请款通知书标准写作范例

请款通知书标准写作范例请款通知书是企业、组织或个人向合作方、财务部门申请款项支付的正式文书，核心作用是明确款项用途、金额及支付要求，保障资金流转的规范性与可追溯性。一份专业的请款通知书需兼顾合规性、清晰性与实操性，以下从核心要素、写作规范、范例展示及注意事项四方面展开说明。一、请款通知书核心要素解析请款通知书的内容需围绕“为何请款、请款多少、如何支付”三大核心问题展开，关键要素包括：1.请款主体信息明确申请方的全称（需与合同/资质主体一致）、部门/项目组（若涉及专项项目），体现权责归属。例如：“XX科技有限公司（以下简称‘我司’）财务部/XX项目组”。2.请款事由说明需清晰阐述款项对应的业务背景，包含但不限于：合同依据：注明合同名称、编号、签订日期（如“依据2023年X月X日签订的《XX服务合同》（合同编号：HT-2023-XXX）”）；项目进展：说明服务/货物交付状态（如“我司已完成合同约定的第一阶段软件开发工作，经甲方验收合格（验收单编号：YS-2023-XXX）”）；款项性质：明确是货款、服务费、预付款、进度款或尾款等（如“本次申请支付合同进度款”）。3.款项明细列示需分项、清晰呈现金额构成，避免模糊表述。格式参考：款项类型计算依据（数量/服务内容）单价（元）金额（元）备注----------------------------------------------------------------------------软件开发费第一阶段需求开发完成12,000.0012,000.00含增值税（税率6%）合计——12,000.00大写：壹万贰仟元整*注：若涉及税费、优惠折扣，需单独列示说明，确保金额逻辑自洽。*4.支付要求说明明确支付方式（银行转账、支票等）、收款账户信息（开户行、账号、户名，需与合同约定或主体资质一致）、到账时间要求（如“请于2023年X月X日前支付至以下账户”）。5.附件材料清单列举支持请款事由的证明文件，如：合同复印件（加盖公章）；验收确认单/送货单（双方签字盖章）；发票（若已开具，注明发票号码、金额）；其他相关文件（如变更协议、补充说明等）。6.联系方式与落款经办人姓名、部门、联系电话（座机或分机，避免手机号）；请款单位全称、日期、公章（或业务章，需与主体名称一致）。二、请款通知书写作规范1.语言风格：正式严谨，避免歧义使用“请”“烦请”等礼貌性表述，金额、日期、编号等关键信息需精确无歧义。例如：“请贵司于2023年10月15日前完成款项支付”，避免“尽快支付”“月底前”等模糊表述。2.格式排版：层级清晰，重点突出标题采用“请款通知书”或“关于[事由]的请款通知”格式；正文分段落，通过编号、表格、加粗等方式突出关键信息（如款项明细、支付账户）；落款需注明日期，盖章位置与文字对齐。3.逻辑结构：事由-明细-要求-附件，层层递进先说明“为何请款”（事由），再展示“请款多少”（明细），最后明确“如何支付”（要求），附件作为补充证明，确保阅读逻辑流畅。4.法律合规：依据合法，附件真实所有请款事由需有合同、验收等书面依据支撑，附件需与正文描述一致，避免虚构或篡改材料，防范法律风险。三、请款通知书范例展示标题：关于XX项目第一阶段进度款的请款通知书致：XX建设工程有限公司我司（XX科技有限公司）依据2023年X月X日签订的《XX智慧园区管理系统开发合同》（合同编号：HT-____），现申请支付第一阶段进度款，具体说明如下：一、请款事由我司已完成合同约定的“园区设备数据采集模块”开发工作，于2023年X月X日通过贵司验收（验收单编号：YS-____），符合合同第X条“进度款支付节点”约定。二、款项明细款项类型计算依据单价（元）金额（元）备注--------------------------------------------------------------------------模块开发费设备数据采集模块完成50,000.0050,000.00含增值税（6%）合计——50,000.00大写：伍万元整三、支付要求1.支付方式：银行转账；2.收款账户：开户行：XX银行XX支行账号：XXXXXXXXXXXX户名：XX科技有限公司3.到账时间：请于2023年X月X日前支付。四、附件清单1.《XX智慧园区管理系统开发合同》复印件（加盖公章）；2.验收确认单（双方签字盖章）；3.增值税专用发票（发票号码：XXX，金额50,000.00元）。五、联系方式经办人：张三部门：研发部联系电话：010-XXXX请款单位：XX科技有限公司（盖章）日期：2023年X月X日四、请款通知书实操注意事项1.提前沟通，确认请款节点请款前与对方财务、项目负责人沟通，确认款项支付的节点要求（如验收标准、发票类型），避免因流程误解导致请款延误。2.附件材料：完整、合规、可追溯所有附件需加盖公章（或骑缝章），关键文件（如验收单）需双方签字确认，确保材料链完整，便于后续核对。3.账户信息：反复核对，避免失误收款账户信息需与公司对公账户一致，填写前核对开户行、账号、户名，避免因账户错误导致退款或纠纷。4.留存凭证，做好归档请款后留存通知书原件、快递底单（若邮寄）、对方签