2026年口碑服务公司运维耗材管理制度

2026年口碑服务公司运维耗材管理制度第一章总则第一条为规范公司运维耗材的管理工作，保障运维工作的顺利开展，优化耗材资源配置，降低运维成本，避免浪费，确保运维耗材质量可靠、使用合规，依据国家相关物资管理法律法规及公司内部管理规范，结合公司口碑服务业务运维工作特点和实际经营情况，制定本制度。第二条本制度所称运维耗材，是指公司开展运维工作过程中，用于设备维护、系统保障、场地运维等所需的各类消耗性物资及辅助材料，主要包括办公运维类（如打印机硒鼓、墨盒、打印纸等）、网络通信类（如网线、水晶头、光纤跳线等）、设备维修类（如螺丝、接口配件、散热硅脂等）、安防监控类（如监控摄像头电源、报警设备传感器等）、电气照明类（如运维区域灯泡、应急照明电池等）等。第三条本制度适用于公司运维耗材的计划编制、采购、验收、储备、领用、使用、盘点、报废及相关监督管理等全生命周期活动，覆盖公司各部门、各业务站点的运维耗材管理工作及全体相关从业人员。第四条运维耗材管理遵循“统筹规划、按需配置、规范流程、节约高效、全程追溯”的原则，在保障运维工作正常开展的前提下，合理控制耗材库存和采购成本，提高资源利用效率。第五条公司建立“统一归口、分级负责、分工协作”的运维耗材管理机制，明确各部门管理职责，确保各项管理要求落地执行，实现运维耗材的规范化、精细化管理。第二章管理职责第六条公司管理层主要职责：审批运维耗材年度采购预算和重大耗材采购计划；协调解决运维耗材管理过程中的重大问题；审批运维耗材管理相关的重要事项。第七条行政（运维）管理部门是运维耗材管理的归口管理部门，主要职责包括：（一）牵头制定和修订运维耗材管理制度及相关操作规范；（二）统筹编制运维耗材年度采购预算和月度采购计划，报管理层审批后组织实施；（三）负责运维耗材的统一采购、验收、登记、编号及建档工作；（四）统筹规划运维耗材储备仓库（区域），规范库存管理，确保存储环境符合耗材存放要求；（五）负责运维耗材的领用审批、发放及使用跟踪管理；（六）组织开展运维耗材定期盘点工作，确保账物相符；（七）负责运维耗材报废的审核及处置工作；（八）建立运维耗材管理台账，完整记录耗材采购、验收、储备、领用、使用、报废等全流程信息，确保管理过程可追溯；（九）组织开展运维耗材管理相关培训，提升相关人员的规范管理意识和节约意识。第八条各业务运维部门（含各业务站点）主要职责包括：（一）根据本部门运维工作实际需求，按时提报运维耗材采购申请，明确耗材名称、规格型号、数量、使用时限等需求信息；（二）指定专人作为本部门运维耗材管理员，负责本部门耗材的领用、分发、登记及日常管理工作；（三）组织本部门人员规范使用运维耗材，杜绝浪费和不合理使用行为；（四）及时反馈运维耗材使用过程中出现的质量问题及消耗异常情况；（五）配合归口管理部门开展耗材盘点、使用检查及报废处置等工作。第九条财务部门主要职责：（一）负责审核运维耗材年度采购预算和月度采购计划的合理性；（二）负责运维耗材采购款项的支付审核与结算工作；（三）对运维耗材采购资金的使用情况进行监督，确保资金使用合规高效；（四）参与运维耗材盘点工作，对盘点结果进行核实确认。第十条监督部门主要职责：对运维耗材采购、验收、储备、领用、使用、报废等全流程管理工作的合规性进行监督；受理运维耗材管理过程中的投诉与举报，组织调查核实并提出处理意见；督促相关部门整改运维耗材管理过程中发现的问题。第十一条全体运维相关人员主要职责：熟悉本制度要求，规范领用和使用运维耗材；自觉节约耗材，避免浪费；发现耗材质量问题或管理漏洞时，及时向本部门耗材管理员或归口管理部门报告。第三章采购与验收管理第十二条运维耗材采购实行“预算控制、计划采购”的原则，严格按照审批后的采购预算和采购计划执行，杜绝无计划、超预算采购。第十三条采购申请提报：各业务运维部门根据运维工作需求，每月25日前向归口管理部门提报下月运维耗材采购申请，填写《运维耗材采购申请表》，经部门负责人审核签字后提交。突发应急运维需求所需耗材，可提报紧急采购申请，说明紧急采购理由和使用时限，经部门负责人签字后优先报送审批。第十四条采购计划编制：归口管理部门对各部门提报的采购申请进行汇总审核，结合库存现有耗材数量、耗材消耗周期、市场供应情况等因素，编制月度采购计划，纳入年度采购预算的，报管理层审批；超出年度预算的，需单独报管理层审批。第十五条采购实施：归口管理部门根据审批通过的采购计划，组织开展运维耗材采购工作。采购应优先选择资质齐全、产品质量可靠、售后服务完善、价格合理的供应商。对于批量较大或金额较高的耗材采购，应通过比价、询价等方式择优确定供应商；符合招标条件的，按公司采购招标管理制度执行。采购过程中，应与供应商签订规范的采购合同（或采购协议），明确耗材质量标准、数量、价格、交付时限、验收要求、售后服务及违约责任等核心条款。第十六条耗材验收：运维耗材到货后，归口管理部门组织采购人员、库房管理人员及相关业务运维部门负责人（或技术人员）共同进行验收。验收内容包括：核对耗材名称、规格型号、数量是否与采购合同（或采购申请）一致；检查耗材外观是否完好、无破损、无污渍；核查产品合格证明、检测报告等资料是否齐全；对有特殊质量要求的耗材，进行抽样检测或试用验证。验收合格的，填写《运维耗材验收记录表》，办理入库手续；验收不合格的，由归口管理部门牵头与供应商协商退换货事宜，确保采购耗材符合要求。第四章储备与库存管理第十七条运维耗材储备仓库（区域）应设置在干燥、通风、避光、防潮、防火、防盗的场所，远离高温、腐蚀、磁场等易影响耗材质量的环境。不同类型、不同特性的耗材应分类、分区存放，摆放整齐有序，张贴清晰的标识，注明耗材名称、规格型号、数量、入库日期及保质期（如有）等信息，便于识别和取用。第十八条归口管理部门库房管理人员应建立《运维耗材库存管理台账》，详细记录耗材名称、规格型号、采购日期、验收情况、入库数量、库存数量、领用记录、报废数量等信息，确保台账信息真实、准确、完整，与实际库存保持一致。第十九条建立耗材最低库存预警机制：归口管理部门根据各类耗材的消耗速度、采购周期及运维需求紧急程度，设定各类耗材的最低库存预警线。当库存耗材数量低于预警线时，库房管理人员应及时向归口管理部门负责人汇报，启动采购流程，确保耗材供应不中断。第二十条严格执行耗材入库、出库登记制度。耗材入库时，库房管理人员需核对验收记录，确认无误后登记入账；耗材出库时，需凭审批通过的领用申请单办理出库手续，核对领用信息后发放耗材，并及时更新库存台账。第二十一条严禁在耗材储备仓库（区域）堆放无关物品，严禁擅自移动、挪用、调换库存耗材。库房管理人员应每日检查存储环境，定期检查耗材存放状态，发现耗材受潮、变质、损坏等情况时，及时采取处理措施并上报归口管理部门。第五章领用与使用管理第二十二条运维耗材领用实行“按需领用、限额管理、审批发放”的原则。各部门领用耗材时，需由本部门耗材管理员填写《运维耗材领用申请表》，注明领用部门、领用日期、耗材名称、规格型号、数量、领用用途及使用人等信息，经部门负责人审核签字后，报归口管理部门审批。归口管理部门根据库存情况和实际需求进行审批，审批通过后由库房管理人员按申请数量发放耗材。第二十三条对于常用、消耗量大的运维耗材，归口管理部门可根据各部门运维工作量，核定月度领用限额，各部门在限额内按需领用；超出限额领用的，需说明理由并经部门负责人和归口管理部门负责人双重审批。第二十四条应急运维工作所需耗材领用，可简化审批流程，由部门负责人签字确认后先领用，事后2个工作日内补齐相关领用审批手续。第二十五条领用耗材时，领用人员应核对耗材名称、规格型号、数量及外观质量，确认无误后在领用记录表上签字确认。对不符合要求的耗材，可当场拒绝领用并要求更换。第二十六条各部门应加强耗材使用过程管理，组织人员规范使用耗材，杜绝浪费行为：对于可重复利用的耗材（如部分设备维修配件、包装材料等），应积极回收整理，合理二次利用；严禁将运维耗材挪作他用，严禁私自带出工作场所。第二十七条各部门耗材管理员应建立本部门耗材领用及使用台账，记录耗材领用、分发、使用、剩余等情况，每月底将台账报送归口管理部门备案。归口管理部门定期对各部门耗材使用情况进行检查，对不合理使用和浪费行为提出整改要求。第二十八条使用过程中发现耗材存在质量问题（如无法正常使用、性能不达标等）时，使用人员应及时向本部门耗材管理员反馈，由部门耗材管理员统一向归口管理部门提交质量问题报告，说明问题情况。归口管理部门核实后，及时与供应商协商退换货或索赔事宜，并对问题耗材进行隔离、标识，避免再次使用。第六章盘点与报废管理第二十九条运维耗材盘点实行“月度抽查、季度全面盘点”制度。月度抽查由归口管理部门组织库房管理人员开展，随机抽查部分耗材的库存数量与台账记录是否一致；季度全面盘点由归口管理部门牵头，组织财务部门、各业务运维部门耗材管理员共同参与，对所有库存耗材进行逐一核对，确保账、物、卡完全相符。第三十条盘点过程中应填写《运维耗材盘点记录表》，详细记录盘点结果。对盘点中发现的盘盈、盘亏、变质、损坏等情况，应及时查明原因，提出处理意见，报管理层审批后处理。盘盈耗材需及时登记入账；盘亏耗材需明确责任，按规定追究相关人员责任；变质、损坏耗材需及时清理，按报废流程处理。第三十一条运维耗材出现以下情况之一的，应予以报废：（一）超过保质期，无法正常使用的；（二）使用过程中损坏，无法修复或修复后仍无法满足使用要求的；（三）因技术更新淘汰，无法适配现有运维设备和工作需求的；（四）存在质量问题，无法正常使用且无法退换货的；（五）其他符合报废条件的情况。第三十二条运维耗材报废流程：各部门将需报废的耗材汇总，由部门耗材管理员填写《运维耗材报废申请表》，注明报废耗材名称、规格型号、数量、购置日期、报废原因等信息，附相关证明材料（如损坏说明、质量检测报告等），经部门负责人审核签字后报送归口管理部门。归口管理部门对报废申请进行审核，组织技术人员对报废耗材进行鉴定，确认符合报废条件后，报管理层审批。审批通过后，由归口管理部门组织报废处置工作。第三十三条报废耗材处置应遵循“环保、合规、安全”的原则：可回收利用的报废耗材，由归口管理部门统一回收整理，联系专业回收机构进行回收处理，回收所得上缴公司；无回收利用价值的报废耗材，委托具备相应资质的机构进行无害化处置，严禁随意丢弃，避免造成环境污染。报废处置完成后，及时更新库存台账，注销报废耗材相关信息，并留存处置记录。第七章监督检查与奖惩第三十四条监督部门应定期或不定期对运维耗材管理工作开展监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、验收规范性、库存管理情况、领用审批流程、使用合理性、盘点情况、报废处置合规性及台账建立完整性等。检查结果形成监督报告，报管理层备案。第三十五条对监督检查中发现的问题，相关部门应在规定期限内完成整改，监督部门跟踪整改落实情况，确保问题整改到位。对整改不力或拒不整改的，严肃追究相关责任人责任。第三十六条对在运维耗材管理工作中表现突出，有以下情形之一的部门或个人，公司给予表彰奖励：（一）严格执行本制度要求，耗材管理规范有序，台账完整准确，季度盘点无盘盈盘亏的；（二）积极推进耗材节约使用和二次利用，成效显著的；（三）及时发现耗材采购、使用过程中的质量问题或管理漏洞，避免公司经济损失的；（四）提出运维耗材管理改进建议，被采纳后有效提升管理效率、降低采购成本的。第三十七条对违反本制度规定，有以下情形之一的部门或个人，公司视情节轻重给予批评教育、绩效考核扣分、取消评优资格等处理；造成公司经济损失的，依法追究相关责任人的赔偿责任：（一）无计划、超预算采购运维耗材的；（二）采购过程中弄虚作假、串通供应商谋取不正当利益的；（三）验收工作不严格，导致不合格耗材入库使用的；（四）擅自挪用、调换、私分库存运维耗材的；（五）未按规定办理领用审批手续，擅自领用耗材的；（六）使用过程中浪费耗材、不合理使用或擅自将耗材挪作他用、私自带出工作场所的；（七）未按规定建立台账或台账记录不真实、不完整的；（八）盘点工作不认真，隐瞒盘盈盘亏情况或未及时查明原因并处理的；（九）擅自处置报废