团队协作沟通会议记录与跟进表

适用工作场景本工具适用于各类团队协作沟通场景，包括但不限于：项目启动会明确目标与分工、日常周/月例会同步进度与问题、跨部门协调会解决协作障碍、专题研讨会聚焦特定议题攻坚、复盘会总结经验与改进方向等。通过结构化记录会议内容并明确后续行动，可有效避免信息遗漏、责任模糊，推动团队目标高效落地。操作流程详解一、会前准备：明确会议目标与框架确定会议核心目的：明确本次会议需解决的关键问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决跨部门资源冲突”），避免议题发散。提前通知参会人员：至少提前1天发送会议邀请，包含时间、地点（或会议）、核心议题，并提醒参会人提前准备相关资料（如项目进度表、问题清单）。准备记录工具：提前创建会议记录模板（可参考下文“会议记录与跟进表模板”），明确记录人（建议由专人固定担任，保证信息连贯）。二、会中记录：聚焦关键信息与行动记录基础信息：准确填写会议时间、地点、参会人员（含缺席人员及原因）、主持人、记录人，保证基本信息完整。梳理会议议程：按会议实际进程记录各议题讨论顺序，标注“已讨论”“未讨论”议题，避免遗漏。捕捉核心内容：讨论要点：简要记录各议题的关键发言（尤其是不同观点、争议焦点），避免冗长描述，提炼核心结论（如“建议采用A方案，需评估成本”“认为B方案风险较高，需进一步验证”）。决议事项：明确会议达成的共识（如“确定Q3优先级为：功能优化>新需求开发>bug修复”）。行动项：这是会议记录的核心！需逐条记录“具体任务”“负责人”“截止时间”“交付标准”（如“*负责完成用户调研报告，需包含3个核心用户痛点，截止日期：2023-10-15”）。标注待办与疑问：对暂时无结论的议题或需进一步确认的信息，标注“待跟进”“需*确认”，会后及时补充。三、会后整理：核对信息与分发24小时内完善记录：记录人会后立即整理会议内容，核对决议与行动项是否准确（与主持人交叉确认），保证无遗漏或歧义。正式分发记录：通过团队协作工具（如企业钉钉、飞书）或邮件发送会议记录至所有参会人，抄送相关方（如项目干系人），明确“如有异议请在24小时内反馈”。归档记录：将会议记录按“项目名称+日期”命名，存储至共享文件夹（如“项目组/会议记录/2023年10月”），便于后续查阅。四、跟进执行：动态跟踪与闭环管理建立行动项跟踪表：从会议记录中提取行动项，单独制作“任务跟踪清单”（可包含“负责人、任务描述、截止时间、当前状态、完成反馈”列），每日/每周更新进度。定期提醒与同步：对临近截止日期的任务，提前1-2天提醒负责人；在下次例会中优先回顾行动项完成情况，未完成的需说明原因及新计划。闭环管理：任务完成后，负责人需提交交付物（如文档、代码、报告），记录人在跟踪表中标记“已完成”，并同步给团队；若延期，需分析原因（如资源不足、需求变更）并调整计划。会议记录与跟进表模板会议基本信息会议主题[例如：Q3产品迭代优先级评审会]时间[例如：2023年10月10日14:00-16:00]地点/会议[例如：3楼会议室/钉钉会议：xxx]主持人*[例如：张三]记录人*[例如：李四]参会人员[例如：张三、李四、王五、赵六]（缺席：[钱七]，原因：病假）缺席人员及原因[如无则填写“无”]议程与讨论记录议题1：确定Q3产品迭代优先级讨论要点：-（产品经理）提出当前用户反馈最集中的3个问题：A功能卡顿、B界面不友好、C缺少数据导出功能，建议优先解决。-（技术负责人）认为A功能需重构代码，耗时2周；B界面优化可复用现有组件，耗时3天；C功能需新增接口，耗时1周。决议：优先级排序：B界面优化>C数据导出>A功能卡顿（先解决耗时短、易见效的问题）。议题2：跨部门资源协调讨论要点：-（市场部）需设计部支持10月20日的活动海报，但设计部当前人力紧张。-（设计负责人）表示可抽调1人支援，需市场部10月15日前提供海报文案和素材。决议：设计部指派*负责海报设计，市场部10月15日前提交素材，10月18日初稿确认。其他议题[如无则填写“无”]行动项跟踪序号任务描述1完成Q3产品迭代优先级文档，包含B、C、A功能的具体排期和资源需求2市场部提交活动海报文案和素材至设计部3设计部完成海报初稿并反馈给市场部4技术部评估A功能重构的详细方案和工时备注[记录其他需关注的信息，如待跟进问题、下次会议安排等]下次例会时间：2023年10月17日14:00，地点：3楼会议室，议题：行动项进度同步。使用要点提示客观准确，避免主观评价：记录时只陈述事实（如“提出A方案”），不添加个人观点（如“的方案不合理”），保证信息中立。突出重点，详略得当：决议事项和行动项需详细记录（包含负责人、时间），讨论过程可提炼关键点，避免冗长。及时跟进，杜绝“议而不决”：行动项必须明确“负责人”和“截止时间”，无明确责任的任务易被拖延，建议在会议结束前现场确认分工。定期回顾，形