等）；监督大事记管理制度的执行情况，审批重大档案查阅申请。第七条岗位职责档案管理员：由行政部专人担任，负责大事记信息的日常收集、审核、整理与归档；维护大事记档案管理系统，确保档案信息及时更新；负责档案的安全保管，落实防火、防潮、防盗、防泄密等防护措施；受理查阅申请，办理查阅手续，做好查阅记录；配合开展大事记记录培训工作。部门信息员：由各部门指定专人担任，负责本部门重大事项的日常排查与记录；按规定时限向行政部提交大事记信息；协助档案管理员核实本部门相关的大事记细节；及时向部门负责人反馈大事记记录过程中出现的问题。部门负责人：对本部门提交的大事记信息进行审核把关，确保信息真实、准确、完整；督促本部门信息员按时完成记录与提交工作；协调解决本部门大事记记录过程中出现的困难，确保重大事项无遗漏。普通员工：发现本职工作范围内或知晓的重大事项时，及时向本部门信息员或负责人反馈；配合信息员完成重大事项细节的核实工作；遵守公司大事记档案管理规定，严禁违规查阅、复制或传播档案信息。第三章大事记记录范围与标准第一节记录范围第八条经营管理重大事项：包括但不限于公司发展战略制定与调整、年度经营目标确定与完成情况、重大经营决策出台、核心管理制度修订与发布、组织架构调整、公司名称或股权变更、重大资质申请与获取（如ISO认证、行业资质证书等）、公司注册地址或经营场所变更等。第九条市场与服务关键事件：包括但不限于重大市场拓展活动（如重要展会参展、大型品牌推广活动）、核心客户合作签约（如年度重点客户合作、战略合作协议签订）、服务体系重大升级、客户服务重大成果（如客户满意度显著提升、获得客户重大表彰）、市场份额重大突破、重要竞争对手动态应对等。第十条研发与技术突破：包括但不限于重大研发项目立项与验收、核心技术研发成功、专利申请与授权、软件著作权获取、技术合作与交流（如与科研机构合作研发、技术引进）、产品或服务技术升级迭代等。第十一条组织与人事变动：包括但不限于公司高层管理人员任免、核心团队组建、重大人事制度调整（如薪酬体系改革、绩效考核制度优化）、大规模员工招聘或裁员、重要员工培训活动（如年度核心骨干培训、外部高端培训）、员工重大荣誉获取等。第十二条对外合作与交流：包括但不限于与政府部门、行业协会、合作伙伴的重大交流活动（如政府领导视察、行业峰会发言）、对外战略合作签约、合资公司成立、重大项目合作启动与完成、海外业务拓展等。第十三条荣誉与资质认定：包括但不限于公司获得的重大荣誉称号（如行业奖项、诚信企业认证、优秀服务商等）、重要资质证书获取与升级、品牌价值评估与提升、媒体重大正面报道等。第十四条重大风险与处置：包括但不限于重大安全事故、重大客户投诉与纠纷、重大法律诉讼与仲裁、重大经营风险事件（如供应链中断、市场突变）及相应的处置措施与结果等。第十五条其他重要事项：包括但不限于公司重大公益活动参与、企业文化重大活动（如年度年会、周年庆典）、重大捐赠行为、影响公司发展的重大政策变动应对等。第二节记录标准第十六条时间标准：需准确记录事件发生的年、月、日，重大事件需精确到具体时间（如小时、分钟）；持续时间较长的事件，需明确起始时间与结束时间；时间表述需采用公历标准，避免使用模糊表述（如“近期”“不久前”）。第十七条内容标准：记录内容需完整反映事件的核心要素，包括事件起因、主要经过、关键人物、具体结果及产生的影响；语言表述需简洁明了、客观准确，避免主观评价与情绪化描述；涉及数据的，需注明数据来源与具体数值，确保数据真实可追溯。第十八条格式标准：采用统一的《公司大事记记录单》格式，明确标注事件类别、发生时间、记录部门、记录人、审核人、事件内容、附件说明等要素；同一类别的事件按时间顺序连续记录；涉及多个部门的联合事件，由牵头部门负责记录，相关部门配合提供信息。第十九条详略标准：对公司发展有重大影响的核心事件（如战略调整、重大合作、重大技术突破等），需详细记录关键细节；常规性重大事项（如年度常规资质年检、例行重大会议），可简要记录核心信息；避免冗余表述，确保记录简洁高效。第四章大事记全流程管理规范第一节记录与提交第二十条记录要求：各部门信息员需主动关注本部门业务动态，发现重大事项后，立即启动记录工作，填写《公司大事记记录单》，确保信息完整、准确；对于持续发生的重大事项，需分阶段记录进展情况，待事件结束后汇总完整信息。第二十一条提交时限：常规重大事项需在事件发生后3个工作日内完成记录并提交至行政部；紧急重大事项（如重大安全事故、重大法律诉讼、重要合作签约等）需在事件发生后24小时内提交初步记录，事件处置完成后3个工作日内提交完整记录；年度收尾阶段，各部门需在次年1月10日前完成上一年度本部门大事记的汇总与补报工作。第二十二条提交流程：《公司大事记记录单》需经部门负责人审核签字后，通过公司内部办公系统或书面形式提交至行政部档案管理员；提交时需附相关佐证材料（如会议纪要、合作协议复印件、荣誉证书扫描件、新闻报道截图等），确保记录可核实。第二节审核与整理第二十三条初步审核：档案管理员在收到《公司大事记记录单》后2个工作日内完成初步审核，重点审核记录格式是否规范、信息要素是否完整、佐证材料是否齐全；审核未通过的，一次性告知提交部门补充完善；审核通过的，进行下一步复核。第二十四条复核确认：行政部负责人对初步审核通过的大事记信息进行复核，重点审核信息的真实性、准确性及事件的重要性等级；涉及多个部门的联合事件，需组织相关部门交叉核实；复核完成后，签署审核意见，对符合要求的予以确认归档，对存在争议的提交管理小组审议。第二十五条整理归档：档案管理员对审核通过的大事记信息进行分类整理，按时间顺序编号归档，同步录入公司大事记档案管理系统；将《公司大事记记录单》及相关佐证材料整理成册，存入指定档案柜；定期对归档信息进行梳理，形成年度大事记汇编，报管理小组备案。第三节归档与保管第二十六条归档要求：大事记档案需实行纸质档案与电子档案双重归档管理，纸质档案需装订成册，标注归档年度、类别及编号；电子档案需存储在公司内部专用服务器，进行加密备份，确保数据安全；归档信息需及时更新，确保档案与公司发展实际同步。第二十七条保管规范：档案存储环境需符合安全防护要求，配备防火、防潮、防虫、防盗、防磁设备，定期检查维护；纸质档案保管期限为永久，电子档案需定期备份，确保长期可读取；档案管理员需定期对档案进行检查，发现破损、霉变等问题及时处理，确保档案完整。第四节查阅与使用第二十八条查阅申请：公司内部员工因工作需要查阅大事记档案的，需填写《大事记档案查阅申请表》，经部门负责人及行政部负责人审批同意后，方可查阅；外部单位（如政府部门、审计机构、合作单位）因工作需要查阅的，需提供单位介绍信及相关证明材料，经管理小组审批同意后，在档案管理员陪同下查阅。第二十九条查阅规范：查阅档案需在指定场所进行，严禁携带无关人员进入档案存储区域；查阅纸质档案时，不得涂改、勾画、撕毁档案资料，不得擅自复制；查阅电子档案时，严禁拷贝、传播档案信息；档案管理员需全程监督查阅过程，做好查阅记录，记录查阅人、查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。第三十条使用限制：大事记档案仅用于公司经营管理、历史追溯、资质审核等合法合规用途，严禁用于商业竞争、恶意诋毁等违法违规行为；未经管理小组审批，任何人不得将档案信息对外泄露或用于非工作用途；违规使用档案造成公司损失的，依法追究相关责任。第五节更新与修订第三十一条信息更新：公司发生新的重大事项时，按本制度规定及时完成记录、审核与归档，确保大事记档案实时更新；档案管理员每季度对大事记档案进行一次梳理，补充完善相关信息，修正记录偏差。第三十二条制度修订：行政部根据公司经营发展需求、国家法律法规更新及大事记管理实践经验，适时提出制度修订建议，修订方案经管理小组审核、公司管理层审批后生效；修订后的制度需及时向全体员工公示并组织学习，确保制度落地执行。第五章监督考核与奖惩第一节监督机制第三十三条日常监督：行政部对大事记记录与管理的日常执行情况进行监督检查，定期核查各部门信息提交的及时性、准确性、完整性，检查档案归档、保管、查阅等环节的规范性，及时发现并纠正问题；各部门信息员配合开展本部门日常监督工作。第三十四条专项检查：管理小组每年组织一次大事记管理专项检查，重点检查制度执行情况、大事记记录质量、档案管理完整性、查阅流程合规性等；专项检查结束后，形成《大事记管理专项检查报告》，上报公司管理层，对发现的问题明确整改责任与时限。第三十五条员工监督：员工有权对大事记记录与管理过程中的违规行为（如漏报、错报、虚构重大事项，违规查阅、泄露档案信息等）进行举报；举报可通过书面、口头或指定邮箱等方式向行政部或管理小组提交；管理小组对举报内容进行专项核查，核查属实的，对举报人给予奖励，并严格为举报人保密，严禁打击报复举报人。第二节考核机制第三十六条考核内容：公司将大事记管理相关工作纳入各部门及员工的绩效考核体系，考核周期分为季度考核及年度考核，考核内容主要包括：记录提交情况：各部门是否按时、按质、按量提交大事记信息，是否存在漏报、错报、迟报等情况；记录质量情况：提交的大事记信息是否真实、准确、完整，格式是否规范，佐证材料是否齐全；档案管理情况：行政部档案管理员是否规范完成归档、保管、更新等工作，是否存在档案破损、丢失、泄密等情况；问题整改情况：针对监督检查发现的问题，是否及时制定并落实整改措施。第三十七条考核结果应用：绩效考核结果由行政部联合人力资源部、财务部综合评定，作为部门评优评先、员工薪酬调整、岗位晋升的重要依据；考核不合格的部门，取消当年度评优资格；考核不合格的员工，进行离岗培训，培训后仍不合格的，调整岗位或按公司相关规定处理。第三节奖惩措施第三十八条奖励措施：对在大事记管理工作中表现突出，符合以下条件之一的部门或个人，公司给予表彰及物质奖励：严格遵