沟通与协作会议记录表

沟通与协作会议记录表工具指南一、适用场景本工具适用于各类需要通过会议推动目标落地的场景，包括但不限于：项目启动与规划会：明确项目目标、分工计划及关键节点，同步各方认知；跨部门协作推进会：协调资源、解决职责交叉问题，保证团队步调一致；阶段性复盘与问题解决会：总结阶段性成果，分析偏差原因，制定改进措施；专项任务研讨与决策会：针对具体议题（如流程优化、方案制定）展开讨论并形成决议；日常团队例会：同步工作进展、同步待办事项，对齐短期目标。通过规范记录会议过程，可保证信息传递准确、责任分工明确、后续执行有据可依。二、操作流程详解1.会前：明确目标与准备确认会议核心目标：明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“解决客户反馈的交付延迟问题”），避免议题发散。确定参会人员与角色：提前通知主持人（把控会议节奏）、记录人（负责信息记录）、核心决策人及执行层人员，保证关键角色到会。准备会议材料：提前分发议程、背景资料（如项目计划书、数据报表），让参会人提前熟悉内容，提高讨论效率。2.会中：聚焦讨论与记录记录基础信息：由记录人实时填写会议基本信息，包括会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）。跟踪会议议程：按议程顺序逐项记录讨论内容，重点捕捉：不同观点：记录参会人（如张三、李四）的核心意见，避免主观概括；关键结论：对达成共识的内容（如“确定优先采用A方案”）明确标注；待办事项：详细记录行动项，包括具体任务、负责人、截止时间、所需资源（如“王五负责协调技术资源，9月15日前完成接口测试”）。保证信息准确：对存疑信息（如数据、时间节点）及时向主持人或发言人确认，避免记录偏差。3.会后：整理与跟进24小时内完成记录整理：记录人根据会议笔记，梳理会议记录初稿，保证逻辑清晰、语言简洁，重点突出“决议事项”和“行动项”。分发与确认：将初稿发送给所有参会人及相关负责人，确认内容无误后（如“赵六补充了技术实施的风险点说明”），形成最终版会议记录。归档与跟踪：将最终版记录按“日期+会议主题”命名存档（如“20230901_产品上线方案研讨会记录”），并通过项目管理工具或任务清单跟踪行动项进度，定期提醒负责人。三、会议记录模板会议基本信息会议名称会议时间会议地点主持人记录人参会人员缺席人员及原因会议议程讨论内容与要点决议事项行动项1.议程一：XX问题背景介绍-张三：当前XX环节存在XX问题，导致XX指标下降（附数据）-李四：问题根源可能在于XX流程不清晰————2.议程二：解决方案讨论-方案A优势：XX，劣势：XX（王五补充）-方案B优势：XX，劣势：XX（赵六补充）-结论：方案A更符合当前资源条件确定采用方案A推进-王五：细化方案A执行计划，9月10日前提交-李四：协调XX部门提供资源支持，9月5日前反馈3.议程三：下一步计划-明确各阶段里程碑：9月15日完成方案评审，9月30日启动试点————后续跟进事项需跟踪的行动项1.王五细化方案A执行计划（截止时间：9月10日）2.李四协调XX部门资源（截止时间：9月5日）下次会议安排时间：9月20日14:00，地点：线上会议室，议题：方案A执行情况复盘四、使用要点提示客观记录，避免主观评价：记录时需保持中立，仅描述“谁说了什么”“达成什么共识”，不添加个人观点或情绪化表述。突出“行动项”与“责任人”：会议记录的核心价值是推动执行，需保证每个行动项都有明确负责人和截止时间，避免“责任模糊”。及时性与闭环管理：会议记录需在24小时内分发，行动项需纳入跟踪机制，定期更新进度，保证“有记录、有跟进、有结果”。保密原则：对涉及敏感信息（如未公开决策、数据）的内容，需标注“内部保密”，按公司规