供应商对账标准流程文档

供应商对账标准流程文档一、目的与适用范围为规范企业与供应商的账务核对工作，确保交易数据准确、财务结算合规，维护合作关系的公平性与稳定性，特制定本流程。本流程适用于企业与所有合作供应商（含长期、临时合作方）的月度、季度及年度账务核对，特殊业务（如定制化服务、一次性采购）可参照简化执行。二、流程总览供应商对账以“凭证核对为基础、差异协作为核心、合规归档为保障”，分为对账准备、初步核对、差异处理、确认归档四大环节，通过双方协同验证交易数据一致性，最终实现账务清晰、结算准确。三、具体流程（一）对账准备阶段企业与供应商需在对账周期（如月度结束后3个工作日内）完成以下准备：采购部门：整理当期《采购订单》（含编号、商品明细、数量、单价、交货期）、《入库验收单》（实际入库数量、规格、验收状态），并与财务部门共享数据。财务部门：提取《付款记录》（日期、金额、对应订单号）、《已收发票台账》（发票号码、金额、商品明细），关联订单与入库单信息，形成《企业对账明细表》（含订单号、供应商、商品、数量、单价、入库量、已付款、已开票、未结金额等）。2.供应商资料准备供应商需整理《销售出库单》（或送货单，含出库数量、客户签字）、《销售台账》（关联企业订单的销售记录）、《已开发票记录》、《未收款明细》，形成《供应商对账明细表》。（二）初步核对与差异识别1.对账发起企业财务/采购部门在对账周期截止后2个工作日内，向供应商发送《对账通知函》（含周期、联系人、企业明细表、反馈节点），供应商需在3个工作日内完成初步核对。2.双方初步核对供应商将自身明细表与企业数据逐项核对，重点关注：订单维度：订单号、商品类型、数量、单价是否一致；物流维度：送货/入库数量、验收状态是否匹配；财务维度：已开票、已付款金额是否对应。若数据一致，供应商签字盖章回传，进入“确认归档”；若存在差异，需标记差异项（注明类型：数量/价格/发票/付款差异），附《差异说明函》（含原因、单据编号、解决方案）回传企业。（三）差异沟通与协同处理1.差异分析与沟通企业收到反馈后，由采购、财务、仓储组成临时小组，2个工作日内复核原始单据（订单、送货单、发票等），确认差异真实性：若为单据失误（如送货单漏签、发票错误），责任方补全单据或协调重开发票；若为数量/价格争议（如交货数量不符、价格条款理解差异），采购部门与供应商核对合同、验收记录，协商一致；若为付款/开票延迟（如企业已付款但供应商未记账），财务部门提供银行回单、发票签收记录，协助更新台账。2.解决方案确认双方达成共识后，3个工作日内以《对账差异处理确认书》（书面协议）确认方案：数量差异：可通过“补送/退货”“调整后续订单”“折扣结算”处理；价格差异：按合同重新核算，多退少补或调整下期结算；发票/付款差异：供应商重开发票、企业补付尾款或确认收款，更新账务。（四）确认归档与结算执行1.最终对账确认双方根据差异处理结果更新明细表，核对无误后，供应商提供《对账确认单》（含结算金额、已开票/付款、未结金额，双方签字盖章），企业据此调整账务。2.发票与结算供应商按最终金额，3个工作日内开具合规发票（若有调整），企业审核无误后按合同付款（或挂账）。3.资料归档双方分别归档以下资料（保存不少于[X]年，符合财税要求）：企业端：订单、入库单、明细表、差异说明、确认单、发票、付款凭证；供应商端：出库单、明细表、差异说明、确认单、发票、收款凭证。四、注意事项1.时间管理：严格遵守节点，逾期未反馈/处理的，责任方承担结算延迟风险（如企业逾期付款付违约金，供应商逾期开票担税务风险）。2.单据规范性：交易单据需真实完整、签字盖章齐全；电子单据留存PDF或系统截图，确保可追溯。3.沟通记录：差异沟通以邮件、企业微信等书面形式留痕，避免口头约定纠纷。4.数据保密：对交易价格、采购量、财务数据等商业信息严格保密，不得泄露。五、附则1.本流程自发布之日起生效，由企业财务部负责解释与修订。2.临时合作供应商或特殊业务对账，可参照本流程