委托设计开发协议2025年沟通机制约定

委托设计开发协议2025年沟通机制约定本委托设计开发协议（以下简称“协议”）由以下双方于______年______月______日在______签订：委托方（以下简称“甲方”）：名称：________________________注册地址：________________________法定代表人/负责人：________________________联系地址：________________________联系电话：________________________电子邮箱：________________________设计开发方（以下简称“乙方”）：名称：________________________注册地址：________________________法定代表人/负责人：________________________联系地址：________________________联系电话：________________________电子邮箱：________________________根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方本着平等互利、诚实信用的原则，就甲方委托乙方进行设计开发事宜，经友好协商，达成如下协议，以资共同遵守。第一条项目概况1.1甲方委托乙方进行______项目的设计开发工作（以下简称“本项目”）。1.2项目内容主要包括：________________________（详细描述设计开发的具体范围、目标、功能等）。1.3项目交付物形式：________________________（例如：软件源代码、设计图纸、原型文件、技术文档等）。第二条合作期限2.1本协议有效期为______年，自______年______月______日起至______年______月______日止。2.2协议期满前______个月，如双方均有意继续合作，应另行协商签订续期协议。第三条设计开发费用及支付方式3.1甲方同意向乙方支付设计开发费用共计人民币______元（大写：________________________）。3.2支付方式如下：(1)合同签订后______日内，甲方向乙方支付总费用的______%，即人民币______元；(2)项目完成______%（或达到某个具体节点，例如：完成核心功能开发）并经甲方确认后______日内，甲方向乙方支付总费用的______%，即人民币______元；(3)项目最终交付并经甲方验收合格后______日内，甲方向乙方支付剩余的______%，即人民币______元。3.3乙方应在收到甲方款项后，按照甲方要求向甲方开具等额合规发票。第四条沟通机制约定4.1沟通目标与原则4.1.1本协议旨在建立清晰、高效、及时的沟通机制，确保双方就本项目的各项事宜进行有效信息交流。4.1.2双方沟通应遵循及时性、准确性、清晰性、专业性及保密性的原则。4.2沟通渠道与方式4.2.1主要书面沟通渠道为双方授权代表或接口人的电子邮箱。所有正式通知、请求、确认、重要反馈及进度报告均应通过电子邮件进行，并作为正式记录。4.2.2实时沟通主要采用电话或视频会议方式。默认使用视频会议，会议平台由双方协商确定，或使用双方均方便使用的常用平台。紧急或需快速讨论的问题可通过电话沟通，但重要事项及决策均需通过书面方式（邮件）确认。4.2.3项目管理工具______（如使用）将用于任务分配、进度跟踪、文件共享和问题管理，双方项目接口人有责任及时更新和查看该平台信息。4.2.4非核心临时性沟通可通过双方约定的即时通讯工具进行，但关键信息及决策仍需以邮件或会议纪要为准。4.3沟通频率与节点4.3.1定期例会：(1)双方将设立每周一次的项目例会，会议时间初步定为每周______上午/下午______点，会议时长为______小时。具体时间可根据项目进展和双方协商进行调整。(2)例会由双方项目接口人轮流主持。会议议程应由会前至少______小时通过邮件或项目管理工具发送给所有参会人员。(3)例会主要讨论项目进展、风险、问题、下周计划及需要决策的事项。会议纪要需由主持人整理，并在会后______小时内发送给所有参会人员确认。4.3.2进度汇报：乙方应于每个工作周结束前______小时，向甲方项目接口人发送书面周报（邮件格式），汇报本周工作内容、完成情况、下周计划、遇到的主要问题及解决方案。周报应包含相关进展截图、代码提交记录链接（如适用）等。4.3.3非定期沟通：对于项目中的重大变更、紧急风险、关键决策点或甲方提出的特殊需求，相关方应立即通过邮件或电话进行沟通，并在______小时内组织会议讨论确认。所有重要沟通事项均需形成书面记录。4.4关键沟通接口人4.4.1甲方项目接口人：________________________（姓名），职位：________________________，联系电话：________________________，电子邮箱：________________________。4.4.2乙方项目接口人：________________________（姓名），职位：________________________，联系电话：________________________，电子邮箱：________________________。4.4.3双方接口人为项目主要沟通联络人。任何一方接口人变更，应提前______日以书面形式（邮件或正式函件）通知对方，并提供新的接口人信息。新接口人接替前任接口人之前的所有沟通责任。4.5沟通内容的确认与记录4.5.1对于涉及项目需求变更、设计确认、功能调整、重要问题解决方案、项目阶段性成果验收、付款审批等关键事项，必须通过书面形式（正式邮件或双方签署的书面文件/会议纪要）进行确认。邮件确认以双方授权接口人或指定负责人收到并回复“同意”、“确认”或“已阅”为准。4.5.2所有重要沟通记录、会议纪要、邮件往来、项目文件版本等均由双方项目接口人或各自指定部门负责妥善保存，保存期限不少于项目结束后______年。4.6沟通责任与响应时间4.6.1双方项目接口人对其指定的沟通渠道接收到的信息负有及时处理的责任。4.6.2对于非紧急邮件或信息，双方接口人应在收到后______小时内（工作日业务时间）进行初步响应。对于复杂问题或请求，应在______小时内（工作日业务时间）提供初步反馈或处理方案。4.6.3对于紧急邮件或信息（定义为可能对项目造成重大延误或风险的情况），双方接口人应在收到后立即响应，并尽快组织会议或采取补救措施。4.7地点与时间4.7.1除线上会议外，如需线下会面，地点通常在甲方或乙方的办公场所，或双方另行商定的地点。4.7.2双方均应在合理的办公时间内进行沟通。如遇非工作时间发送的紧急邮件或信息，接收方应在下一个工作日开始后______小时内响应。4.8保密义务4.8.1本协议的沟通机制条款与保密条款共同构成双方在项目相关信息交流中的保密要求。双方在沟通过程中接触到的任何涉及商业秘密、技术秘密或未公开信息（以下简称“保密信息”）均应承担保密义务。4.8.2未经对方书面同意，任何一方不得向任何第三方泄露保密信息，但法律法规另有规定或监管机构要求的除外。接收方仅可为履行本协议之目的使用保密信息。第五条知识产权5.1乙方在协议履行期间及之前为履行本协议所产生或完成的、且未包含在甲方提供的现有成果中的所有知识产权（包括但不限于软件著作权、设计专利权、实用新型专利权、外观设计专利权、商标权、商业秘密等）归乙方所有。5.2乙方同意授予甲方一项在全世界范围内、永久的、不可撤销的、免费许可，允许甲方在自身业务运营范围内使用本项目交付物及其必要的技术支持。5.3如甲方有特殊要求，双方可另行签订补充协议约定更具体的知识产权归属和使用范围。第六条保密条款6.1除本协议另有规定外，双方应对在合作过程中获悉的对方的商业秘密、技术信息、客户资料、财务数据等任何未公开信息承担严格的保密义务。6.2保密期限为本协议有效期内及协议终止后______年。6.3任何一方违反本保密义务，应向对方支付违约金人民币______元，并赔偿因此给对方造成的全部损失。第七条违约责任7.1任何一方违反本协议约定，给对方造成损失的，应承担赔偿责任。7.2若甲方未按本协议第三条约定的期限和金额支付设计开发费用，每逾期一日，应按逾期支付金额的______%向乙方支付违约金。逾期超过______日，乙方有权暂停项目工作或解除协议，并要求甲方赔偿损失。7.3若乙方未能按本协议第一条约定的内容和标准完成设计开发工作，或交付物存在严重缺陷经甲方指出后未能在合理期限内修正，甲方有权要求乙方限期修正、减少费用或解除协议，并要求乙方赔偿损失。7.4若任何一方未能遵守第四条约定的沟通机制，导致项目延误或其他不良后果，守约方有权要求违约方限期改正，并可根据情况要求赔偿损失。第八条不可抗力8.1若因地震、台风、洪水、火灾、战争、罢工、政府行为等不可抗力因素导致协议无法履行或延迟履行，遭遇不可抗力的一方应立即通知对方，并在合理期限内提供证明文件。8.2因不可抗力导致的协议履行延迟或不能履行，遭遇不可抗力一方不承担违约责任，但应及时采取补救措施，减少损失。协议可协商延期履行或部分履行，或根据不可抗力影响程度解除协议。第九条争议解决9.1因本协议引起的或与本协议有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。9.2协商不成的，任何一方均有权向______（选择一项：甲方所在地/乙方所在地/项目所在地）有管辖权的人民法院提起诉讼。第十条其他10.1本协议构成双方就本协议标的事项达成的完整协议，取代此前所有口头或书面的协议、谅解或安排。10.2对本协议的任何修改或补充，均应以书面形式作出，并经双方授权代表签署后生效。10.3本协议未尽事宜，依照