销售合同管理工具模板合同草拟到审核流程

销售合同管理工具模板：合同草拟到审核全流程指南适用场景与目标本工具模板适用于企业销售部门、法务部门及相关业务人员，用于规范销售合同从草拟、内部审核、客户沟通到最终签署的全流程管理。旨在通过标准化操作减少合同风险、提升审批效率、保证合同条款符合企业政策及法律法规要求，同时实现合同信息的可追溯与规范化存档。全流程操作指南第一步：合同草拟前的准备操作要点：明确合作基础：销售代表需与客户完成前期沟通，确认合作意向、核心需求（如产品/服务规格、数量、价格、交付时间等），并收集客户基本信息（包括名称、统一社会信用代码、地址、法定代表人等）。资料收集与核对：客户方：营业执照复印件（需加盖公章）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人为非法定代表人）；企业方：确认产品/服务最新报价单、质量标准、交付条款等内部文件。选择合同模板：根据业务类型（如产品销售、服务外包、定制开发等），从企业合同模板库中选取对应的基础模板，避免直接使用空白文档草拟。第二步：合同草拟操作要点：填写基础信息：合同编号：按企业规则编制（如“年份-部门-序号”，示例：2024-销售-001）；合同主体：填写双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人及联系方式（保证与营业执照信息一致）；签约地点：填写合同签署的城市。明确核心条款：标的物：详细描述产品名称、型号、规格、数量，或服务内容、范围（避免模糊表述，如“一批产品”“相关服务”）；价格与支付：列明单价、总价（大小写一致）、币种，支付方式（如电汇、承兑汇票）、支付节点（如“预付30%发货，验收合格后付70%”）、账户信息（需与企业财务备案账户一致）；履行期限与地点：明确交付/服务开始时间、结束时间，交付地点（如“买方仓库”“项目现场”）；质量标准与验收：约定质量依据（如国家标准、行业标准或双方确认的技术参数），验收流程（如“到货后7日内验收，逾期视为合格”）；违约责任：明确违约情形（如逾期交货、质量不符）及对应的违约金计算方式（建议不超过实际损失的30%）、争议解决方式（如“提交卖方所在地人民法院诉讼”）；保密与知识产权：约定保密范围（如技术资料、客户信息）、保密期限，明确知识产权归属（如“合同标的物相关的知识产权归卖方所有”）。附件整理：将技术参数、图纸、报价单等作为附件，并在中注明“附件为本合同组成部分，与具有同等法律效力”。内部初审：草拟完成后，销售代表需自查合同信息完整性、条款合理性，保证无遗漏或矛盾。第三步：内部审核流程操作要点：提交审核：销售代表通过企业OA系统或邮件将合同草稿（含附件）及客户资料提交至部门负责人审核，注明“需审核合同编号：2024-销售-001”。部门负责人审核：审核重点：商务条款（价格、交付周期、客户需求匹配度）、资源可行性（库存、产能）、回款风险（客户信用记录）；审核结果：通过、驳回（注明修改意见，如“价格需按最新折扣政策调整”）、补充材料（如需客户提供additional资质证明）。法务审核（如需）：触发条件：合同金额超过XX万元、客户为首次合作、涉及特殊条款（如独家代理、长期服务）；审核重点：法律条款合规性（如违约金是否过高、争议解决约定是否有效）、权利义务对等性、潜在法律风险；审核结果：出具《法务审核意见书》，明确“通过”“修改后通过”或“不通过（附法律依据）”。财务审核（如需）：审核重点：价格体系是否符合财务政策、支付方式是否影响现金流、发票类型（如增值税专用发票）及开票信息准确性。第四步：客户沟通与确认操作要点：发送合同：内部审核通过后，销售代表将最终版合同（加盖企业公章骑缝章）扫描件通过邮件或企业客户管理系统发送给客户联系人，注明“请确认合同条款，如有异议请于3个工作日内反馈”。客户反馈处理：无异议：客户签字盖章后扫描回传，原件按约定方式交接；有异议：销售代表与客户沟通，记录修改意见，同步至内部审核部门（如法务、财务），必要时重新启动内部审核流程。最终确认：双方确认无异议后，保证合同文本一式两份（或按客户要求份数），每份均加盖双方公章（合同章），骑缝章齐全。第五步：合同签署与归档操作要点：签署交接：销售代表核对双方签字盖章完整性，收取客户合同原件，同步将企业留存联移交至档案管理部门，并签署《合同交接单》。信息录入：在合同管理系统中录入合同关键信息（编号、签约主体、金额、履行期限、负责人等），扫描件（含附件），更新客户档案中的合同履约记录。存档管理：电子档案：按“年份-客户名称-合同编号”分类存储于企业服务器或指定云盘，设置查阅权限；纸质档案：装入档案袋，标注合同名称、编号、存档日期，存放于指定文件柜，保存期限不少于合同履行期满后5年。合同草拟信息表（模板）项目填写内容备注合同编号2024-销售-001按企业规则编制合同名称XX产品销售合同标明核心业务类型签约主体（甲方）企业全称：XX有限公司；统一社会信用代码：XXX；地址：XX；法定代表人：*以营业执照为准签约主体（乙方）客户全称：XX贸易有限公司；统一社会信用代码：XXX；地址：XX；法定代表人：*需客户提供营业执照复印件标的物信息产品名称：XX型号设备；数量：10台；单价：5万元/台；总价：50万元（大写：伍拾万元整）附技术参数表作为附件履行期限交付时间：2024年X月X日前；质保期：12个月明确具体日期支付方式1.预付款：合同签订后3日内，付30%；2.到货款：交付后7日内，付60%；3.质保金：10%，质保期满后无质量问题付清账户信息需与财务备案一致争议解决提交甲方所在地有管辖权的人民法院诉讼避免约定“由XX仲裁委员会仲裁”除非必要附件清单1.技术参数说明书；2.产品报价单（2024版）在中注明附件效力草拟人销售代表：*签名并注明日期部门负责人审核□通过□驳回（意见：__________）审核人：*日期：______手写签名或电子审批法务审核（如需）□通过□修改后通过□不通过（意见：__________）审核人：*日期：______附《法务审核意见书》关键注意事项与风险提示信息准确性：合同主体名称、统一社会信用代码、账户信息等必须与营业执照、开户许可证一致，避免因名称错误导致合同无效。条款完整性：禁止使用“等”“其他”等模糊表述，所有权利义务需明确具体，如“逾期交货每日按合同总额的0.05%支付违约金”而非“按约定支付违约金”。审核时限：内部审核需在收到合同后2个工作日内完成（复杂合同不超过5个工作日），避免因拖延导致客户流失或履约风险。版本控制：合同修改后需更新版本号（如V1.1→V1.