销售订单管理流程及跟进计划模板

销售订单管理流程及跟进计划模板一、适用场景与价值定位二、标准化操作流程步骤1：订单接收与初步审核操作主体：销售助理（或客户经理）操作说明：接收客户订单（邮件、系统提交或书面形式），初步核对订单关键信息：客户名称、联系人及联系方式、产品/服务名称及规格型号、数量、单价、总金额、付款方式、交付地址、交付日期、特殊需求（如包装、定制化要求等）。确认客户资质（如新客户需补充营业执照、信用记录等），避免无资质订单进入后续流程。若订单信息不完整或存在歧义（如交付日期模糊、规格描述不清），需在2小时内联系客户（或对接人）补充确认，并同步记录沟通结果。输出成果：《订单初步审核表》（含审核结论：通过/需补充/驳回）。步骤2：订单正式录入与内部确认操作主体：销售助理（录入）、销售经理（审核）、仓储/生产部门*（确认）操作说明：审核通过后，销售助理在CRM系统（或订单管理台账）中录入完整订单信息，唯一订单编号（规则：年份+月份+流水号，如202405-001），并将《订单确认单》同步至销售经理。销售经理复核订单信息（金额、交付条款、利润率等），确认无误后签字审批；若涉及大额订单（如超过万元）或特殊条款，需上报销售总监最终审批。审批通过后，将订单信息同步至仓储/生产部门*，确认库存状态（现货/缺货/需生产）或生产周期，反馈实际可交付日期（若与客户要求日期冲突，需提前与客户协商调整）。输出成果：CRM系统订单状态更新为“已确认”，《订单内部流转单》存档。步骤3：生产备货与进度跟踪操作主体：仓储/生产部门（执行）、销售助理（跟踪）操作说明：仓储/生产部门根据确认订单安排备货或生产，明确各环节负责人（如仓库备货员、生产计划员*）及时间节点（如生产周期X天、包装X天）。销售助理通过系统或定期对接（每日/隔日）跟踪备货/生产进度，若出现延期风险（如原材料短缺、生产设备故障），需在风险发生时立即同步销售经理，并协同制定解决方案（如协调优先生产、与客户协商延期）。备货完成后，仓储部门核对产品数量、质量，填写《发货准备单》（含货物清单、质检报告），通知销售助理及物流部门*。输出成果：《生产备货进度表》（实时更新）、《发货准备单》。步骤4：订单交付与客户验收操作主体：物流部门（交付）、客户经理（现场协调）、客户*（验收）操作说明：物流部门根据《发货准备单》安排发货，确认物流方式（如快递、整车运输）、物流单号及预计送达时间，提前1天将物流信息同步给客户经理及客户*。货物送达后，客户经理（或物流人员）协助客户进行现场验收：核对产品数量、规格、外观质量，确认是否与订单一致；若客户提出异议（如破损、型号不符），需当场记录《验收问题记录单》，并拍照留存，同步反馈至售后部门及销售经理*。客户验收无误后，获取客户签字的《签收单》（或系统回执），将签收信息录入CRM系统，更新订单状态为“已交付”。输出成果：《物流跟踪表》、《客户签收单》、《验收问题记录表》（若有）。步骤5：售后跟进与订单复盘操作主体：客户经理（跟进）、售后部门（处理）、销售经理*（复盘）操作说明：交付后3个工作日内，客户经理通过电话或邮件回访客户，确认产品使用情况、满意度及是否有售后需求（如安装指导、质量问题反馈），并填写《客户满意度回访表》。若客户提出售后问题，售后部门需在24小时内响应，制定解决方案（如维修、换货、退款），并在承诺时间内完成处理，处理结果同步至客户经理及客户*。每月底，销售经理*组织订单复盘会议，汇总当月订单数据（如交付准时率、客户满意度、售后问题类型），分析流程中的瓶颈（如库存不足、物流延迟），提出优化措施并更新模板。输出成果：《客户满意度回访表》、《售后问题处理记录表》、《订单复盘报告》。三、核心工具表格清单表1：销售订单基本信息表订单编号客户名称联系人联系方式下单日期产品/服务名称规格型号数量单价（元）总金额（元）付款方式交付地址交付日期销售负责人备注202405-001科技有限公司李*2024-05-10服务器A型S-0011050005000030%预付，余款到付北京市海淀区路1号2024-05-25张*需定制logo表2：订单跟进进度表订单编号当前阶段负责人计划完成时间实际完成时间跟进记录存在问题解决措施下一步计划202405-001生产备货生产计划员*2024-05-202024-05-20已完成生产，质检合格无无5月21日安排发货202405-002客户验收客户经理*2024-05-26-已联系客户确认明日送达客户临时要求增加1台协调仓库紧急备货，同步更新订单数量5月26日现场交付并验收表3：客户反馈与售后记录表订单编号客户名称反馈类型反馈内容反馈时间处理负责人处理措施处理结果客户满意度评分（1-5分）跟进日期202405-001科技交付时效希望提前至5月23日2024-05-18客户经理*协调物流加急，承担额外运费客户同意提前交付52024-05-19202405-003贸易公司产品质量服务器运行时有异响2024-05-22售后工程师*24小时内上门检测，更换风扇部件问题已解决，客户正常使用42024-05-23四、使用关键要点提醒信息准确性优先：订单录入前需反复核对客户信息、产品规格、金额等关键数据，避免因信息错误导致交付纠纷或财务风险。跨部门协同时效：销售、仓储、生产、物流部门需建立每日沟通机制（如晨会、线上群同步），保证订单进度实时透明，问题不过夜。客户需求闭环管理：客户反馈（包括售前疑问、售后问题）需100%记录并跟进处理，处理结果需及时回访客户，避免“石沉大海”影响客户满意度。数据保密与存档：客户信息、订单数