（正式版）DB62∕T 5103-2025 《数字农业科学技术研究档案著录规范》

数字农业科学技术研究档案著录规范2025-10-29实施2025-10-29实施 1范围 12规范性引用文件 13术语和定义 14数字农业科学技术研究档案著录原则 35数字农业科学技术研究档案著录的应用功能与职责 46数字农业科学技术研究文件材料著录 47数字农业科学技术研究文件材料归档说明书著录 78数字农业科学技术研究案卷(件)数据包移交工作信息著录 89数字农业科学技术研究档案目录著录 910数字农业科学技术研究档案案卷(件)数据包标识 911数字农业科学技术研究档案案卷(件)标识著录 12数字农业科学技术研究档案检索目录著录 13数字农业科学技术研究档案著录工作信息著录 14数字农业科学技术研究档案备份载体(介质)标引著录 15数字农业科学技术研究档案的销毁著录 16数字农业科学技术研究档案利用服务信息著录 附录A(资料性)数字农业科学技术研究文件材料目录 附录C(资料性)数字农业科研文件材料数据汇集管理表单 附录D(资料性)数字农业科学技术研究记载数据管理工作常用表单 22附录E(资料性)数字农业科学技术研究档案目录 26附录F(资料性)数字农业科学技术研究档案检索目录 27附录G(资料性)数字农业科学技术研究档案备份登记表 28附录H(资料性)数字农业科学科学研究档案检索查阅利用登记表 附录I(资料性)数字农业科学技术研究档案查阅利用审批单 30工本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由中共甘肃省委办公厅(甘肃省档案局)提出、归口并监督实施。本文件起草单位：甘肃省农业科学院。本文件主要起草人：郭秀萍、常宏、常涛、程志斌、杨学鹏、王晓华、李昭娟、张莉、刘风、周全龙。本文件由甘肃省农业科学院负责解释。数字农业科学技术研究档案著录工作及其著录规范化，是实现各类数字农业科学技术研究档案汇集整理与归档管理科学化、精细化、标准化的重要基础工作。《数字农业科学技术研究档案著录规范》文件，以国家档案法规为引领，建立数字农业科研文件材料、数字农业科学技术研究档案汇集、整理、标识、著录、编目一体运行操作规范，为各类数字农业科学技术研究档案资源有序存储、规范管理与检索利用服务提供重要支撑，促进农业科学技术研究档案检索工具的全面性、系统性、前瞻性和实用性。有利于发挥数字农业科学技术研究档案的服务价值，以及统计、报道、交流传播的作用价值特制订本文件。《数字农业科学技术研究档案著录规范》文件，面向数字时代农业科研、档案事业发展需求，针对各类数字农业科学技术研究档案资源标识、著录、编目与存储、管理、服务的科学规范化、操作便捷化和服务高效化建立前端指导规范，是贯通纸质农业科学技术研究档案数字化数据和现行数字农业科学技术研究档案资源汇集、迭代融合、科学管理与检索服务的科学方法，促进农业科学技术研究档案信息化、现代化发展，更好服务农业科技事业发展和档案事业发展。究档案案卷(件)数据包、备份与检索服务主题信息的著录原则、编目项目和技术方法、质量要求。为不同时期、不同类型、不同主题数字农业科学技术研究档案的本文件适用于农业科研单位、相关组织、个人对数字农业科学技术研究档案的整理、标识、著录、仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本GB/T18894电子文件归档与电子档GB/T33190电子文件存储与交换格式版式DA/T2科学技术研究项目档案管理规范DA/T47版式电子文件长期保存格式需求DA/T75档案数据硬磁盘离线存储管理规范DA/T99档案数字资源备份实施规范数字农业科学技术研究档案Digitalagriculturesci工2数字农业科学技术研究档案资源Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchivesresources通过各种数字化手段产生的、以数字化形式呈现的、能够为查档用户获取且利用的农业科学技术研究档案资源总和。针对农业科学技术研究专题(课题/项目)研究起始过程的综合情况说明。包括农业科研专题简介、研究人员名单、农业科研文件材料立卷审查意见等。数字农业科学技术研究档案案卷(件)数据包Digitalagriculturescienceandtechnologyresearch互有联系的反映同一研究专题(课题或项目)的若干农业科研文件材料组合的存储管理单元。手工操作环境下为案卷(件);计算机操作环境下为案卷(件)数据包。数字农业科学技术研究档案整Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchives对数字农业科学技术研究档案，按照记录形式、承载内容、形成时期、传递处理、运转使用流程，结合记载内容的重要程度，将具有内在联系的文件材料、数码照片、视频等记录史料汇集，进行综合分析、组织排序、著录编目并以数据包形式存储的过程。整理结果有利于检索、查阅和读取利用服务。数字农业科学技术研究档案条目Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchivesentry反映数字农业科学技术研究文件材料、数码照片、视频等记录史料或数字农业科学技术研究档案案卷(件)题名、内容、形式特征的著录项目组合。数字农业科学技术研究档案案卷(件)著录Digitalagriculturescienceandtechnologyresearch为存储和检索查找数字农业科学技术研究档案，根据整理结果，对其来源、内容、形式、特征、背景及其主要管理活动进行归纳、分析、选择并记录于相应目录栏的编录过程。数字农业科学技术研究档案著录项目Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchives反映或揭示数字农业科学技术档案案卷(件)数据包信息主题、内容、结构、背景或管理活动的记录事项。数字农业科学技术研究档案档号Digitalagriculturescienceandtechnologyresearcharchivesfile以字符形式赋予农业科学技术研究档案案卷(件)数据包的一组唯一代码，用于反映、固定和识别案卷(件)数据包的从属类别与存储顺序位置。[来源：GB/T20163—2006,7.2.1.3;DA/T13—全宗号fondsnumber3档案主管部门为每个立卷法人单位赋予的唯一代码依据农业科学技术研究档案分类标准，结合本案卷(件)数据包所表达的农业科学技术研究主题内依据农业科学技术研究档案案卷(件)数据包的分类号，结合其案卷(件)数据包的存储秩序，给定案卷(件)数据包的序号。页号(件数)pagenumbe(Numberofitems)案卷(件)内数据包内排列的每一份农业科研文件材料的页面总数代码。有文字(数据、图像)内根据案卷(件)呈现的研究内容、背景信息及作用价值等综合分析、研判，确定案卷(件)的最低留存年限。保管期限一般分为永久、长期(30年)、短期(10年)。根据案卷(件)呈现的内容、特征及其情报信息、作用意义等分析、研判，确定保密程度的等级。密级分为绝密、机密、秘密。对于研究进程中不宜公开的研究反映同一内容而记录形式、载体不同(或另行管理)的农业科学技术研究档案的档号，是相互关联按照农业科学技术研究档案分类序列著录而成的类别目录汇集。它是数字农业科学技术研究档案resourcebackupcatalo对数字农业科学技术研究档案数字资源的全部或部分复制或转换到不同介质载体或独立存储在管4理、著录编目的科学严谨性与层级规范性原则，建立集中统一、法，既适应实践操作需求，又面向未来扩充资源著录需求，保持5.2形成(责任)单位著录职责数字农业科学技术研究档案形成(责任)单位，负责数字农业科学技术研究文件材料、数码照片、5一般由形成(责任)单位负责将在农业科研课题(专题/项目)研究活动过程中形成的(包括中断或取得负结果的)各类数字农业科研文件材料、数码照片、视频及其元数据等一并收集，逐一检查、检6.2著录主体整理结合文档结构格式、主题内容，按照形成时间(以年度或研究阶段)进行组织排序整理，依次逐件开展协议(原生或扫描JPJ、制作PDF)等正式在卷内备考表中标注互见号(见3.14)。著录用阿拉伯数字，从“1”起依次标注案卷(件)数据包内农业科研文件材料件数的顺序流水号。著录农业科研文件材料的发文字号或报告流水号、合同编号著录农业科研文件材料内容的创作者(撰稿人、作者)或负有责任的单位、团体名称的全称(或不发生误解的通用简称)。示，责任者之间以“;”相隔。多个责任者具有同一职务或身份，宜将职务或身份置于最末一个责任者后的“()”中，责任者之间以“,”相隔。同一责任者有多个职务或身份，宜将多个职务或身份置于责任者后的“()”中，职务或身份之间以“,”相隔。示例1:甘肃省农业农村厅；甘肃省农业科学院示例2:甘肃省农业科学院[等]示例3:张**(项目主持人，研究员);李***,王***,马***(研究人员)6称号等，并加“()”。时著录姓氏原文和名的缩写。国别、姓氏原文和名的缩写均加“()”。著录农业科研文件材料标题的全称(或不发生误解的通用简称)。对于没有题名的农业科学研究材料，应著录能够表述主要内容的关键短语(或拟定题名，加“[]”)。一般著录每份数字农业科学技术研究文件材料的形成(生成)时间。对于单件文件材料，著录其形成(生成)时间；对于案卷，应著录卷内文件材料的起止年度(对于案卷内同一年度多份不同日期的文件材料，著录表明的年度，月日用“0000”表示；对于跨越年度的，应著录起止年度)。形成日期的著录，一般用阿拉伯数字表示，第1位数～第4位数表示年，第5位数～第6d)验收证书、评审证书、鉴定证书、成果登记证书的形成日期，应是签章日期；f)农业科研试验报告、学术论文的形成日期，应是发表日期；g)工程施工图、产品加工图的形成日期，应是设计完成后的签章日期；h)竣工图的形成日期，应是绘制完成后的签章日期；应著录本案卷(件)数据包内最早形成的数字文件材料的日期。无论是本年度或跨年度，著录起始应著录本案卷(件)数据包内最迟形成的数字文件材料的日期。无论是本年度或跨年度，著录终止76.3.6页号(件数)著录案卷(件)数据包内每份数字农业科研文件材料的页(件)数。生成的数字农业科学技术研究文件材料目录式样，见附填写反映同一内容而形式载体不同(或另行保管)的农业科学技术研究档案保管单元的档号。6.4.2案卷(件)数据情况说明指农业科学技术研究专题(课题或项目)的负责人(主持人),对案卷内文件材料的真实、完整、指完成农业科学技术研究专题(课题或项目)文件材料、研究数据整理装订组成案卷(件)的人员，指对案卷(件)文件材料记录内容、整理装订质量等情况进行全面检查的人员，签署姓名及检查日数字农业科学技术研究文件材料归档说明书，包括农业科学技术研究专题(课题/项目)简介、参加专题(课题/项目)研究人员名单、数字农业科学技术研究记载材料审查表、数字农业科学技术研究记载材料移交表。表内项目著录应当完整、准确，签章手续完备87.2数字农业科学技术研究专题(课题/项目)简介著录7.2.1数字农业科学技术研究专题(课题/项目)简介著录项目，包括专题(课题/项目)名称、所属类别、来源、编号(代号)、主持单位审查、协作单位审查、主持(负责)人、研究起止日期，以及研7.2.2生成的数字农业科学技术研究专题(课题/项目)简介式样见附录C。7.3参加专题(课题/项目)研究人员名单著录7.3.1农业科学技术研究专题(课题/项目)研究人员名单著录项目，包括姓名、职称(职务)、单位、7.3.2生成的参加专题(课题/项目)研究人员名单式样见附录C。7.4.1数字农业科学技术研究记载材7.4.2生成的数字农业科学技术研究记载材料审查表式样见附录C。7.5.1数字农业科学技术研究专题(课题/项目)记载材料移交著录项目，包括专题(课题/项目)名称、所属类别、来源、编号(代号)、移交内容、移交人签名、接收人签名。7.5.2数字农业科学技术研究专题(课题/项目)各类记载材料的归档，应履行移交手续，建立移交工7.5.3生成的数字农业科学技术研究专题(课题/项目)记载材料移交表式样见附录C。8数字农业科学技术研究案卷(件)数据包移交工作信息著录8.1数字农业科学技术研究案卷(件)数据包移交登记表的著录事项数字农业科学技术研究案卷(件)数据包移交工作信息著录项目，包括移交登记表、迁移登记表、8.2数字农业科学技术研究案卷(件)数据包移交登记表著录8.2.1数字农业科学技术研究案卷(件)数据包移交登记表著录项目，包括研究记载材料主题特征、8.2.2生成的数字农业科学技术研究文件材料案卷(件)数据包移交登记表式样见附录D。8.3数字农业科学技术研究卷(件)数据包迁移登记表著录8.3.1数字农业科学技术研究文件材料案卷(件)数据包迁移登记表著录项目，包括源系统设备情8.3.2生成的数字农业科学技术研究文件材料案卷(件)数据包迁移登记表式样见附录D。8.4数字农业科学技术研究案卷(件)数据包目录著录8.4.1数字农业科学技术研究文件材料案卷(件)数据包目录著录项98.4.2生成的数字农业科学技术研究文件材料案卷(件)数据包目录式样见附录D。8.5.1数字农业科学技术研究数码照片著录项目，主要包括编号、题名、背景、地点、拍摄人、拍摄8.5.3生成的数字农业科学技术研究数码照片目录式样见附录D。8.6数字农业科学技术研究视频(录音录像)信息著录8.6.1数字农业科学技术研究视频(录音录像)著录项目，主要包括编号、题名、背景、实景地点、8.6.2视频(录音录像)的归档著录，应建立归档著录工作制度及质量要求，易于检索查找利用。8.6.3生成的数字农业科学技术研究视频(录音录像)目录式样见附录D。9.1数字农业科学技术研究档案归档目录著录项目，包括序号、全宗号、分类号、案卷号、移交接收9.2生成的数字农业科学技术研究档案归档目录式样见附录E。10数字农业科学技术研究档案案卷(件)数据包标识数字农业科学技术研究档案案卷(件)数据包标识著录项目，包括数据包题名、著录事项、研究文件材料(相关数码照片、视频)、存储格式。10.3责任(形成)单位名称著录承担完成农业科研专题(课题/项目)法人单位名称的全称。著录本案卷(件)数据包内农业科研文件材料形成时间的最早至最迟年度，如果是一个年度内的不同日期，只著录年度，月日用“0000”代替。示例，如2024年5月至12月，著10.5案卷(件)题名著录本案卷(件)专题(课题或项目)题名的全称。著录研究文件材料、数码照片、视频、录音录像生成、传递、处理时的通用格式，应当满足长期存储、易于利用需求。10.7数字农业科学技术研究文件材料组织方式与数据包著录事项见表1。表1数字农业科学技术研究文件材料组织方式与数据包著录事项数据包题名著录事项(相关数码照片、视频)责任者(形成单位)案卷(件)题名归档文件目录文本格式：ofd、pdf、研究文件材料一研究文件材料三.…照片照片说明照片一照片格式：jpg、tiff、照片二视频说明视频一视频格式：mp4、avi、同上归档文件目录研究文件材料一照片照片说明照片一照片二同上同上同上同上同上同上同上同上注1:数据包命名，名称、文件夹及文件，中间使用短横线“-”相连，不留空格。11数字农业科学技术研究档案案卷(件)标识著录11.1案卷(件)标识著录数字农业科学技术研究档案案卷(件)标识著录，由档案馆(室)负责完成。依据农业科学技术研究档案分类方案，结合案卷(件)数据信息包的内容，通过主题解析，分类排序，编制档号，统一著录信息，生成固化标识版式格式，贯通案卷(件)数据信息包与检索目录的内在联系。有利于达到与其他系统、数据进行交互的目的与查找利用。根据确定的分类序列层级，结合研究专题(课题/项数字农业科学技术研究档案案卷(件)档号，应包括全宗号、分类号、案卷号、页(件)数、起止b)类别级档号取类别号及其上位类代码，即“全宗号-类别号”;c)案卷级档号取案卷号/组号/册号及上位类代码，即“全宗号-类别号-案卷号/组号/册号”;d)文件级档号取件号/页号及上位类代码，即“全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号e)或“全宗号-类别号-件号”;f)档案馆(室)内管理档案时，档号作为档案的独有标识；馆际交流时，宜采用“档案馆代码-将给定的类别及层级序列分类号代码著录于档号项目栏内。一般将分类号内嵌于档案管理系统档将案卷(件)依次排列形成的案卷号著录于档号项目栏内，见3.12。11.4.5页号(件数)将案卷(件)数据包内页(件)总数代码著录于档案项目栏内。填写案卷(件)数据包内文件材料形成的起止日期。将确定的案卷(件)保管期限著录于档号项目栏内。密级是确定的案卷(件)保密等级。应著录农业科学技术研究文件材料形成时所确定的密级及保密示例1:机密★10年。示例2:机密★10年，2034年届满。示例3:秘密★10年，2034年1月解密。示例4:内部控制★3年，2026年1月解密。著录反映同一内容而形式载体不同(或另行保管)的案卷(件)档号。成日期、文本格式、件数、数据量(GB)、保管期限、密级、存储路径、移出或销毁(地点时间)、备著录本研究专题(课题/项目)归档案卷(件)数量的排列流水号。见11.3.2。见11.3.3。见11.3.4。著录承担完成本研究专题(课题/项目)的法人单位名称的全称。题名是表达农业科学技术研究档案案卷(件)中心内容、形式特征的名称，可以是文件题名、案卷题名、类别题名。文件题名一般著录正题名，也可能同时存在并列题名、副题名一般包括责任者、内容主题和载体形式，类别题前加“=”。解释或从属于正题名的另一题名。正题名能够反映案卷(件)内容时，副题名不必著录。见6.3.5。12.9页号(件数)著录本案卷(件)数据包内文件材料的总页(件)数或总件数。著录本案卷(件)内农业科研文件材料的标注的最长保管期限。著录本案卷(件)内农业科研文件材料的标注的最高密级。著录本案卷(件)数据在计算机虚拟空间的存储路径位置。存储位置是数字农业科学技术研究档案档案的物理或逻辑存址。传统载体数字农业科学技术研究备注是其他著录项目中无法展现但需要解释和补充的信息。各著录项目中需注明的信息应按照各是指完成数字农业科学技术研究档案著录工作的人员。主要包括著录人员的姓名、姓名与工作单位名称之间“,”相隔，多个著录者之间以”;”相隔。13.2著录日期是指数字农业科学技术研究档案案卷(件)占用空间的数据量，一般以GB为计量单位。是指案卷(件)数据包在计算机等电子设备中组织和存储的编码式，一般著录元数据格式，必要时14数字农业科学技术研究档案备份载体(介质)标引著录合理制定备份制度，明确档案部门信息安全管理基础条件及备份职数字农业科学技术研究档案数据备份管理，应与其他门类电子档案一并计划和建立安14.3备份载体(介质)标识著录对计算机管理系统虚拟空间备份或离线迁移存储备份磁光盘(移动硬盘)等，应做好备份载体(介质)标识著录，建立查找引擎路径，有利于安全管理和快捷查找利用服务。14.4备份载体(介质)标识项目数字农业科学技术研究档案备份载体(光盘/磁盘等)标识著录，包括但不限于备份单位(责任者)生成备份载体(光盘/磁盘/硬盘等)标签，并及时完成登记。14.5备份单位(责任者)著录备份载体(介质)单位(形成者)的名称全称。14.6备份载体(介质)题名(命名)备份载体(光盘/磁盘/硬盘等)题名(命名)格式，应与数字农业科学技术研究档案原始数据题名相一致。如果有多个题名，应综合分析撰写命名，命名及组织方式应能快速、准确地检索到目标文件。14.7备份载体(介质)著录格式内容明细等重要事项的著录。数字农业科学技术研究档案备份登记表见附录G。字农业科学技术研究档案案卷(件)完成毁灭性处置情况进行著录，包括销毁目录、销毁时间和销毁方数字农业科学技术研究档案查阅利用著录，主要包括序号、查阅日期、查/责任者)、利用目的与效果、复印数量、扫描数量、保管期限、案卷(件)档号、借阅人签名、归还应著录数字农业科学技术研究档案案卷(件)题名、关键词、主题词，或责任者名称。应著录数字农业科学技术研究档案案卷(件)主题题目。著录数字农业科学技术研究档案案卷(件)主题关键词、词组。能够精确表达并具有检索意义的关键词、词组，或非规范化的短语、词组，有利于检索查找。多个关键词之间以“;”相隔。著录数字农业科学技术研究档案案卷(件)主题词、词组，能够精确表达数字农业科学技术研究文16.2.5著录的选择性著录数字农业科学技术研究档案案卷(件)的形成单位名称、主要研究专家姓名等。多个责任者之间以“;”相隔。16.3.1重要数字农业科学技术研究档案查阅利用审批著录事项，包括借阅案卷(件)题名、借阅利用16.3.2生成重要数字农业科学技术研究档案查阅利用审批单见附录L。(资料性)数字农业科学技术研究文件材料目录数字农业科学技术研究文件材料目录见图A.1。文件编号责任者文件材料题名形成日期页数图A.1数字农业科学技术研究文件材料目录(资料性)备考表备考表见图B.1。图B.1备考表(资料性)数字农业科研文件材料数据汇集管理表单图C.1～图C.4给出了数字农业科研文件材料数据汇集管理表单。所属类别编号(代号)审查意见：负责人(签名):单位(盖章):审查意见：负责人(签名):单位(盖章):负责人(签名):□阶段完成□最终完成□中断或停止研究结果等情况说明研究专题经费预算和决算简要说明成果推广情况和经济、社会效益情况说明获奖或获得专利情况说明研究专题形成的著作、论文等情况说明图C.1数字农业科学技术研究专题(课题/项目)简介姓名职称(职务)日期本人签名图C.2参加专题(课题/项目)研究人员名单审查内容审查部门审查意见的真实性、完整性、准确性、系统性和有效性检测意见□永久□30年□10年□绝密□机密□秘密□公开负责人(签字):负责人(签字):负责人(签字):单位(盖章):农业科研文件材料收集、整理、部门检查人(签字):单位(盖章):农业科研专题(课题/项目)题名所属类别编号(代号)移交内容卷件底图张(张)蓝图卷(张)照片册(张)盘(件)其它移交人(签名)移交时间接收人(签名)接收时间备注(资料性)研究记载材料主题特征责任(形成)单位(部门)专题(课题/项目)题名载体类型记录期间档号(档案部门著录)责任人(主持/负责人)载体设备环境特征(主机、服务器型号、厂商等)(型号、版本等)处理工具、浏览器、压缩或解密软件等)文本记录形式特征记录结构(物理、逻辑)类型□定长□可变长□其他□一件一盘□多件一盘□一件多盘□多件多盘移交接收主责任体领导(签字):单位(盖章):移交人(签名):部门接收人(签字):