2026年口碑服务公司物资与设备追溯管理制度

2026年口碑服务公司物资与设备追溯管理制度第一章总则第一条为规范口碑服务公司（以下简称“公司”）物资与设备的全生命周期管理，建立健全物资与设备追溯体系，确保物资与设备流转全程可查、责任可究，保障公司资产安全，提升资产管理精细化水平，依据《中华人民共和国安全生产法》《企业资产管理通则》等相关法律法规及公司实际经营需求，制定本制度。第二条本制度适用于公司各部门、各业务线所采购、使用、保管、转移、报废的全部物资与设备，涵盖物资与设备从采购入库到报废处置的全生命周期追溯管理活动。公司全体员工在参与物资与设备相关工作时，均需严格遵守本制度规定。第三条物资与设备追溯管理遵循“全程覆盖、信息真实、权责清晰、便捷可查、动态更新”的核心原则，确保追溯信息的完整性、准确性和时效性，为资产管控、风险预警、责任认定提供可靠依据。第四条本制度所指追溯管理，是指通过制定统一的编码规则、建立追溯信息台账、规范信息记录流程，对物资与设备的采购来源、验收情况、仓储状态、使用维护、转移调配、报废处置等关键环节信息进行全程记录与跟踪，实现物资与设备流转轨迹可追溯、相关责任可倒查的管理活动。第五条本制度所指追溯信息，包括物资与设备基础信息、采购验收信息、仓储保管信息、使用维护信息、转移调配信息、报废处置信息及相关责任主体信息等。第二章管理职责分工第六条行政后勤部门是公司物资与设备追溯管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）负责本制度的制定、修订、解释与组织实施，组织开展追溯管理相关培训，确保各部门人员掌握追溯管理要求及操作规范；（二）制定统一的物资与设备编码规则和追溯信息记录标准，搭建追溯管理信息台账体系，统筹追溯信息的汇总、整理与归档；（三）监督各部门追溯信息记录的及时性、真实性和完整性，指导各部门开展追溯管理相关工作，协调解决追溯管理过程中出现的问题；（四）负责追溯信息的日常管理与维护，保障追溯体系的正常运行，定期对追溯管理工作进行总结分析，提出优化改进措施；（五）组织开展物资与设备追溯核查工作，配合相关部门做好责任认定与追溯信息查询工作。第七条各业务部门、职能部门是物资与设备追溯管理的直接责任部门，主要职责包括：（一）指定专人担任部门追溯管理员，负责本部门所使用、保管物资与设备的追溯信息收集、记录、上报工作，确保信息及时准确录入追溯台账；（二）严格按照本制度及编码规则要求，对本部门物资与设备进行标识管理，确保物资与设备编码清晰、唯一，避免混淆；（三）在物资与设备采购、验收、使用、维护、转移、报废等环节，完整记录相关追溯信息，及时向行政后勤部门报送异常情况及追溯信息变更内容；（四）配合行政后勤部门开展追溯核查、信息汇总等工作，提供相关追溯资料，协助解决追溯管理过程中的具体问题。第八条采购部门负责物资与设备采购环节的追溯信息管理，主要职责包括：（一）在采购过程中，收集供应商资质、采购合同、采购订单等相关信息，确保采购来源可追溯；（二）物资与设备到货后，及时将采购信息反馈给行政后勤部门及使用部门，配合开展验收环节的追溯信息记录工作；（三）妥善保管采购环节的追溯相关资料，按要求提交行政后勤部门归档，配合追溯核查过程中的采购信息查询工作。第九条财务部门负责追溯管理中的资金与核算相关信息管理，主要职责包括：（一）记录物资与设备采购金额、付款情况、折旧核算、报废核销等财务信息，确保财务信息与追溯信息的衔接一致；（二）参与物资与设备追溯核查工作，对追溯信息中的财务数据真实性、准确性进行核实；（三）妥善保管财务核算相关的追溯资料，配合追溯信息查询与责任认定工作。第十条审计监督部门负责对物资与设备追溯管理工作的监督审计，主要职责包括：（一）定期或不定期对追溯管理制度的执行情况进行监督检查，核查追溯信息的真实性、完整性和及时性；（二）对追溯管理过程中存在的违规行为进行调查核实，提出整改意见并监督整改落实；（三）监督追溯管理相关责任追究工作的执行情况，确保责任落实到位。第三章追溯范围与编码规则第十一条追溯管理覆盖的物资与设备范围包括：（一）办公类物资：办公用纸、笔墨、文件夹、打印机硒鼓、电脑配件等消耗性办公用品及办公家具；（二）服务类物资：为客户提供服务过程中使用的一次性用品、清洁用品、包装材料、服务工具等；（三）生产辅助类设备：服务作业工具、检测仪器、维修设备、计量器具等；（四）办公自动化设备：电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、服务器等；（五）运输设备：服务用车、物资配送车辆等；（六）其他类：价值在500元及以上、使用年限超过1年的各类物资与设备，以及虽价值较低但对业务开展有重要影响的关键物资。第十二条行政后勤部门制定统一的物资与设备编码规则，编码采用18位字符组合，确保每一项物资与设备拥有唯一的身份标识，编码规则如下：（一）第1-2位：物资与设备类别代码（01-办公类物资、02-服务类物资、03-生产辅助类设备、04-办公自动化设备、05-运输设备、06-其他类）；（二）第3-6位：采购年份代码（如2026代表2026年采购）；（三）第7-10位：采购批次代码（按年度内采购批次顺序编号，如0001代表年度第一批次）；（四）第11-18位：物资与设备序列号（按同一批次内物资与设备的数量顺序编号，从00000001开始递增）。第十三条物资与设备编码的使用要求：（一）编码由行政后勤部门在物资与设备验收入库时统一编制，打印成标识标签粘贴于物资与设备显著位置，对于小型物资或不易粘贴标签的设备，可将编码记录于对应的追溯台账中并做好关联；（二）标识标签应清晰、牢固，避免因磨损、脱落导致编码丢失；若标签损坏或脱落，使用部门应及时向行政后勤部门申请重新制作并粘贴；（三）任何部门和个人不得擅自修改、涂抹或损坏物资与设备编码，确需变更编码的，需向行政后勤部门提交申请，经审批同意后由行政后勤部门统一处理。第四章追溯流程与信息记录第十四条采购验收环节追溯管理：（一）采购部门在签订采购合同后，需在3个工作日内将供应商名称、供应商联系方式、采购合同编号、采购物资/设备名称、规格型号、数量、采购金额、预计到货时间等信息报送行政后勤部门，录入追溯管理台账；（二）物资与设备到货后，行政后勤部门会同采购部门、使用部门开展联合验收，验收人员需记录验收时间、验收人员、验收结果（合格/不合格）、不合格原因及处理措施等信息，对合格物资与设备编制唯一编码并粘贴标识标签；（三）验收完成后，行政后勤部门在2个工作日内将验收信息、编码信息补充录入追溯台账，同时将验收报告、合格证明等相关资料归档保存。第十五条仓储保管环节追溯管理：（一）仓库管理人员需在物资与设备入库时，记录入库时间、存放位置、入库人员等信息，更新追溯管理台账，确保台账信息与实际入库情况一致；（二）在仓储保管过程中，定期对物资与设备进行检查，记录检查时间、检查人员、物资/设备状态（完好/损坏/过期）等信息，对出现异常情况的，及时标注并向行政后勤部门上报；（三）物资与设备出库时，仓库管理人员需记录出库时间、领用部门、领用人员、领用用途、出库数量等信息，核对领用部门追溯管理员签字确认后，更新追溯台账。第十六条使用维护环节追溯管理：（一）使用部门追溯管理员需在物资与设备领用时，核对编码信息及追溯台账记录，确认无误后接收；在使用过程中，记录使用人员、使用时间、使用地点、使用状态等信息；（二）对于需要定期维护保养的设备，行政后勤部门制定维护保养计划，记录维护保养周期、内容、责任人；使用部门需配合开展维护保养工作，记录维护保养时间、维护人员、维护内容、维护结果等信息，及时反馈给行政后勤部门更新追溯台账；（三）物资与设备在使用过程中出现故障或损坏的，使用部门需及时记录故障/损坏时间、原因、故障现象、处理措施、维修人员、维修费用等信息，上报行政后勤部门，由行政后勤部门更新追溯台账并归档相关维修资料。第十七条转移调配环节追溯管理：（一）物资与设备在公司内部部门之间转移调配时，转出部门需提前向行政后勤部门提交转移申请，说明转移原因、转移物资/设备名称、编码、数量、转出部门、转入部门、转移时间等信息；（二）行政后勤部门审核通过后，组织转出部门与转入部门办理交接手续，双方追溯管理员共同核对物资与设备编码、状态等信息，记录交接时间、交接人员，签字确认后，由行政后勤部门更新追溯台账中的部门归属信息；（三）若物资与设备需对外借用，使用部门需提交对外借用申请，经公司管理层审批同意后，记录借用单位、借用人员、联系方式、借用期限、归还时间等信息，由行政后勤部门更新追溯台账，借用期间的物资与设备管理责任由借用单位承担。第十八条报废处置环节追溯管理：（一）使用部门对符合报废条件的物资与设备，提交报废申请，说明报废原因、物资/设备名称、编码、规格型号、使用年限、报废状态等信息，附相关检测报告或故障证明；（二）行政后勤部门会同财务部门、技术部门开展报废评估，记录评估时间、评估人员、评估结果，提出处置意见；报废申请经公司管理层审批同意后，记录报废审批时间、审批意见；（三）行政后勤部门负责组织报废物资与设备的处置工作，记录处置时间、处置方式（变卖/回收/销毁）、处置单位、处置金额（如有）等信息，及时更新追溯台账，标注报废状态；（四）财务部门根据报废处置结果，进行账务核销处理，记录核销时间、核销金额等信息，将相关财务资料提交行政后勤部门归档。第五章追溯信息管理第十九条行政后勤部门建立统一的物资与设备追溯管理信息台账，台账采用电子台账与纸质台账相结合的方式管理，电子台账便于日常查询与更新，纸质台账作为备份归档保存。第二十条追溯信息记录需遵循“实时记录、全程留痕”的要求，各环节信息记录责任人需在业务完成后2个工作日内完成信息录入或更新，确保追溯信息的时效性；信息记录需真实、准确，不得虚报、瞒报、篡改，相关数据需有原始凭证支撑。第二十一条追溯信息的收集范围包括：（一）基础信息：物资/设备名称、规格型号、编码、生产厂家、采购价格、使用年限、初始状态等；（二）采购验收信息：供应商信息、采购合同编号、采购订单、验收时间、验收人员、验收结果等；（三）仓储保管信息：入库时间、存放位置、出库时间、领用部门、领用人员等；（四）使用维护信息：使用人员、使用时间、使用地点、维护保养记录、故障维修记录等；（五）转移调配信息：转移时间、转出部门、转入部门、交接人员、对外借用信息等；（六）报废处置信息：报废申请时间、报废原因、评估结果、审批意见、处置方式、处置单位等；（七）责任主体信息：各环节相关责任人、经办人等。第二十二条追溯信息的查询与使用：（一）各部门因工作需要查询追溯信息的，需向行政后勤部门提交查询申请，说明查询事由、查询范围，经行政后勤部门负责人审批同意后，方可查询相关信息；（二）审计监督部门、财务部门因监督、核算工作需要查询追溯信息的，可直接向行政后勤部门调取相关台账资料；（三）外部单位因执法检查、合作核查等需要查询追溯信息的，需提供相关证明文件，经公司管理层审批同意后，由行政后勤部门配合提供相关信息，同时做好信息保密工作；（四）任何部门和个人不得擅自将追溯信息泄露给无关单位或个人，不得利用追溯信息从事违法违规活动。第二十三条追溯信息的归档与保管：（一）行政后勤部门负责追溯信息相关资料的归档工作，包括采购合同、验收报告、维护维修记录、转移交接单、报废申请表、评估报告等原始资料，以及电子台账、纸质台账等；（二）归档资料需分类整理、编号登记，建立归档目录，电子台账定期备份，确保信息安全；（三）追溯信息资料的保管期限为：一般物资与设备追溯资料保管期限不少于3年，价值较高、重要性强的设备追溯资料保管期限不少于5年，报废处置完成后，相关资料继续保管3年方可按规定销毁；（四）追溯信息资料的销毁需经公司管理层审批同意，由行政后勤部门会同审计监督部门共同监督销毁，做好销毁记录。第六章监督检查与责任追究第二十四条行政后勤部门每季度组织一次追溯管理专项检查，重点检查各部门追溯信息记录的及时性、真实性、完整性，物资与设备编码标识的规范情况，追溯台账的更新维护情况等；每年年底开展一次全面的追溯管理核查工作，形成检查报告上报公司管理层。第二十五条审计监督部门不定期对追溯管理制度的执行情况进行审计，核查追溯信息的准确性、归档资料的完整性，对发现的问题提出整改建议，监督相关部门限期整改。第二十六条对在追溯管理工作中存在以下行为的，公司将追究相关部门及人员的责任：（一）未按规定记录追溯信息，导致追溯信息缺失、不完整的，给予相关责任人通报批评，责令限期补全信息；（二）虚报、瞒报、篡改追溯信息，或擅自修改、损坏物资与设备编码的，给予相关责任人绩效考核扣分，情节严重的，给予行政处分；造成公司资产损失的，承担相应的经济赔偿责任；（三）未按规定办理物资与设备转移、报废等手续，导致追溯链条断裂的，给予相关部门负责人及经办人通报批评，绩效考核扣分；造成资产流失的，追究相应的经济责任；（四）泄露追溯信息给公司造成损失的，给予相关责任人行政处分及经济赔偿；构成犯罪的，移交司法机关处