商务会议筹备事项检查清单

商务会议筹备事项检查清单适用情境与核心价值本清单适用于企业内部战略会、客户洽谈会、项目启动会、季度总结会等各类商务会议场景，旨在通过系统化梳理筹备全流程，避免遗漏关键环节，保证会议高效、有序推进，提升会议目标达成效果。无论是小型团队讨论还是大型跨部门协作，均可通过此清单实现筹备工作的标准化管理，保障会议专业性与细节完整性。筹备全流程操作指引一、会前筹备：明确目标与资源整合会议目标与基本信息确认明确会议核心目标（如决策、沟通、汇报、协作等），形成书面会议目标说明；确定会议名称、时间（起止时间、是否跨时区）、地点（线下会议室地址/线上会议平台）、预计时长；确定主持人、记录人、核心发言嘉宾等关键角色，提前沟通职责分工（主持人、记录人需提前确认参会名单及议程）。参会人员与议程规划制定参会人员名单，明确部门、职务、联系方式，提前发送会议邀请（含目标、议程、时间地点）；细化会议议程：按时间顺序划分环节（开场致辞、议题讨论、决策表决、总结等），明确各环节负责人、时长、所需材料（如PPT、数据报表）；提前收集参会人员特殊需求（如饮食禁忌、无障碍设施需求等），反馈至场地或服务方。场地与设备协调线下会议：提前预订会议室（容量、布局：U型/课桌式/剧院式），确认场地包含设备（投影仪、麦克风、白板、WiFi）、茶歇区、停车位等；线上会议：选定稳定平台（如企业腾讯会议），测试功能（屏幕共享、录制、分组讨论），提前发送平台操作指南至参会人员；预留设备调试时间（至少提前1小时），准备备用设备（备用麦克风、充电宝、转接头等）。物料与资料准备打印会议材料：议程手册、签到表、相关报告/提案（按参会人数+10%备用）、笔记本、笔；制作视觉辅助材料：PPT（字体清晰、重点突出，提前拷贝至会议室电脑）、展架、议程板；准备会议用品：名牌、饮用水、茶歇（根据人数和时长定制，含咖啡、茶点、水果）、应急药品（如创可贴、胃药）。邀请发送与提醒会议邀请需提前3-7天发送（紧急会议除外），包含目标、议程、时间地点、参会要求（如提前阅读材料）；会议前1天发送提醒，重申关键信息（线上会议需重新发送）；重要会议（如客户会议、高层决策会）建议电话确认参会意向。二、会中执行：保障流程顺畅与体验优化场地布置与人员接待会议开始前1小时完成场地布置：调试设备（投影、音响、灯光），摆放物料（议程、笔、纸、饮用水），设置签到台；安排接待人员（*助理）在入口处引导参会人员签到、领取资料，指引座位（如需）；线上会议：提前10分钟进入会议室，测试音视频，提醒参会人员静音、开启摄像头（如需）。会议过程把控主持人按议程推进，严格控制各环节时长，避免偏离主题；记录人实时记录讨论要点、决策结果、待办事项（明确责任人与完成时限）；技术支持人员全程在场，及时处理设备故障（如麦克风无声、PPT无法播放）。参会体验保障茶歇按时供应（上午/下午各1次），保证饮品点心充足；关注参会人员状态（如长途参会者可适当安排休息）；线上会议：开启录制功能（提前告知参会人员），会后及时分享回放。三、会后跟进：保证成果落地与总结复盘资料整理与分发会议结束后24小时内，整理会议纪要（含目标、议程、讨论要点、决策、待办事项），经主持人*审核后发送至所有参会人员；收集会议资料（PPT、报告、照片等），整理归档至指定共享文件夹（命名规则：会议名称-日期）。待办事项跟踪根据会议纪要中的待办清单，责任部门/人员需在规定时限内反馈进展；会议组织者（*经理）定期跟踪待办完成情况，必要时发起二次沟通。反馈收集与总结发送会议反馈问卷（可选，如对议程安排、场地服务、效率评价等），收集改进建议；组织筹备团队复盘会议，总结经验教训（如设备调试耗时、议程过松等），优化下次筹备流程。费用结算与归档结清场地租赁、茶歇、物料制作等费用，核对发票（注明会议名称、日期）；将会议资料（纪要、反馈、费用凭证）统一归档，保存期限不少于1年。商务会议筹备检查清单模板检查模块具体事项责任分工完成时限备注会议基本信息会议名称、目标、时间、地点、主持人、记录人确认*经理会前7天目标需书面明确参会人员名单确认、特殊需求收集、邀请发送与提醒*助理会前3-7天重要会议电话确认场地与设备线下：场地预订、设备调试、备用设备；线上：平台测试、指南发送*技术员会前1天设备需提前1小时到场调试物料与资料议程手册、签到表、PPT、笔记本、笔、茶歇、应急药品*行政专员会前1天物料按参会人数+10%准备议程与流程议程细化、环节时长分配、发言顺序确认主持人*会前3天提前与核心嘉宾沟通会中执行场地布置、人员接待、设备监控、茶歇供应、会议记录助理、技术员会议当天记录需包含决策与待办事项会后跟进会议纪要整理与分发、待办事项跟踪、反馈收集、资料归档、费用结算经理、助理会后1-3天内纪要需经主持人审核关键细节提醒与风险规避设备测试优先级：投影仪、麦克风、网络为核心设备，需准备备用方案（如自带便携投影仪、4G热点）；线上会议需提前测试不同设备（手机/电脑）的兼容性。时间管理技巧：议程设置需留10%-15%的缓冲时间（如讨论环节超时，可适当压缩后续环节），避免会议拖沓。人员沟通原则：重要角色（主持人、核心嘉