2026年会议组织服务协议

2026年会议组织服务协议甲方：__________________

乙方：__________________

在自愿平等的基础上，根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，就乙方向甲方提供会议组织服务事宜协商一致，订立合同如下：

一、服务内容

乙方向甲方提供全面的会议组织服务，包括但不限于会议策划、场地布置、设备租赁、人员安排、物料准备、现场执行、后勤保障等。乙方应根据甲方的具体需求，制定详细的会议组织方案，并严格按照方案执行，确保会议顺利进行。乙方应配备专业的会议组织团队，包括项目经理、策划人员、执行人员、技术人员等，并确保团队成员具备丰富的会议组织经验和专业技能。乙方应向甲方提供会议组织方案的初步草案，经甲方确认后，方可进行后续工作。

二、服务方式

1、会议名称：__________________。

2、会议时间：____年____月____日至____年____月____日。

3、会议地点：__________________。

4、会议规模：预计参会人数____人。

5、具体服务范围包括：

（1）会议策划：根据甲方的会议目标和需求，制定详细的会议组织方案，包括会议流程、议程安排、主题演讲、互动环节等。

（2）场地布置：负责会议场地的预订、布置和装饰，确保场地符合会议要求，并提供良好的参会环境。

（3）设备租赁：根据会议需求，租赁和配置必要的会议设备，如投影仪、音响设备、灯光设备、桌椅等，并负责设备的安装、调试和维护。

（4）人员安排：安排专业的会议服务人员，包括接待人员、引导人员、礼仪人员、志愿者等，负责会议的现场服务和管理。

（5）物料准备：准备会议所需的各类物料，如会议手册、邀请函、名牌、礼品等，并确保物料的质量和数量符合要求。

（6）现场执行：负责会议的现场执行和管理，包括签到、引导、发言安排、互动环节、后勤保障等，确保会议按计划顺利进行。

（7）后勤保障：提供会议期间的餐饮、住宿、交通等后勤保障服务，确保参会人员的舒适和便利。

6、乙方承诺为甲方提供会议组织服务的全程跟踪和协调，确保每个环节都得到妥善处理。乙方应定期向甲方汇报会议筹备进度，并及时解决会议筹备过程中出现的问题。

三、双方权利义务

（一）甲方的权利和义务

1、甲方应向乙方提供详细的会议需求和期望，并配合乙方进行会议策划和筹备工作。

2、甲方应为乙方提供必要的会议资料和信息，包括参会人员名单、会议议程、演讲稿等，并确保资料的准确性和完整性。

3、甲方应尊重乙方的专业意见和工作安排，对乙方提供的会议组织服务予以支持、配合。

4、甲方有权对乙方提供的会议组织服务进行监督、检查、提出改进意见。乙方接到改进意见后，应在5个工作日内与甲方协商整改措施。

5、如甲方发现乙方提供的会议组织服务未达到合同要求，有权以书面形式提出整改意见。乙方接到整改意见后，应在5个工作日内与甲方协商整改措施。

（二）乙方的权利和义务

1、乙方应具备实施会议组织业务的合法资质，并配备专业的会议组织团队，确保团队成员具备丰富的会议组织经验和专业技能。

2、乙方应严格按照合同约定的服务内容和标准，为甲方提供全面的会议组织服务，确保会议顺利进行。

3、乙方应负责会议场地的预订、布置和装饰，确保场地符合会议要求，并提供良好的参会环境。

4、乙方应负责会议设备的租赁、安装、调试和维护，确保设备运行正常，满足会议需求。

5、乙方应安排专业的会议服务人员，包括接待人员、引导人员、礼仪人员、志愿者等，负责会议的现场服务和管理，确保参会人员的舒适和便利。

6、乙方应准备会议所需的各类物料，如会议手册、邀请函、名牌、礼品等，并确保物料的质量和数量符合要求。

7、乙方应负责会议的现场执行和管理，包括签到、引导、发言安排、互动环节、后勤保障等，确保会议按计划顺利进行。

8、乙方在提供服务过程中应严格遵守法律法规，不得泄露甲方的商业秘密或个人信息，并确保会议的顺利进行。

9、乙方如发现会议组织范围内存在安全隐患或突发情况，应以书面形式向甲方报告，并立即采取应急措施，确保参会人员的安全。

四、会议服务费及支付方式

1、会议服务费实行预付制，乙方在合同签订后____日内向甲方提供正式的会议服务报价单，甲方自收到报价单后____日内向乙方支付会议服务费的____%，作为预付款。

2、会议服务费含税金额为_______元（大写：人民币_______元整），全年含税金额合计为_______元（大写：人民币_______元整）。

3、甲方在会议结束后____日内向乙方支付剩余的会议服务费，即会议服务费含税金额的____%。

4、乙方每季度为甲方提供正规发票，甲方自收到发票后10日内向乙方付款。

5、如甲方因特殊原因需要增加会议服务内容或调整会议方案，应提前与乙方协商，并支付相应的额外费用。

五、违约责任

1、若合同有效期内任何一方无故单方解除合同，将构成违约，违约方需向对方支付违约金，违约金数额为合同总金额的____%。

2、若甲方无正当理由未按本合同规定履行向乙方支付会议服务费的义务，每逾期一日，应按照逾期金额的千分之一向乙方支付违约金；若甲方累计逾期____个月仍未支付会议服务费，乙方有权解除合同。

3、因乙方提供的会议组织服务未达到合同要求，导致甲方或任何第三方财产损失或人身损害的，乙方应承担相应的赔偿责任。如发生此种情况，甲方有权提前10天以书面形式通知乙方解除合同。

4、乙方在提供服务过程中泄露甲方的商业秘密或个人信息，应承担相应的法律责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。

六、其他事项

1、本合同履行过程中如发生任何争议，双方应首先通过友好协商解决；若协商无果，任何一方均有权将争议提交至甲方所在地的人民法院提起诉讼。

2、本合同一式____份，双方各执____份，具有同等法律效力。

3、本合同自双方签字盖章之日起生效，有效期为____年____月____日至____年____月____日。

甲方：乙方：

甲方代表：