销售合同签署与归档管理模板

销售合同签署与归档管理应用场景销售合同签署与归档标准化操作流程一、合同准备阶段需求梳理与资料收集销售负责人根据客户需求与合作意向，明确合同标的（产品/服务名称、规格、数量等）、合同金额、付款方式、交付周期、违约责任等核心条款。收集客户主体资格资料：营业执照复印件（加盖公章）、法定代表人证件号码明（如需）、授权委托书（如签约非法定代表人）、客户联系人及联系方式（由客户方指定*经理对接）。整理企业内部资料：产品/服务报价单、技术标准说明书、质量承诺函（如需）、企业营业执照复印件等。合同拟定依据企业标准合同模板（或客户提供的合同模板），结合收集的资料填写核心条款。合同内容需包含：合同双方信息（甲方：企业全称+统一社会信用代码+地址+联系方式；乙方：客户全称+统一社会信用代码+地址+联系方式）、合同标的、数量与质量要求、价款及支付方式（如“分三期支付，签约后3个工作日内支付30%，交付验收后支付60%，质保期满后支付10%”）、履行期限与地点、违约责任（如“逾期交货按日万分之五支付违约金”）、争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼”）等。拟定完成后，由销售负责人自查条款完整性、金额准确性及与企业政策的匹配性。二、内部评审阶段多部门联合评审销售负责人将拟定合同提交至法务部门、财务部门、业务部门负责人进行评审。法务评审：重点审核合同条款的合法性、合规性，如权利义务是否对等、违约责任是否明确、争议解决方式是否有效等，形成《法务评审意见表》。财务评审：审核付款方式、开票信息（如“乙方在收到款项后5个工作日内开具增值税专用发票”）、财务风险点（如大额预付款的支付条件）等，形成《财务评审意见表》。业务部门评审：确认交付周期、技术参数、服务支持等业务条款是否符合客户需求及企业实际履约能力。修订与定稿销售负责人根据各部门评审意见，对合同进行修订（如调整付款节点、补充违约责任细节等），修订后再次提交相关部门确认，直至无异议。最终定稿版合同需经销售部门负责人、法务部门负责人签字确认（电子签或纸质签），形成正式合同文本。三、客户沟通与签署阶段合同发送与客户确认销售负责人通过加密邮件或企业协作平台（如企业钉钉）将正式合同发送至客户联系人*经理，附《合同签署说明》（如“请于3个工作日内确认条款，如有异议请及时反馈”）。客户确认条款后，协商签署方式：电子签署：通过第三方电子签约平台（如e签宝、法大大）发起签署流程，双方完成身份认证后在线签字盖章（企业需提前完成电子签章备案）。纸质签署：打印合同一式两份（或三份，根据企业归档要求），由客户法定代表人或授权代表签字并加盖公章（公章需清晰可辨，骑缝章需完整）。签署过程监督电子签署：销售负责人需全程跟踪签署进度，保证双方均完成签署，并保存带有双方电子签章的合同PDF文件（含签署时间、签署IP等溯源信息）。纸质签署：销售负责人或授权人员当面监督客户签署过程，核对签字人身份信息（与授权委托书一致）、公章真实性，签署完成后当场收回客户已盖章的合同原件。四、签署后审核与归档阶段合同审核与备案销售负责人收到签署完成的合同后，1个工作日内完成最终审核：检查双方签字盖章是否完整、合同份数是否齐全、关键条款是否与定稿版一致（如金额、日期等）。审核通过后，将合同信息录入企业合同管理系统（如用友、金蝶），合同编号（规则：年份+部门代码+序号，如“2024-XS-001”），并电子版合同（含签署记录）。分类归档电子归档：将合同PDF文件、附件（如评审意见表、客户资质资料等）按“合同编号-客户名称-合同类型”命名，存储至企业指定服务器或云盘（设置访问权限，仅相关部门人员可查阅）。纸质归档：纸质合同原件由销售部门统一移交至档案室，档案管理员核对合同份数、完整性后，按编号顺序存入专用档案柜，标注“销售合同-2024-XS-001”及存放位置（如：A区-3柜-2层）。后续管理合同履行过程中，销售负责人需记录履约进度（如付款到账时间、交付验收时间），同步更新至合同管理系统。合同到期前1个月，由销售部门负责提醒客户续签或处理终止事宜，相关沟通记录一并归档。核心模板表格表1：销售合同基本信息表合同编号客户名称合同类型（新签/续签/变更）标的物/服务名称合同金额（元）签署日期生效日期有效期客户联系人（*经理）销售负责人（*主管）法务审核人（*专员）备注2024-XS-001A科技有限公司新签XX软件系统V2.0500,0002024-03-152024-03-151年张*李*王*含3次上门培训表2：合同签署流程记录表流程步骤执行人执行时间评审意见/备注（如“法务建议补充不可抗力条款”）合同拟定李*（销售）2024-03-10初稿完成，待评审法务评审王*（法务）2024-03-12第5条违约责任需明确具体计算方式财务评审赵*（财务）2024-03-13付款方式调整为“3-6-1”分期支付客户确认张*（客户）2024-03-14同意修订条款，安排签署电子签署完成李*（销售）2024-03-16双方电子签章已确认，归档表3：销售合同归档清单表归档编号合同编号客户名称归档日期存储位置（电子路径/纸质柜号）保管人借阅记录（借阅人/日期/归还日期）2024-0012024-XS-001A科技2024-03-17电子：/合同销售/2024-XS-001；纸质：A区-3柜-2层陈*无2024-0022024-XS-002B贸易2024-03-20电子：/合同销售/2024-XS-002；纸质：A区-3柜-3层陈*刘*（2024-03-25/2024-03-28）销售合同签署与归档管理关键注意事项条款严谨性：合同内容需明确、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述，金额、日期、数量等关键信息需与双方确认一致，防止后续履约争议。主体资格审查：签约前务必核实客户主体资格（营业执照、授权委托书等），保证签约方具有相应民事行为能力，避免因主体不适格导致合同无效。签署规范性：电子签署需通过合规第三方平台，保证签署身份真实、过程可追溯，禁止使用未经认证的电子签章；纸质签署需保证公章清晰、骑缝章完整，签字人与授权委托书一致，必要时可要求客户提供签字人证件号码复印件。归档及时性：签署完成的合同需在3个工作日内完成电子归档和纸质移交，保证信息同步，避免因延迟归档导致合同丢失或管理混乱。保密管理：合同信息（尤其是价格、技术参数等敏感内容）仅限相关部门人员查阅，电子文档需加密存储，借阅需履行登记手续，禁止外传或用于非工作用