2026年口碑服务公司废旧物资（含淘汰设备）处理管理制度

2026年口碑服务公司废旧物资（含淘汰设备）处理管理制度第一章总则第一条制定目的为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）废旧物资及淘汰设备的处理管理工作，建立“分类管理、规范处置、公开透明、安全环保、效益最大化”的管理机制，保障公司资产安全完整，防范资产流失风险，降低环境合规风险，提升资源回收利用效率，结合公司口碑服务业务运营实际（含办公设备更新、客户服务终端淘汰、耗材报废等全场景），特制定本制度。第二条制定依据本制度制定严格遵循《中华人民共和国环境保护法》《中华人民共和国固体废物污染环境防治法》《中华人民共和国循环经济促进法》等国家相关法律法规，以及公司资产管理办法、财务管理制度、行政管理制度、保密管理制度等内部规范。第三条适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构在生产经营及办公过程中产生的各类废旧物资及淘汰设备的分类、登记、鉴定、评估、处置、回收、资金管理及资料归档等全流程管理工作。全体员工涉及废旧物资及淘汰设备处理相关工作时，均需遵照本制度规定执行。第四条核心定义本制度所称“废旧物资”，是指公司在运营过程中产生的失去原有使用价值或使用价值较低的各类消耗性物品、低值易耗品及附属配件，包括但不限于废旧办公用品（报废纸张、破损文具、废旧硒鼓/墨盒等）、废旧耗材、废旧包装材料、废旧电线电缆、废旧家具等。本制度所称“淘汰设备”，是指因技术更新、性能下降、维修成本过高、达到使用年限、不符合现行标准等原因，经鉴定后停止使用并计划处置的各类固定资产设备，包括但不限于办公电脑、打印机、复印机、服务器、客户服务终端设备、空调、投影仪等。本制度所称“处置服务商”，是指具备合法资质，承接公司废旧物资及淘汰设备回收、拆解、销毁、再利用等业务的专业机构；“资产管理员”，是指由行政部（或资产管理部）指定，负责废旧物资及淘汰设备统筹管理、登记备案、处置组织的专职或兼职人员。第五条基本原则（一）合法合规原则。严格遵循国家环保、资源回收等相关法律法规，选择具备合法资质的处置服务商，确保处置流程合规，杜绝违规处置行为。（二）公开透明原则。废旧物资及淘汰设备的鉴定、评估、处置等关键环节实行公开操作，规范流程、明确标准，接受内部监督，防范廉政风险。（三）安全环保原则。优先选择环保型处置方式，对涉及有害物质（如废旧电池、含汞灯管、电子废弃物等）的物资，严格按环保要求规范处置，防范环境污染风险；对涉及公司商业秘密的淘汰设备，确保数据彻底清除，防范信息泄露风险。（四）效益最大化原则。在保障合规与安全的前提下，通过合理评估、竞价处置等方式，提升废旧物资及淘汰设备的回收价值，实现资源回收效益最大化。（五）权责明晰原则。明确各部门及相关人员在废旧物资及淘汰设备处理各环节的职责，确保责任落实到人，管理流程闭环。第二章组织架构与职责分工第六条组织架构公司建立“统一领导、归口管理、分工协作”的废旧物资及淘汰设备处理管理组织体系，明确各层级管理职责，保障管理工作有序推进：（一）资产处置管理领导小组。作为管理决策机构，由公司管理层组成，负责统筹协调废旧物资及淘汰设备处理重大事项，审批管理制度及配套规范、重大资产处置方案、处置服务商准入名单，监督管理工作落实情况。（二）行政部（或资产管理部）。作为核心归口管理部门，牵头负责废旧物资及淘汰设备的日常管理工作，包括制度制定与宣贯、分类登记、鉴定组织、处置方案编制、服务商筛选与管理、处置实施、资料归档等具体工作。（三）各业务部门。包括各业务线、运营、客户服务等部门，负责本部门废旧物资及淘汰设备的初步分类、内部登记、及时申报，配合资产管理员开展鉴定、清点、移交等工作，监督本部门相关物资的规范管理。（四）财务部门。负责废旧物资及淘汰设备的价值评估审核、处置款项的核算与收缴、处置费用的审核与支付，建立相关资金台账，妥善保管财务凭证。（五）法务部门。负责对废旧物资及淘汰设备处置相关合同、协议的合规性审核，提供法律专业意见，协助处理处置过程中产生的法律纠纷。（六）信息技术部门。负责对淘汰电子设备（如电脑、服务器、客户服务终端等）的信息数据清除工作，确保商业秘密及敏感信息彻底销毁，无法恢复。（七）监督检查部门。由公司内部审计部门牵头，负责对废旧物资及淘汰设备处理全流程工作开展监督检查，核查制度执行情况、处置流程合规性、资金管理合理性等，发现并督促整改管理过程中的问题。第七条核心职责（一）资产处置管理领导小组核心职责：贯彻落实国家相关法律法规及政策要求，审定公司废旧物资（含淘汰设备）处理管理制度及配套规范；审批重大资产处置方案（单批次处置价值超过[X]元）、处置服务商准入名单、处置款项管理办法及管理工作重大调整事项；统筹协调管理过程中的重大问题，解决跨部门协作中的关键矛盾，保障管理工作顺利推进；定期听取管理工作汇报，审核管理工作年度总结报告，督促各部门落实管理责任。（二）行政部（或资产管理部）核心职责：负责本制度的制定、修订、培训及宣贯工作，确保全体员工熟悉制度内容、明确操作要求；建立健全废旧物资及淘汰设备管理台账，对各类物资的名称、规格型号、数量、原值、购置日期、使用状况、处置原因、处置方式、处置结果等信息进行详细登记，确保台账真实完整；组织开展废旧物资及淘汰设备的鉴定工作，联合相关部门确定物资处置类别、处置方式及价值评估标准；负责处置服务商的筛选、评估、准入与动态管理，建立合格处置服务商名录，签订处置合作协议（长期合作服务商）；编制废旧物资及淘汰设备处置方案，按规定流程报批后组织实施，负责处置过程的统筹协调、现场监督等工作；负责处置过程中的资料收集与归档工作，包括处置申请、鉴定报告、评估结果、处置合同、款项凭证、处置记录等；定期汇总分析废旧物资及淘汰设备处置数据，形成管理报告报资产处置管理领导小组及财务部门。（三）各业务部门核心职责：指定专人作为本部门资产联络员，负责统筹本部门废旧物资及淘汰设备的初步分类、内部登记、申报移交等工作；对本部门产生的废旧物资及拟淘汰设备进行初步核查，明确处置原因，填写《废旧物资/淘汰设备处置申请表》，经部门负责人审核后及时提交行政部（或资产管理部）；配合资产管理员开展物资鉴定、清点、移交等工作，确保拟处置物资信息准确、状态清晰；教育引导本部门员工树立资源节约与环保意识，规范本部门废旧物资的分类存放与及时申报，杜绝私自带出或违规处置公司物资。（四）财务部门核心职责：参与废旧物资及淘汰设备的价值评估工作，审核评估结果的合理性，对固定资产淘汰设备按公司财务制度进行账务处理；核查处置款项收缴凭证的合规性、准确性，按规定办理款项入账手续，建立处置资金台账，详细记录处置日期、金额、付款方、收款方式等信息；审核处置过程中产生的相关费用（如环保处置费、评估费等），按规定办理费用支付手续；定期与行政部（或资产管理部）核对处置数据与资金台账，确保账实相符。（五）信息技术部门核心职责：对拟淘汰电子设备进行全面检测，制定数据清除方案，采用专业工具对设备内存储的商业秘密、客户信息、业务数据等敏感信息进行彻底清除或销毁；出具数据清除完成证明，确保淘汰电子设备信息安全，防范信息泄露风险；配合资产管理员对淘汰电子设备的技术状态进行鉴定，提供技术层面的处置建议。第三章废旧物资及淘汰设备处理管理流程第八条申报登记（一）部门申报。各部门产生废旧物资或有设备拟淘汰时，由部门资产联络员对物资进行初步分类整理，明确物资名称、规格型号、数量、购置日期、使用状况、处置原因等信息，填写《废旧物资/淘汰设备处置申请表》，经部门负责人审核签字后，提交至行政部（或资产管理部）资产管理员。（二）初步核查。资产管理员收到申报后，在3个工作日内对申报物资进行现场核查，核对物资信息与申请表内容是否一致，确认物资状态及处置必要性，对符合申报要求的予以登记，不符合要求的退回部门补充完善。（三）台账登记。资产管理员对核查通过的废旧物资及拟淘汰设备，及时录入管理台账，明确登记编号，实行分类管理，确保物资信息可追溯。第九条鉴定评估（一）鉴定组织。行政部（或资产管理部）牵头组织鉴定工作，根据物资类型组建鉴定小组：普通废旧物资鉴定小组由资产管理员、部门资产联络员组成；淘汰设备及高价值废旧物资鉴定小组由资产管理员、信息技术人员、财务人员、部门负责人组成；涉及特殊环保要求的物资，需邀请外部专业机构人员参与鉴定。（二）鉴定内容。鉴定小组对物资进行全面鉴定，明确以下内容：1.物资是否具备修复再利用价值；2.物资处置类别（可回收利用、报废销毁、环保处置等）；3.淘汰设备信息数据清除是否达标；4.物资是否涉及有害物质及环保处置要求。鉴定完成后，形成《废旧物资/淘汰设备鉴定报告》，由鉴定小组成员签字确认。（三）价值评估。对具备回收价值的废旧物资及淘汰设备，需进行价值评估：1.普通废旧物资可参考市场回收价格，由资产管理员与财务人员共同确定评估价值；2.高价值淘汰设备（单台原值超过[X]元）需委托具备合法资质的第三方评估机构进行专业评估，出具评估报告；3.无回收价值的物资，评估价值确定为0，按报废销毁流程处置。评估结果需纳入处置方案，作为处置定价的参考依据。第十条处置方式选择根据鉴定评估结果，结合物资特性及环保要求，选择以下处置方式：（一）回收再利用。对具备修复价值或可拆解再利用的淘汰设备及废旧物资，可采取内部修复后调剂使用或对外回收处置的方式：1.内部调剂：修复后由行政部（或资产管理部）统筹调配至有需求的部门使用，更新管理台账；2.对外回收：通过竞价、招标等方式，交由合格处置服务商回收再利用，回收款项上缴公司财务。（二）报废销毁。对无回收价值、无法修复利用的废旧物资及淘汰设备，采取报废销毁方式：1.普通物资可交由具备资质的服务商进行集中销毁；2.涉及有害物质的物资（如废旧电池、含汞灯管、电子废弃物等），必须交由具备环保处置资质的服务商按环保标准规范处置；3.涉及公司商业秘密的物资（如报废文件、涉密设备配件等），需采取不可逆销毁方式，确保信息安全。（三）捐赠处置。对符合捐赠条件且具备使用价值的淘汰设备（如闲置办公电脑、打印机等），经资产处置管理领导小组审批后，可捐赠给公益组织，办理相关捐赠手续，确保捐赠流程合规，相关资料归档留存。第十一条处置服务商管理（一）准入条件。处置服务商需具备以下条件：1.依法注册登记，取得有效的营业执照，经营范围包含所承接处置业务相关内容；2.具备开展相关处置业务的合法资质，如环保处置资质、废旧物资回收资质、电子废弃物拆解资质等；3.具备良好的商业信誉，近3年内无重大违法违规记录、无重大环保事故或质量纠纷；4.具备完善的处置设施与技术能力，能够保障处置过程符合环保要求及安全规范；5.能够提供合法合规的结算凭证，按要求配合公司开展处置过程监督与资料备案。（二）准入流程。1.服务商自荐或行政部（或资产管理部）主动筛选，提交资质证明材料（营业执照、相关资质证书、业绩证明、环保验收报告等）；2.行政部（或资产管理部）牵头，联合财务部门、监督检查部门对服务商资质进行审核，开展实地考察（重点服务商）；3.对审核通过的服务商进行试合作评估（如需），验证其处置能力与服务质量；4.形成服务商准入评估报告，报资产处置管理领导小组审批后，纳入合格处置服务商名录。（三）动态管理。行政部（或资产管理部）每季度对合格处置服务商进行综合评估，评估指标包括处置合规性、环保达标情况、服务质量、回收价格合理性、安全保障措施等；每年开展一次全面评估，形成服务商年度评估报告。对评估优秀的服务商，可优先考虑合作、增加处置份额；对评估不合格的服务商，提出整改要求，限期整改；整改仍不合格的，从合格处置服务商名录中剔除，终止合作关系。第十二条处置实施流程（一）方案编制。行政部（或资产管理部）根据鉴定评估结果，结合处置方式，编制废旧物资及淘汰设备处置方案，明确处置物资明细、处置方式、处置服务商选择方式、评估价值、预计处置收入/费用、处置时间安排等内容。（二）方案审批。处置方案经行政部（或资产管理部）负责人审核后，报资产处置管理领导小组审批：普通废旧物资及低价值淘汰设备处置方案可简化审批流程；单批次处置价值超过[X]元的重大处置方案，需附详细可行性分析报告，经领导小组审议通过后执行。（三）服务商选定。根据处置方案及物资价值，选择服务商：1.竞价处置：单批次处置价值在[X]元-[X]元的，从合格服务商名录中选择至少3家服务商进行竞价，选择报价合理、资质最优的服务商；2.招标处置：单批次处置价值超过[X]元的，组织公开招标或邀标，按照招标流程选择中标服务商；3.直接委托：普通无价值废旧物资或应急处置需求，可直接委托合格服务商处置，签订处置协议。（四）合同签订。与处置服务商合作时，需签订正式处置合同（协议），明确处置物资明细、处置方式、环保要求、安全责任、回收价格（或处置费用）、款项支付方式、违约责任、信息保密义务等核心条款，合同文本需经法务部门审核确认。（五）现场处置。1.资产管理员组织相关部门对处置物资进行现场清点核对，填写《废旧物资/淘汰设备处置清点单》，由资产管理员、部门资产联络员、服务商经办人共同签字确认；2.涉及电子设备的，需先由信息技术部门完成数据清除并出具证明，方可移交处置；3.服务商按合同约定开展处置工作，资产管理员全程现场监督，确保处置过程符合环保要求、安全规范及合同约定；4.处置完成后，服务商出具处置完成证明（含环保达标证明，如需），由资产管理员核对确认。（六）款项结算。1.回收款项：服务商需在处置完成后[X]个工作日内，将回收款项足额支付至公司指定银行账户，财务部门核对到账情况后，出具收款凭证；2.处置费用：需公司支付处置费用的，由行政部（或资产管理部）整理处置合同、处置完成证明、费用发票等凭证，按公司财务报销流程报批后，财务部门办理费用支付手续。第十三条资料归档与台账更新（一）资料归档。处置工作完成后，资产管理员需在3个工作日内收集整理全部处置资料，包括《废旧物资/淘汰设备处置申请表》《鉴定报告》《评估报告》《处置方案及审批文件》《处置合同》《服务商资质证明》《处置清点单》《数据清除证明》《处置完成证明》《款项凭证》等，按档案管理要求提交行政部档案管理员归档留存。（二）台账更新。资产管理员及时更新废旧物资及淘汰设备管理台账，记录处置完成时间、处置方式、处置服务商、处置收入/费用、归档资料编号等信息，确保台账与实际处置情况一致，并同步与财务部门核对账务信息。第四章监督管理与风险防控第十四条日常监督各相关部门需加强对废旧物资及淘汰设备处理工作的日常监督：行政部（或资产管理部）重点监督处置流程规范性、服务商资质合规性、资料归档完整性；各业务部门重点监督本部门物资申报及时性、信息准确性；财务部门重点监督处置款项收缴与费用支付合规性；监督检查部门重点监督全流程管理工作的合规性与合理性；信息技术部门重点监督淘汰电子设备数据清除安全性。对监督中发现的问题，及时整改并跟踪落实。第十五条定期检查监督检查部门每半年至少开展一次全公司范围内的废旧物资及淘汰设备处理专项检查，重点核查以下内容：制度执行情况、申报登记准确性、鉴定评估合理性、处置流程合规性、服务商管理规范性、款项管理准确性、资料归档完整性、信息安全与环保措施落实情况等。检查完成后形成专项检查报告，提交资产处置管理领导小组，并向相关部门通报检查结果，督促整改存在的问题。第十六条风险识别与防控（一）风险识别。行政部（或资产管理部）牵头，联合相关部门建立常态化风险识别机制，重点识别以下风险：处置流程不规范导致资产流失风险；服务商资质不合规导致环保违规风险；淘汰电子设备数据清除不彻底导致信息泄露风险；处置款项管理不当导致财务风险；监督缺失导致廉政风险；特殊物资处置不当导致安全事故风险等。（二）防控措施。事前防控：加强制度宣贯与培训，提升员工合规意识与风险认知；严格执行服务商准入标准，加强资质审核；明确各环节责任，签订保密承诺书（涉密岗位）；制定标准化处置流程与操作规范，从源头防范风险。事中防控：加强处置过程监督，实行处置全流程留痕管理；严格执行数据清除与验证流程，确保信息安全；规范合同签订与审批流程，明确环保与安全责任；加强款项收缴跟踪，确保资金及时足额入账。事后防控：定期开展专项检查与风险评估，及时整改存在的问题；建立纠纷处理机制，妥善处理处置过程中产生的环保纠纷、合同纠纷等；总结风险防控经验，完善管理制度与流程。第十七条争议处理员工对废旧物资及淘汰设备的鉴定结果、处置方式、服务商选择、款项结算等事项存在异议的，可向行政部（或资产管理部）提交书面异议申请，并附上相关证明材料；行政部（或资产管理部）需在收到异议申请后3个工作日内完成调查核实，联合相关部门形成处理意见并反馈给员工；员工对处理意见仍有异议的，可向资产处置管理领导小组提交复核申请，领导小组需在5个工作日内完成复核并作出最终裁决。第五章考核与奖惩第十八条考核机制废旧物资及淘汰设备处理管理工作纳入各部门及相关岗位员工的年度绩效考核体系，考核内容包括：物资申报及时性与准确性、处置流程执行合规性、资料归档完整性、配合监督检查与整改情况、信息安全与环保措施落实情况、处置效益提升情况等。考核结果与部门绩效评分、员工个人绩效评价直接挂钩，作为薪酬调整、评优评先的参考依据。第十九条奖励机制对在废旧物资及淘汰设备处理管理工作中表现突出的部门、个人，公司给予以下奖励：（一）年度考核优秀的部门，给予通报表扬及专项奖金奖励；（二）严格执行制度规定，物资申报及时准确、处置配合到位的个人，给予年度专项奖励；（三）在处置流程优化、服务商管理、风险防控、处置效益提升等方面提出合理化建议并取得显著成效的个人，给予专项奖励及通报表扬；（四）及时发现重大处置违规行为、环保风险或信息泄露隐患，避免公司损失的个人，给予专项奖励及通报表扬。第二十条惩罚机制对违反本制度规定、未履行管理责任或存在违规行为的部门、个人，公司视情节轻重给予相应惩处：（一）