合同管理流程及合同审核模板

合同管理全流程规范及审核工具指南一、应用背景与适用范围在企业经营活动中，合同是明确双方权利义务、保障交易安全的核心法律文件。规范的合同管理流程能够有效降低法律风险、提高履约效率，避免因条款模糊或流程疏漏导致的纠纷。本指南适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同管理工作，涵盖采购、销售、合作、服务、租赁等各类经济合同的起草、审核、签署、履行及归档全环节，尤其适用于法务、业务、财务等多部门协同参与的合同管理场景。二、合同管理全流程操作指南（一）合同发起与需求提报需求发起：业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、项目合作等），填写《合同立项申请表》，明确合作对方主体信息、合同标的、核心需求（如数量、质量标准、履行期限、预算金额等）及预期目标，部门负责人*签字确认后提交至法务部门。主体资格审查：法务部门协同业务部门核实合作方主体资格，通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询对方营业执照、经营范围、经营状态（是否存续/吊销/注销）、涉诉记录等；涉及特殊行业（如建筑、医疗、食品）的，需核验对方行业许可证件（如资质证书、生产许可证等），保证对方具备履约能力。（二）合同起草与内容填充模板选择：根据合同类型（如买卖合同、服务合同、保密协议等），优先选用企业标准化合同模板（可在法务部门备案模板库中调取）；无标准模板的，参考国家市场监管总局等部委发布的示范文本，或结合交易特点起草。核心条款填写：主体信息：填写双方全称、统一社会信用代码、法定代表人/授权代表人姓名及职务、联系方式、地址等，保证与营业执照信息一致，避免使用简称或简称+“公司”等模糊表述（如“科技有限公司”不可简写为“科技”）。标的与数量：明确标的物名称、规格型号、品牌（如有）、质量标准（如国家/行业标准、双方约定的技术参数等），数量需填写具体数字及单位（如“1000件”“50吨”），避免“一批”“若干”等模糊表述。价款与支付：约定合同总价（含税/不含税）、单价、计价货币（如人民币），支付方式（如银行转账、承兑汇票）、支付节点（如“合同签订后7个工作日内支付30%预付款，验收合格后支付70%尾款”）、账户信息（户名、开户行、账号），避免现金交易。履行期限与方式：明确起始/截止时间、履行地点（如“交货地点为甲方办公地址”“服务地点为乙方指定项目现场”）、运输方式（如“由乙方负责运费并承担运输途中风险”）及验收标准（如“按双方确认的图纸验收”“验收期不超过15个工作日”）。违约责任：针对逾期履行、质量不合格、付款延迟等情形，约定具体违约金计算方式（如“按逾期金额日万分之五支付违约金”）或赔偿范围；明确违约责任的触发条件及免责情形（如不可抗力）。争议解决：优先约定由企业所在地有管辖权的人民法院诉讼解决；若选择仲裁，需明确具体仲裁委员会名称（如“中国国际经济贸易仲裁委员会”），避免仅写“仲裁解决”导致条款无效。其他条款：包括合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、份数（如“一式肆份，双方各执贰份”）、附件清单（如“附件1：技术参数表；附件2：验收流程”）等。（三）合同审核与修订多部门协同审核：业务部门初审：重点审核合同内容与需求一致性、标的物/服务描述准确性、对方履约能力等，填写《合同审核表》中“业务部门意见”栏，签字确认。法务部门审核：重点审核条款合法性（是否符合《民法典》《招标投标法》等法律法规）、合规性（是否违反企业内部管理制度）、逻辑性（是否存在矛盾条款）、风险点（如格式条款是否提示、知识产权归属是否明确），提出修改意见并反馈至业务部门。财务部门审核：重点审核价款计算准确性、支付方式与财务流程匹配性、税务处理（如发票类型、税率）合规性、对方账户信息安全性，避免出现“阴阳合同”或税务风险。分管领导审核：针对重大合同（如金额超100万元、涉及核心业务），由分管领导结合企业战略、成本效益等综合判断，签署最终审核意见。修订与复核：业务部门根据审核意见修改合同，重大条款变更需与对方协商一致后重新提交审核；法务部门对修订后的合同进行复核，保证风险点已消除，审核通过后进入签署环节。（四）合同签署与用印管理签署授权：法定代表人签署合同无需额外授权；非法定代表人签署的，需提供《授权委托书》（明确授权范围、期限及权限），并加盖企业公章或合同专用章。用印流程：法务部门审核签署完整的合同文本后，填写《合同用印申请单》，附《合同审核表》《授权委托书》（如有），按企业用印审批权限报批（如部门负责人→法务负责人→总经理）。签署规范：合同文本需双方签字/盖章齐全（自然人需签字并按手印，法人需盖公章或合同专用章，骑缝章需覆盖合同所有页），签署日期不得早于审核日期或晚于用印日期，避免空白合同盖章。（五）合同履行与跟踪履行交底：业务部门向相关部门（如仓储、财务、技术）移交合同文本，明确履行节点、责任分工及风险提示，保证各部门协同推进。过程监控：建立《合同履行台账》，记录合同履行进度（如“2024年3月1日预付款已支付”“2024年6月15日货物已交付”），定期跟踪对方履约情况（如货物质量、服务进度），发觉异常及时启动风险应对机制（如发函催告、暂停履行）。验收与结算：按合同约定组织验收（如技术部门验收质量、财务部门核对数量），出具《验收确认单》；财务部门凭验收单、发票等凭证办理结算，保证资金支付与履行进度匹配。（六）合同归档与查询归档范围：合同正本、审核表、立项申请表、授权委托书、补充协议、变更函、验收单、付款凭证等所有与合同相关的书面及电子材料。归档流程：合同履行完毕或终止后15个工作日内，业务部门将材料整理成册，移交至档案管理部门；档案部门按“一合同一档”原则编号归档，建立电子索引（如按合同编号、对方名称、履行年度分类），保证可快速查询。保管期限：一般合同保管期限不少于10年，涉及重大诉讼、仲裁或核心业务的合同保管期限不少于20年，保管期满按档案管理规定销毁。三、合同审核核心要素表单表1：合同审核表合同编号合同名称合作对方立项部门审核环节审核部门审核要点审核意见业务初审业务部门*需求一致性、标的描述准确性、对方履约能力□通过□修改后通过□不通过（说明：________________）法务审核法务部门*条款合法性、合规性、逻辑性、风险点□通过□修改后通过□不通过（说明：________________）财务审核财务部门*价款准确性、支付合规性、税务处理□通过□修改后通过□不通过（说明：________________）分管领导审核分管领导*战略匹配度、成本效益、重大风险□通过□修改后通过□不通过（说明：________________）表2：合同履行台账合同编号合同名称履行阶段计划节点实际完成情况责任人*备注预付款支付2024-03-012024-03-02已支付业务经理*货物交付2024-06-152024-06-15已交付仓储主管*验收合格2024-06-302024-07-02验收完成技术工程师*尾款支付2024-07-15待支付财务专员*需对方开具增值税专用发票四、关键风险控制要点（一）主体风险防范严格审查合作方营业执照、资质证书原件，留存复印件并加盖公章，避免与“三无主体”或经营异常主体签约；涉及分公司、分支机构签约的，需核实其总公司授权书，避免因无授权导致合同无效。（二）条款风险防范避免使用“大概”“尽量”“争取”等模糊词汇，所有条款需明确、可量化（如“违约金不超过实际损失的30%”而非“承担违约责任”）；禁止设置“霸王条款”（如“单方解释权归甲方所有”），保证双方权利义务对等。（三）履行风险防范建立合同履行“红黄绿灯”预警机制（如临近履行期限7天为黄色