办公用品采购申请及审批流程模板

一、适用范围与发起时机二、全流程操作步骤详解（一）发起申请：填写采购申请表申请人准备：申请人需确认所需办公用品的名称、规格、数量、预估单价及用途，保证信息准确无误，避免重复采购或采购闲置物品。填写表单：登录公司OA系统或《办公用品采购申请表》（模板见第三部分），逐项填写完整信息，包括申请人姓名、所属部门、联系方式、申请日期、采购明细（品名、规格、数量、预估单价、总价）、预算科目（如“办公费-耗材”）、紧急程度（普通/紧急）及用途说明。附件：如需提供比价依据（如电商平台截图、供应商报价单），需将附件一并至系统，保证预估价格合理。提交申请：确认信息无误后，提交至部门负责人审批流程。（二）部门审批：审核需求合理性部门负责人审核：部门负责人（或指定授权人）需在1个工作日内完成审批，重点审核：采购需求是否与部门日常工作匹配，是否存在过度采购；预估价格是否符合市场行情，预算是否充足；是否存在替代方案（如内部调配、复用旧物品）。审批结果处理：审批通过：流程流转至行政部门；审批不通过：需注明原因并退回申请人，申请人修改后重新提交。（三）行政部门审核：统筹采购与库存管理库存核查：行政部门收到申请后，首先核查办公用品库存台账，确认是否有可用库存或可调配资源。如库存充足，直接驳回申请并告知申请人领用渠道；如库存不足，进入下一步审核。需求汇总与预算核对：每日17:00前汇总当日通过的采购申请，按品类统计总数量及总金额，核对部门预算是否在可控范围内。如超预算，需与申请人沟通调整采购数量或优先级。审批结果处理：审核通过：流转至财务部门复核；审核不通过：注明原因（如库存充足、预算不足）并退回部门负责人。（四）财务复核：预算与合规性把控预算审核：财务部门在1个工作日内复核采购申请的预算科目是否正确、总金额是否在部门年度/月度预算额度内。如预算不足，需退回行政部门并提示申请人调整。价格合规性检查：抽查预估价格的合理性，参考近期采购价格或市场均价，如价格偏离幅度超过20%，需要求行政部门或申请人提供比价说明。审批结果处理：复核通过：流转至分管领导审批；复核不通过：退回行政部门并注明调整建议。（五）领导审批：最终确认审批权限划分：单次采购金额≤1000元：由部门负责人及行政部门双签即可，无需提交分管领导；1000元＜单次采购金额≤3000元：需行政部门主管*审批；单次采购金额＞3000元：需分管行政副总*审批。审批内容：领导重点关注采购的必要性、预算匹配度及是否符合公司成本控制原则。审批结果处理：审批通过：流程流转至行政部门执行采购；审批不通过：退回财务部门并说明原因，终止流程。（六）采购执行：按计划实施采购采购方式：普通采购：行政部门根据审批通过的申请，从合格供应商名录中选择供应商（如长期合作的办公用品经销商、电商平台官方旗舰店），进行比价后下单；紧急采购（需在申请时标注“紧急”）：可先联系备用供应商进行采购，事后补录比价记录，保证24小时内完成物品采购。采购要求：优先选择性价比高、质量有保障的产品，保证采购物品与申请规格一致，索要采购凭证（如订单截图、收货单）。（七）入库登记：验收与台账更新物品验收：物品送达后，行政部门指定专人（如行政专员*）与申请人共同验收，核对品名、规格、数量、质量是否与申请一致，确认无误后签署《办公用品入库验收单》。入库登记：行政部门将验收合格的物品录入库存管理系统，更新库存台账，分配存放位置，并通过OA系统通知申请人领用。3.异常处理：如发觉数量不符、质量问题或错发，需在24小时内联系供应商退换货，同步更新采购状态。（八）领用与结算：闭环管理物品领用：申请人凭审批通过的申请单到行政部门领用物品，登记领用信息（领用人、领用时间、领用数量）。费用结算：行政部门每月汇总已入库的采购记录，连同采购凭证、入库单提交财务部门，财务部门核对无误后办理付款手续，完成费用结算。三、采购申请表单模板办公用品采购申请表申请人信息申请基本信息采购明细预算信息审批意见备注四、关键事项与风险提示预算控制优先：所有采购需在部门预算额度内进行，超预算申请需提前向财务部门报备，说明调整理由，避免因预算不足导致采购延误。审批时效管理：各环节审批人需在规定时限内完成审批（普通申请不超过2个工作日，紧急申请不超过4小时），流程停滞超时将触发系统提醒，由行政部门协调推进。采购规范遵守：严禁从未经认证的渠道采购办公用品，保证产品质量与售后保障；禁止拆分采购（如将3000元采购拆分为3笔1000元）规避审批流程，一经发觉将追溯申请人及审批人责任。信息准确性要求：申请人需保证品名、规格、数量等信息准确，避免因信息错误导致采购物品无法使用或重复采购；行政部门需定期更新库存台账，保证账实相符。紧急流程例外：紧急采购