2026年口碑服务公司物资与设备台账管理制度

2026年口碑服务公司物资与设备台账管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）物资与设备台账的建立、维护、更新及管理工作，构建“账实相符、动态可控、全程追溯”的台账管理体系，精准掌握公司物资与设备存量、流向及状态，为资产管理决策提供可靠数据支撑，保障公司口碑服务业务（包括但不限于品牌口碑维护、舆情监测与应对、用户评价管理、客户口碑代运营等）顺利开展，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》及公司资产管理、财务管理制度等相关规定，结合公司实际情况，制定本制度。第二条本制度所称物资台账，是指记录公司各类消耗性物资、低值易耗品及固定资产类物资（包括办公文具、打印耗材、宣传物料、检测试剂等）的基础信息、采购、入库、领用、消耗、盘点、处置等全流程信息的管理档案；所称设备台账，是指记录公司各类生产经营及管理用设备（包括计算机、服务器、舆情监测设备、数据存储设备、办公自动化设备等）的基础信息、购置、安装、使用、维护、调拨、盘点、处置等全生命周期信息的管理档案；所称台账管理，是指对台账的建立、录入、审核、更新、保管、查阅、销毁等全流程进行规范管控的管理活动。第三条物资与设备台账管理遵循“真实准确、完整规范、动态更新、全程追溯、权责明晰、安全保密”的核心原则，确保台账信息与物资设备实际情况一致，为资产管理、成本核算、风险防控提供有效支撑。第四条本制度适用于公司所有物资与设备台账的管理工作，覆盖公司全体员工、各部门及外委服务合作方涉及的物资与设备相关台账活动。公司行政部为物资与设备台账管理的统筹牵头部门，负责台账管理体系的搭建、制度制定、监督检查及统筹协调；各业务部门、职能部门为台账建立与维护的责任主体，负责本部门相关物资与设备台账的日常录入、更新及保管；财务部负责台账信息的财务核实与对接，确保账账相符、账实相符；技术部负责提供台账信息化管理的技术支撑；公司管理层负责重大台账管理事项的审批及资源保障。第五条开展物资与设备台账管理工作的核心目标：建立标准化、规范化的台账管理流程，确保台账信息真实完整；实现物资与设备全生命周期动态追溯，降低资产流失风险；通过台账数据分析优化物资采购与设备配置，提升资产管理效率；强化资产管理责任意识，保障公司资产安全完整。第二章组织架构与职责分工第六条公司建立“统筹牵头+责任主责+部门协同”的物资与设备台账管理体系，明确各层级、各部门的职责边界，确保台账管理工作有序高效推进。第七条行政部（统筹牵头部门）职责：（一）牵头制定并定期修订公司物资与设备台账管理制度及相关操作细则，明确台账建立标准、录入规范、更新要求、保管期限及各部门职责；（二）负责搭建公司物资与设备台账管理体系，统一台账格式、信息字段及分类编码规则，推动台账信息化管理建设；（三）负责组织各部门开展物资与设备台账的初始化建立工作，指导各部门规范完成台账录入；（四）负责监督各部门台账建立、更新、维护的及时性、准确性及完整性，定期组织开展台账核查工作；（五）负责统筹管理公司级物资与设备总台账，汇总各部门台账信息，形成全公司物资与设备资产清单；（六）负责台账管理相关培训工作的组织开展，提升各部门台账管理人员的业务能力；（七）负责协调解决台账管理过程中的跨部门问题，对台账管理工作进行总结分析，提出优化改进建议。第八条各业务部门、职能部门（责任主体）职责：（一）组织本部门员工学习并严格执行本制度及台账管理操作细则，明确本部门台账管理人员及岗位职责；（二）负责本部门所需物资、使用设备的台账建立工作，确保台账信息及时录入、完整准确；（三）负责本部门台账的日常更新维护，及时记录物资采购、入库、领用、消耗及设备使用、维护、调拨、故障等相关信息；（四）负责本部门台账的日常保管工作，建立台账查阅、借阅登记制度，确保台账信息安全；（五）配合行政部、财务部开展台账核查、盘点工作，及时整改台账管理过程中发现的问题；（六）指定专人作为本部门台账管理联络员，负责对接行政部，反馈台账管理相关情况及问题。第九条财务部职责：（一）负责对接行政部及各部门，对物资与设备台账信息进行财务层面的核实，确保台账信息与财务账目一致；（二）负责依据台账信息开展物资与设备的成本核算、资产折旧计提等工作；（三）配合行政部开展物资与设备盘点及台账核查工作，对盘点差异进行财务层面的分析与处理；（四）负责监督台账管理过程中涉及资金使用、资产价值核算的合规性。第十条技术部职责：（一）负责为台账信息化管理提供技术支撑，协助搭建或优化台账管理信息系统，保障系统稳定运行；（二）负责台账管理信息系统的技术维护、故障排查及数据安全保障工作，定期开展数据备份；（三）配合行政部开展台账信息化管理培训，提供技术层面的指导与支持。第十一条公司管理层职责：（一）审批公司物资与设备台账管理制度及重大调整方案；（二）审批台账信息化建设、重大资产处置相关的台账变更等重大事项；（三）监督物资与设备台账管理体系的有效运行，协调解决跨部门重大争议事项；（四）保障台账管理工作所需的人力、物力、财力等资源。第三章台账建立规范第十二条台账建立应遵循“统一标准、分类建档、信息完整、精准录入”的要求，行政部统一制定台账建立标准及格式模板，各部门严格按照标准执行。第十三条物资台账建立规范：（一）建立范围：公司所有用于业务开展及运营管理的物资，包括消耗性物资（如办公文具、打印耗材）、低值易耗品（如U盘、鼠标）、固定资产类物资（如价值较高的宣传设备）等，均需建立物资台账；（二）核心信息：物资台账应包含以下核心信息，确保信息完整可追溯：1.基础信息：物资名称、规格型号、分类编码、计量单位、单价、供应商信息、生产厂家等；2.采购信息：采购日期、采购数量、采购金额、采购合同编号、发票信息等；3.入库信息：入库日期、入库数量、验收结果、存储位置、入库经办人等；4.领用信息：领用日期、领用部门、领用人员、领用数量、用途、领用经办人等；5.消耗/库存信息：消耗日期、消耗数量、库存余量、库存盘点记录等；6.处置信息：处置日期、处置原因、处置方式、处置数量、处置收入/费用等（适用于可处置的物资）；（三）建立流程：各部门根据物资采购计划及实际需求，在物资入库验收合格后3个工作日内，完成物资台账的初始建立；行政部汇总各部门物资台账，建立公司级物资总台账。第十四条设备台账建立规范：（一）建立范围：公司所有拥有或租赁的生产经营及管理用设备，包括计算机、服务器、舆情监测设备、数据存储设备、打印机、复印机等，均需建立设备台账；租赁设备需单独建立租赁设备台账，明确租赁期限、租金等信息；（二）核心信息：设备台账应包含以下核心信息，实现全生命周期追溯：1.基础信息：设备名称、规格型号、分类编码、生产厂家、序列号、技术参数、购置价格、使用年限等；2.购置/租赁信息：购置/租赁日期、购置/租赁合同编号、供应商/出租方信息、发票信息、付款情况等；3.入库与安装信息：入库日期、验收结果、安装调试情况、安装地点、验收经办人等；4.使用信息：使用部门、使用人员、启用日期、使用状态（在用、闲置、维修、停用）等；5.维护保养信息：维护保养日期、维护保养内容、维护机构/人员、维护费用、维护结果等；6.故障与维修信息：故障发生日期、故障描述、维修日期、维修机构/人员、维修费用、维修结果等；7.调拨信息：调拨日期、调出部门、调入部门、调拨原因、调拨经办人等；8.处置信息：处置日期、处置原因、处置方式（报废、转让、捐赠等）、处置收入/费用、处置经办人等；（三）建立流程：设备购置或租赁完成并验收合格后5个工作日内，使用部门完成设备台账的初始建立，录入完整基础信息及购置/租赁信息；行政部审核确认后，纳入公司级设备总台账管理。第十五条台账分类编码规则：行政部统一制定物资与设备分类编码规则，编码应包含资产类别、部门归属、购置年份等核心要素，确保编码唯一、规范，便于台账查询与管理。各部门严格按照统一编码规则为物资与设备编制编码并录入台账。第十六条台账建立方式：鼓励采用信息化方式建立台账，通过公司台账管理信息系统完成信息录入与管理；暂未实现信息化管理的，可采用纸质台账形式，但需明确台账保管责任人及保管要求，后续逐步推进信息化升级。第四章台账日常管理第十七条台账更新维护：各部门应建立台账动态更新机制，确保台账信息与物资设备实际状态实时一致。具体更新要求如下：（一）物资台账更新：1.物资入库、领用、消耗后，相关部门需在2个工作日内更新台账对应信息，确保库存余量准确；2.物资采购信息发生变更（如供应商调整、单价变动）时，应及时更新台账；3.物资发生处置时，需在处置完成后3个工作日内完成台账处置信息录入及状态更新；（二）设备台账更新：1.设备使用部门、使用人员发生变动时，需在变动后1个工作日内更新台账；2.设备开展维护保养、维修后，需在工作完成后2个工作日内录入相关信息；3.设备发生调拨时，调出部门与调入部门需在调拨完成后3个工作日内同步更新台账信息；4.设备达到使用年限或因其他原因处置时，需在处置完成后5个工作日内完成台账处置信息录入及状态更新（标注“已处置”）；5.设备租赁期限届满、续租或终止租赁时，需及时更新台账租赁信息及使用状态；（三）更新责任人：各部门台账管理联络员为台账更新的直接责任人，确保更新信息准确、完整；行政部定期对台账更新情况进行抽查核实。第十八条台账审核：建立台账多级审核机制，确保台账信息准确无误。具体审核要求如下：（一）部门内部审核：台账信息录入或更新后，部门负责人需在3个工作日内完成审核，对信息的准确性、完整性进行把关；（二）行政部审核：各部门完成台账更新并经内部审核后，行政部对公司级总台账信息进行汇总审核，每月至少开展一次集中审核，发现问题及时反馈相关部门整改；（三）财务对接审核：财务部每季度将财务账目与行政部台账信息进行核对，确保账账相符、账实相符，对核对发现的差异及时协调解决。第十九条台账保管：台账保管应遵循“安全规范、便于查阅、全程追溯”的要求，具体保管要求如下：（一）信息化台账保管：技术部负责台账管理信息系统的数据安全与备份，定期开展异地备份，确保数据不丢失；各部门用户妥善保管系统账号及密码，严禁转借他人使用，防止信息泄露；（二）纸质台账保管：纸质台账需存放于专用档案柜，由专人负责保管，做好防潮、防火、防盗、防蛀等防护措施；建立纸质台账查阅、借阅登记制度，借阅人需签字确认，明确借阅期限，确保台账完好；（三）保管期限：1.一般物资台账保管期限为物资处置完成后3年；2.设备台账保管期限为设备处置完成后5年；3.涉及重大资产、大额资金的物资与设备台账，永久保管；（四）台账移交：台账保管人员岗位变动或离职时，需办理台账移交手续，填写《台账移交清单》，明确移交内容、移交日期，经部门负责人审核确认后完成移交，确保台账管理的连续性。第二十条台账查阅与使用：各部门因工作需要查阅台账信息的，需向台账保管部门提出申请，说明查阅用途及范围，经批准后在指定场所查阅；严禁擅自复制、摘抄台账中的敏感信息（如采购价格、资产价值、供应商信息等）；确需对外提供台账信息的，需经公司管理层审批，并采取脱敏处理等安全措施。第二十一条台账销毁：达到保管期限的台账，由各部门提出销毁申请，填写《台账销毁申请表》，附上台账清单及保管期限说明，经部门负责人审核、行政部复核、公司管理层审批后，方可开展销毁工作；销毁过程需有2人以上在场监督，做好销毁记录，确保销毁彻底、安全；涉及重大资产的永久保管台账，不得销毁。第五章台账核查与盘点对接第二十二条公司建立定期台账核查机制，结合物资与设备盘点工作，确保台账信息与实际情况一致。核查工作分为日常核查、季度核查及年度核查。第二十三条日常核查：各部门台账管理人员每日对本部门台账更新情况进行自查，核对当日录入、更新的信息与实际业务是否一致；行政部不定期对各部门台账信息进行抽查，每月抽查比例不低于30%，及时发现并纠正台账信息错误、遗漏等问题。第二十四条季度核查：每季度末，行政部组织各部门开展台账集中核查工作，各部门先完成本部门台账与实物的核对，形成《部门台账核查报告》，说明核查情况、发现的差异及原因；行政部汇总各部门核查报告，开展跨部门复核，对差异情况提出处理建议，报公司管理层审批后，协调相关部门完成整改及台账调整。第二十五条年度核查：每年年底，行政部联合财务部、各业务部门开展年度台账全面核查工作，结合年度物资与设备盘点结果，对台账信息进行全面核对，重点核查资产数量、价值、使用状态等核心信息的准确性；形成《年度台账核查报告》，总结全年台账管理情况，分析存在的问题，提出改进措施，报公司管理层审批后落实。第二十六条核查差异处理：核查过程中发现台账信息与实物不符的，需及时查明差异原因（如录入错误、资产流失、损坏未记录等），明确责任主体；对录入错误的，立即修正台账信息；对资产流失、损坏的，按公司资产损失处理相关规定追究责任；对其他原因造成的差异，制定针对性整改措施，确保台账信息与实物一致。第二十七条台账与盘点的对接：物资与设备盘点工作需以台账信息为基础，盘点人员根据台账清单开展实地盘点；盘点完成后，将盘点结果与台账信息核对，形成盘点差异表，同步更新台账信息，实现台账与盘点工作的闭环对接。第六章监督检查与责任追究第二十八条建立“日常监督+定期检查+年度评估”的物资与设备台账管理监督检查机制，确保本制度有效执行，台账管理工作规范开展。第二十九条监督检查方式：（一）日常监督：行政部对各部门台账建立、更新、维护的及时性、准确性及完整性