行业的招投标合同审批及存档管理模板

行业通用招投标合同审批及存档管理模板一、适用业务场景二、全流程操作指引（一）项目启动与合同准备业务部门发起需求责任部门：业务需求部门（如项目部、采购部）操作内容：根据招投标结果，明确合同标的（工程/货物/服务）、数量、质量标准、交付时间、付款方式等核心条款；收集招投标文件（中标通知书、投标文件、澄清文件等）、项目立项批复、预算审批单等前置资料；填写《招投标合同审批表》（模板见“核心工具表单”），附初步合同草案及附件清单。输出物：《招投标合同审批表（初稿）》、合同草案、前置资料汇编。法务部门前置审核责任部门：法务部/合规部操作内容：审核合同主体资质（如中标方营业执照、资质证书、授权委托书等是否有效）；检查合同条款与招投标文件一致性，重点排查违约责任、争议解决、知识产权、保密条款等法律风险点；对合同条款提出修改意见，反馈至业务部门调整。输出物：《法务审核意见书》（明确“通过”“修改后通过”“不通过”及具体修改要求）。（二）多部门协同审批业务部门复核调整责任部门：业务需求部门操作内容：根据法务意见调整合同条款，同步与中标方沟通确认；更新《招投标合同审批表》，标注修改内容及法务反馈处理情况。财务部门审核责任部门：财务部操作内容：审核合同金额与预算、招投标报价一致性，确认付款节点、比例、票据要求等财务条款；评估履约保证金、质保金等资金安排的合理性，防范财务风险。输出物：《财务审核意见书》（需签字确认）。审计部门（如需）与分管领导审批责任部门：审计部（重大项目）、分管副总/总监操作内容：审计部：对合同审批流程合规性、重大条款经济性进行抽查；分管领导：结合业务、法务、财务意见，对合同关键条款（如金额、履行期限）进行最终审批。输出物：《审计意见书》（可选）、《分管领导审批签字页》。（三）合同签订与用印管理用印申请与登记责任部门：业务部门+行政部/办公室操作内容：业务部门持最终审批通过的《招投标合同审批表》及合同文本，提交《合同用印申请单》；行政部审核用印材料完整性（审批手续、合同文本份数、用印登记信息），确认无误后安排用印。输出物：《合同用印登记表》、加盖骑缝章/公章的正式合同文本。合同分发与交底责任部门：业务部门+法务部+财务部操作内容：业务部门向中标方分发合同正本（通常一式2-4份，双方各执1份，存档2份）；组织法务、财务、执行部门召开合同交底会，明确履行职责、风险节点及协作流程。输出物：《合同签收单》（中标方签字确认）、《合同交底会议纪要》。（四）履行跟踪与变更管理履行过程监控责任部门：业务执行部门操作内容：建立合同履行台账，记录里程碑节点（如工程进度、交付验收、付款申请等）完成情况；定期收集履约证据（如验收报告、进度函、沟通记录），同步财务部门办理付款手续。输出物：《合同履行台账》、履约证据材料汇编。合同变更与补充责任部门：业务部门+法务部+财务部操作内容：履行中需变更（如增补内容、调整期限）时，由业务部门提交《合同变更申请》，附变更方案及双方协商记录；重新履行审批流程（参照“多部门协同审批”环节），签订《补充协议》并办理用印。输出物：《合同变更审批表》、《补充协议》。（五）存档管理与归档资料整理与移交责任部门：业务部门+档案管理部门操作内容：业务部门在合同履行完毕/终止后30日内，整理全套资料（含招投标文件、审批表、合同文本、变更协议、履行记录、验收文件等），填写《合同存档移交清单》；移交至档案管理部门，双方签字确认。输出物：《合同存档移交清单》、完整合同档案（电子+纸质）。档案保管与利用责任部门：档案管理部门操作内容：按档案管理规定分类编号、装订归档，电子档案备份至指定服务器，纸质档案存入专用档案柜；建立合同检索台账，明确借阅权限及流程，保证档案安全与可查。输出物：《合同档案检索台账》、《档案借阅登记表》。三、核心工具表单表1：招投标合同审批表项目信息内容项目名称招标编号中标方名称合同金额（大写）合同期限自_年_月_日至_年__月__日核心标的□工程□货物□服务（具体说明：________________________）附件清单1.招投标文件全套2.中标通知书3.合同草案4.其他：________审核意见业务部门初审负责人签字：__________日期：__________意见：________________________法务部审核负责人签字：__________日期：__________意见：________________________财务部审核负责人签字：__________日期：__________意见：________________________审计部（如需）负责人签字：__________日期：__________意见：________________________分管领导审批签字：__________日期：__________意见：________________________总经理（重大项目）签字：__________日期：__________意见：________________________表2：合同履行跟踪表合同基本信息项目名称：__________合同编号：__________履行阶段：□初期□中期□末期里程碑节点计划完成时间节点1（如：开工）______年__月__日节点2（如：验收）______年__月__日履约问题记录问题描述问题1付款记录付款节点第一期表3：合同存档登记表档案编号__________密级□公开□内部□秘密□机密合同基本信息项目名称：__________合同编号：__________签订日期：__________存档资料清单1.招投标文件（共_页）2.中标通知书3.审批表（含各环节意见）4.合同正本（共份）5.补充协议（如有）6.履行记录（验收报告、付款凭证等）7.其他：_____存档信息移交部门：__________移交人：__________接收人：__________存档日期：__________存档位置：__________（柜号/电子路径）借阅记录借阅人/部门：__________借阅日期：__________归还日期：__________借阅事由：________________________审批人：__________四、关键管理要点前置资料完整性合同起草前，必须保证招投标文件、中标通知书、立项批复、预算审批等资料齐全，避免因前置材料缺失导致审批延误或合同效力风险。审批流程合规性严格执行“业务初审-法务审核-财务复核-领导审批”流程，重大合同（如金额超XX万元）需增加审计环节及总经理审批，严禁跳过或简化审批程序。条款一致性原则合同核心条款（如标的、价格、履行期限、违约责任）必须与招投标文件、中标结果完全一致，任何偏离需书面说明并经原审批机构确认。履约动态监控业务部门需定期更新《合同履行跟踪表》，对延期、异常情况及时预警并上报，同步财务部门保证付款与履约进度匹配，避免超付或违约。档案