人力资源流程化操作标准化手册

人力资源流程化操作标准化手册一、总则本手册旨在规范人力资源各项核心操作流程，保证流程标准化、操作规范化，提升工作效率，保障员工与企业的合法权益。手册适用于企业内部人力资源部门及相关业务部门，涵盖员工从入职到离职的全生命周期管理，以及培训、绩效等关键业务场景。二、员工入职管理流程（一）适用情境新员工通过招聘渠道录用后，到岗办理入职手续，正式成为企业员工的情况，包括应届毕业生、社会招聘、内部调动等类型。（二）操作步骤入职准备HR部门提前1个工作日确认新员工到岗信息（姓名*某、岗位、入职时间），通知行政部安排工位、办公设备（电脑、工牌、办公用品等），通知IT部开通系统账号（邮箱、OA、内部通讯工具等）。准备入职材料：《劳动合同》《员工手册》《岗位职责说明书》《保密协议》等，按部门分类存放。资料提交与审核新员工到岗当日，向HR提交以下材料原件及复印件：（1）证件号码、学历/学位证书、职业资格证书；（2）离职证明（应届毕业生提供就业推荐表）；（3）一寸免冠照片2张、银行卡复印件（用于薪资发放）；（4）体检合格证明（入职1个月内提交）。HR审核材料真实性、完整性，复印件标注“复印件仅供入职使用”并加盖公章。合同签订与入职引导HR向新员工讲解《劳动合同》条款（合同期限、岗位、薪资、工作地点、保密义务等），双方签字盖章后，HR留存原件，员工领取副本。带领新员工熟悉办公环境（部门位置、会议室、茶水间、卫生间等），介绍部门同事及直属上级*经理，说明考勤、请假、报销等基础制度。信息录入与系统开通HR将新员工信息录入人力资源管理系统（HRS），包括基本信息、岗位信息、合同信息、社保公积金缴纳地等，同步更新企业通讯录。IT部协助新员工设置初始密码，指导使用OA系统（考勤打卡、流程审批）、内部通讯工具（企业/钉钉）等。入职反馈与归档入职当日，HR与新员工及其部门负责人沟通，知晓入职引导是否充分，记录需改进事项。将入职材料原件归入员工档案，复印件按部门分类留存，保证档案完整、可追溯。（三）配套表单《新员工入职登记表》（含基本信息、教育背景、工作经历、紧急联系人等）；《劳动合同签订确认表》（记录合同编号、签订日期、双方签字信息）；《入职材料清单》（HR与员工签字确认，列明提交材料名称及数量）。（四）执行要点材料审核需严格核对原件与复印件一致性，避免虚假信息；合同签订前保证员工充分理解条款，不得强迫或隐瞒；入职引导需覆盖制度、环境、工具三方面，帮助新员工快速适应；档案归档需及时、分类明确，电子档案与纸质档案同步更新。三、员工转正管理流程（一）适用情境试用期员工（合同期限包含试用期）在试用期届满前，申请转为正式员工的情况，适用于通过试用期考核的员工。（二）操作步骤转正申请发起试用期员工在试用期届满前5个工作日，通过OA系统提交《试用期转正申请表》，填写试用期工作总结、自我评估、转正后岗位期望等信息，直属上级*经理需同步提交转正推荐意见。部门评估与反馈直属上级*经理收到申请后3个工作日内，结合员工试用期工作表现（任务完成度、工作态度、团队协作等）、岗位胜任力（技能匹配度、学习能力）填写《试用期转正评估表》，给出“同意转正”“延长试用期”“不同意转正”的初步意见。若需延长试用期，需明确延长时间（不超过法定上限）及改进目标，与员工沟通确认。HR审核与结果确认HR部门收到部门评估表后2个工作日内，审核员工试用期考勤记录（无旷工、迟到早退符合规定）、培训完成情况（新员工入职培训通过率）、有无违规记录（符合企业规章制度）。审核通过后，HR通知员工办理转正手续；审核不通过（如考勤异常、评估未达标），反馈部门及员工说明原因，按“延长试用期”或“终止试用”处理。转正手续办理同意转正的员工，HR更新劳动合同转正日期（试用期结束日期），调整薪资标准（如有），办理社保公积金转正手续（从次月起按正式员工比例缴纳）。向员工发放《转正通知书》，明确转正生效日期、岗位、薪资等信息，员工签字确认。档案更新与备案HR将转正评估表、转正通知书归入员工档案，更新HRS系统状态为“正式员工”，同步报备上级人力资源部门。（三）配套表单《试用期转正申请表》（员工填写，含工作总结、自我评估）；《试用期转正评估表》（部门填写，含工作表现评分、胜任力评估、推荐意见）；《转正通知书》（HR出具，员工签字确认）。（四）执行要点转正申请需提前发起，避免逾期影响员工权益；部门评估需客观、量化，避免主观臆断，评估结果需与员工沟通；延长试用期需符合《劳动合同法》规定，总试用期不超过法定上限（1年合同期不超过1个月，3年不超过6个月）；转正后薪资调整需符合企业薪酬体系，经HR部门审批后执行。四、员工离职管理流程（一）适用情境员工因个人原因（如辞职、调动）或企业原因（如劳动合同到期、岗位调整不再续签）终止劳动关系的情况，包括主动离职、被动离职、合同到期终止等类型。（二）操作步骤离职申请与审批主动离职：员工提前30日（试用期提前3日）提交《离职申请表》，说明离职原因，部门负责人*经理审批（核心岗位需经分管领导审批）。被动离职/合同到期终止：HR部门提前30日向员工发出《解除/终止劳动合同通知书》，说明原因（如业绩不达标、合同到期不续签），办理离职手续。工作交接确认员工提交离职申请后，部门负责人*经理指定工作交接人（或接替岗位员工），协助员工完成工作交接，内容包括：（1）未完成工作清单及进度说明；（2）工作资料（文件、数据、密码权限等）移交；（3）客户资源、对接人信息对接。交接完成后，交接人、员工、部门负责人三方在《工作交接清单》签字确认，保证工作连续性。离职手续办理员工持《离职申请表》《工作交接清单》到HR部门办理以下手续：（1）归还公司物品（工牌、电脑、钥匙、办公用品等），HR确认无误后签字；（2）核对考勤记录、加班记录、假期余额（年假、调休等），确认薪资结算周期；（3）办理社保公积金停缴手续（次月生效），说明个人账户转移/封存流程。薪资结算与证明出具HR部门在员工离职后15个工作日内完成薪资结算（含基本工资、绩效工资、未休年假工资等），通过银行转账发放至员工指定账户。结算完成后，向员工出具《离职证明》（注明劳动合同期限、岗位、离职日期、社保缴纳情况等），加盖企业公章，不得附加任何不利条件。档案与关系转移HR将离职材料（离职申请表、工作交接清单、离职证明）归入员工档案，保留2年（法定保存期限）。员要求转移社保公积金的，HR协助出具《社保公积金缴纳证明》，指导办理转移手续。（三）配套表单《离职申请表》（员工填写，含离职原因、预计离职日期）；《工作交接清单》（交接三方签字，列明交接项目、数量、状态）；《离职证明》（HR出具，一式两份，员工与企业各留存一份）。（四）执行要点离职申请需提前提交，保证工作交接时间充足，核心岗位可延长交接期；工作交接需全面、具体，涉及重要资料或权限的，需IT部协助确认；薪资结算需准确核对考勤、绩效、假期等，避免少发、漏发；《离职证明》需依法出具，不得隐瞒或夸大信息，避免劳动争议。五、员工培训管理流程（一）适用情境企业为提升员工岗位技能、适应业务发展需求，组织的各类培训活动，包括新员工入职培训、岗位技能培训、管理能力培训、专项知识培训等。（二）操作步骤培训需求调研HR部门每年12月组织下一年度培训需求调研，通过问卷、访谈、部门提报等方式，收集员工培训需求（如技能提升、知识更新、职业发展）。汇总分析需求，结合企业年度战略目标、部门绩效指标，制定年度培训计划（含培训主题、时间、对象、方式、预算）。培训计划制定与审批HR部门根据需求调研结果，编制《年度培训计划》，明确各培训项目的时间、地点、讲师（内部/外部）、考核方式，报分管领导审批后发布。临时培训需求由部门提交《临时培训申请表》，说明培训目的、内容、预算，HR审核后报领导审批。培训组织实施HR提前3个工作日发布培训通知（通过OA、企业），明确培训时间、地点、内容、需携带材料（如笔记本、笔）。培训当日，HR负责签到（记录出勤情况）、发放资料、协调场地设备，讲师按计划授课，HR全程记录（拍照、录像，需提前告知学员）。内部讲师授课可给予课酬（按企业标准），外部讲师需签订《培训服务协议》，明确授课内容、质量要求、费用结算方式。培训效果评估与反馈培训结束后，HR组织学员填写《培训效果评估表》（含讲师水平、课程实用性、组织满意度等），收集反馈意见。针对技能型培训，可通过笔试、实操考核评估学员掌握程度；针对知识型培训，可通过心得报告、小组讨论评估学习效果。HR整理评估结果，形成《培训效果报告》，反馈给讲师、部门及领导，作为改进培训计划的依据。培训记录与档案归档HR将培训通知、签到表、评估表、效果报告等资料归档，录入HRS系统（记录员工培训经历、学分、考核结果）。员工培训档案作为晋升、调岗、绩效考核的参考依据之一。（三）配套表单《培训需求调研表》（员工/部门填写，列明培训需求内容、期望形式）；《年度培训计划》（HR编制，含培训项目、时间、预算等）；《培训效果评估表》（学员填写，含讲师、课程、组织评价）。（四）执行要点培训需求调研需覆盖各层级、各部门，保证计划贴合实际需求；培训通知需提前发布，方便员工安排工作，保证出勤率；效果评估需多维度（学员、讲师、组织），避免单一评价；培训档案需完整保存，电子化与纸质化结合，便于查询。六、员工绩效评估流程（一）适用情境企业为客观评价员工工作表现、激励员工改进、优化人才管理，开展的周期性绩效评估工作，包括月度、季度、半年度、年度评估，适用于全体正式员工。（二）操作步骤绩效目标设定评估周期开始前，HR部门组织各部门开展绩效目标设定，员工与直属上级*经理共同制定《绩效目标确认表》，明确关键绩效指标（KPI）、工作目标（OKR）、权重、完成标准（如数量、质量、时间）。目标设定需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间限制），报HR部门备案。绩效过程跟踪与辅导评估周期内，直属上级*经理通过定期沟通（如周例会、月度复盘）跟踪员工目标完成进度，及时反馈存在问题，提供资源支持和工作指导。员工遇到困难可主动沟通，上级需记录辅导过程（如《绩效沟通记录表》），保证目标按计划推进。绩效评估实施评估周期结束后5个工作日内，员工自评（填写《绩效自评表》，总结目标完成情况、亮点、不足），直属上级*经理根据员工自评、日常表现、数据记录进行初评，给出评分（如优秀、良好、合格、需改进）及评语。部门负责人审核初评结果，HR部门抽查评估记录，保证评估标准统一、客观。绩效结果反馈与沟通评估结果确定后3个工作日内，直属上级*经理与员工进行一对一绩效面谈，反馈评估结果，肯定成绩，指出不足，共同制定《绩效改进计划》（针对需改进项明确措施、时间节点）。员工对评估结果有异议的，可在收到结果后2个工作日内向HR部门提出申诉，HR调查核实后给出处理意见。绩效结果应用与归档HR部门将评估结果应用于员工薪酬调整（如绩效奖金、薪资普调）、晋升、培训发展、岗位调整等，形成《绩效结果应用表》。将《绩效目标确认表》《绩效自评表》《绩效评估表》《绩效改进计划》归入员工档案，更新HRS系统绩效记录。（三）配套表单《绩效目标确认表》（员工与上级共同制定，含KPI/OKR、权重、标准）；《绩效自评表》（员工填写，含目标完成情况、自我评价）；