2026年口腔医疗管理公司饮用水供应管理制度

2026年口腔医疗管理公司饮用水供应管理制度第一章总则第一条为规范XX口腔医疗管理公司（以下简称“公司”）及所属口腔连锁机构饮用水供应全流程管理工作，建立“源头可控、过程可溯、质量达标、保障有力”的管理体系，保障全体员工、就诊患者及访客的饮用水安全与健康，符合口腔医疗行业卫生规范及公共卫生管理要求，依据《中华人民共和国传染病防治法》《生活饮用水卫生标准》（GB5749-2022）《医疗机构消毒技术规范》等相关法律法规及行业标准，结合公司业务特性（含临床诊疗服务、连锁机构运营、员工日常办公等），制定本制度。第二条本制度所指饮用水供应，涵盖公司及所属口腔连锁机构内所有供饮用的水类产品及供应环节，包括但不限于市政自来水（直饮/非直饮）、桶装饮用水、瓶装饮用水、直饮水设备供应水等；涉及的管理环节包括水源选择、供应商审核、设备采购与安装、日常供应保障、水质检测、设备运维、应急处置等。第三条饮用水供应管理遵循“安全优先、卫生达标、全程管控、责任到人”的核心原则，确保饮用水符合国家卫生标准，供应过程规范有序，突发问题处置及时，全面保障饮用水安全。第四条本制度适用于公司全体部门及所属口腔连锁机构的饮用水供应管理工作，涵盖从水源筛选到饮用终端的全流程；公司全体员工、饮用水供应商及相关合作单位，涉及公司饮用水供应相关工作的，需严格遵守本制度规定。第五条各部门核心职责分工：（一）行政部（或后勤部）：作为饮用水供应管理的牵头部门，负责饮用水供应统筹规划、供应商筛选与管理、设备采购与运维、日常供应保障、水质检测组织、资料归档、制度修订完善，统筹协调各部门开展饮用水供应相关工作；（二）临床运营部及所属口腔机构：负责提报诊疗区域饮用水使用需求，配合开展饮用水设备日常巡检与维护，反馈诊疗区域饮用水供应问题，确保诊疗环节饮用水使用符合医疗卫生规范；（三）法务部：负责审核饮用水供应相关合作协议的合规性，核查供应商资质的合法性，提供法律支持，指导饮用水安全相关纠纷处置，确保供应全流程合法合规；（四）财务部：负责审核饮用水供应相关资金预算与经费使用合规性，跟踪款项支付进度，保障采购、运维、检测等经费专款专用；（五）信息技术部（若涉及智能供水设备）：负责智能饮用水设备的数字化运维支持，保障设备数据采集与监控的技术支撑，确保设备运行稳定；（六）各业务部门：负责提报本部门饮用水使用需求，配合行政部开展饮用水供应相关检查与维护工作，反馈日常饮用水供应问题；（七）公司管理层：负责审批饮用水供应规划、重大采购项目、供应商合作方案、重大应急处置方案，监督本制度的落实情况，协调解决饮用水供应管理过程中的重大问题。第二章组织架构与核心岗位职责第六条饮用水供应管理架构：公司设立饮用水供应管理专项组（以下简称“专项组”），由公司负责人担任组长，行政部负责人担任副组长，行政专员、临床骨干医师、法务专员、财务专员、运维人员为成员。专项组下设采购管理组、运维保障组、质量监督组，明确各组人员分工、沟通机制及决策流程。第七条采购管理组岗位职责（由行政部、财务部、法务部人员组成）：（一）需求研判：结合公司及各连锁机构运营需求，开展饮用水供应需求调研，明确供应方式、产品类型、设备配置等核心需求；（二）供应商筛选：收集潜在饮用水供应商信息，开展资质审核与综合评估，筛选合格供应商，建立供应商备选库；（三）采购实施：根据需求制定采购计划，与供应商洽谈合作事宜，起草并审核采购协议，按权限报批后组织采购实施；（四）供应商管理：建立供应商动态管理机制，定期评估供应商服务质量，维护合作关系，及时清退不合格供应商。第八条运维保障组岗位职责（由行政部、运维人员、临床运营部人员组成）：（一）设备运维：负责饮用水供应设备（如直饮机、饮水机、储水设备等）的日常巡检、清洁消毒、维修保养，确保设备正常运行；（二）供应保障：负责日常饮用水配送、补给与管理，确保各区域饮用水供应充足，及时处理供应短缺等问题；（三）问题处置：巡查发现或接到饮用水供应问题反馈后，及时排查原因并处置，重大问题立即上报专项组；（四）记录管理：详细记录设备运维、清洁消毒、供应补给等工作情况，建立运维台账。第九条质量监督组岗位职责（由行政部、临床运营部、法务部人员组成）：（一）水质监测：制定水质定期检测计划，组织开展水质检测工作（含自行检测与第三方检测），核查检测结果；（二）过程监督：监督饮用水供应全流程规范性，包括供应商履约情况、设备运维质量、清洁消毒流程执行情况等；（三）合规核查：定期核查饮用水产品资质、供应商资质的有效性，确保供应过程符合相关法律法规及行业标准；（四）结果反馈：将水质检测结果、过程监督情况反馈至相关部门，提出整改建议并跟踪落实。第三章核心流程规范第十条供应商筛选与合作流程：（一）信息收集：采购管理组通过行业推荐、公开招标、市场调研等方式，收集潜在饮用水供应商信息，包括营业执照、食品经营许可证、产品质量检验报告、行业信誉、服务能力等；（二）资质审核：对潜在供应商的资质进行全面审核，重点核查营业执照经营范围、食品经营许可证有效性、产品符合《生活饮用水卫生标准》的证明文件，必要时实地考察供应商生产或仓储场地；（三）综合评估：从产品质量、供应能力、服务水平、价格合理性、风险等级等维度开展综合评估，形成评估报告，推荐合格供应商名单；（四）合作审批：合格供应商名单及合作方案经专项组审议后，重大合作项目（如长期独家供应、大额采购）需报公司管理层审批；（五）协议签订：审批通过后，与供应商签订正式合作协议，明确产品质量标准、供应周期、配送要求、验收流程、售后服务、违约责任、质量安全责任等核心条款，协议需经法务部审核；（六）动态管理：采购管理组每季度对供应商服务质量、产品质量进行评估，每年开展一次全面复审，对存在产品质量不达标、履约不及时等问题的供应商，及时约谈整改，整改无效的终止合作并纳入黑名单。第十一条饮用水采购与验收流程：（一）需求提报：各部门及连锁机构根据实际需求，定期向行政部提报饮用水采购需求，明确产品类型、数量、配送时间等；（二）采购计划：行政部结合各部门需求，制定月度或季度采购计划，报财务部审核预算后实施；（三）订单下达：向合格供应商下达采购订单，明确采购明细、配送地址、验收标准等；（四）到货验收：饮用水到货后，运维保障组联合相关部门开展验收工作，核查产品包装完整性、生产日期、保质期、产品标签信息（含产品名称、规格、生产者信息、执行标准等），核对产品质量检验报告，验收合格后办理入库手续；验收不合格的，立即通知供应商退换货，并做好记录；（五）款项支付：行政部根据验收合格证明、采购协议约定，向财务部申请款项支付，财务部审核无误后按流程支付。第十二条饮用水设备采购与运维流程：（一）设备选型：行政部结合各区域使用需求，选择符合国家相关标准、具备卫生安全认证的饮用水设备（如直饮机、饮水机等），优先选择节能、易维护、符合医疗卫生要求的设备；（二）采购安装：按公司采购管理规定组织设备采购，与供应商签订设备采购与安装协议，明确安装标准、调试要求、售后服务、质保期限等；设备安装完成后，组织调试与验收，确保设备运行正常、出水水质达标；（三）日常巡检：运维保障组每日对饮用水设备进行巡检，检查设备运行状态、水质口感、供水稳定性，查看设备清洁情况，发现异常及时处理；（四）清洁消毒：运维保障组按规范开展设备清洁消毒工作，直饮机、饮水机内胆及出水嘴每周至少清洁消毒1次，储水设备每月至少清洁消毒1次，清洁消毒过程需严格遵守《医疗机构消毒技术规范》，详细记录消毒时间、消毒剂类型及浓度、操作人员等信息；（五）维修保养：设备出现故障时，运维人员及时排查维修，无法自行维修的联系供应商售后服务；定期开展设备保养工作（如更换滤芯、检查管路），保养周期按设备说明书及使用情况确定，做好维修保养记录；（六）设备报废：设备达到使用年限、无法维修或维修后仍无法满足使用要求的，由行政部提出报废申请，经专项组审议后，按公司资产报废流程处理，及时更换设备。第十三条水质检测流程：（一）检测计划：质量监督组制定年度水质检测计划，明确检测范围（含所有饮用水终端）、检测项目（如菌落总数、总大肠菌群、浑浊度、pH值等）、检测频率（自行检测每月至少1次，第三方检测每半年至少1次）；（二）自行检测：质量监督组使用合格的检测工具开展自行检测，重点检测菌落总数、浑浊度等关键指标，做好检测记录；（三）第三方检测：每半年委托具备相应资质的第三方检测机构开展全面水质检测，提供检测方案并明确检测标准，检测结果需符合《生活饮用水卫生标准》；（四）结果处理：检测完成后，核查检测结果，对检测合格的，做好结果归档；对检测不合格的，立即停止相关区域饮用水供应，排查问题原因（如设备故障、水源污染等），制定整改方案并实施，整改完成后重新检测，直至检测合格方可恢复供应；（五）结果公示：将第三方检测结果在公司及各连锁机构公示区域公示，接受员工及患者监督。第十四条日常供应与使用流程：（一）供应保障：运维保障组根据各区域需求，定期开展饮用水补给工作，确保诊疗区域、办公区域、等候区域等重点区域饮用水供应充足，避免出现断供情况；（二）使用规范：员工及相关人员需正确使用饮用水设备，严禁违规操作设备；诊疗环节使用饮用水需符合医疗卫生要求，避免饮用水污染；（三）问题反馈：员工或患者发现饮用水存在异味、浑浊、设备故障等问题时，可通过指定渠道向行政部反馈，运维保障组接到反馈后2小时内响应，24小时内完成处置（特殊情况除外）；（四）日常巡查：运维保障组每日对各区域饮用水供应情况进行巡查，及时补充短缺饮用水，处理设备小故障，确保供应正常。第十五条应急处置流程：（一）预案制定：行政部牵头制定饮用水安全应急预案，明确停水、水质污染、设备故障等突发情况的处置流程、责任分工、应急保障措施等，报专项组审批后实施；（二）应急响应：发生突发情况时，发现人员立即上报专项组，专项组启动应急预案，明确应急处置措施；如发生停水，立即协调备用水源（如临时采购瓶装水）保障诊疗及基本生活需求；如发生水质污染，立即停止饮用，封存相关饮用水及设备，组织检测排查污染原因；（三）处置实施：按应急预案开展处置工作，协调供应商、维修机构、检测机构等相关单位配合，及时向员工、患者告知情况及处置进展；（四）恢复供应：突发情况处置完成后，经质量监督组核查确认安全后，恢复正常饮用水供应；（五）复盘总结：应急处置完成后，专项组组织复盘总结，分析事件原因，优化应急预案与管理流程，避免类似事件再次发生。第十六条资料归档与管理流程：（一）资料收集：行政部在饮用水供应全流程中，收集整理相关资料，包括供应商资质文件、合作协议、采购订单、验收记录、设备采购与安装资料、运维台账、清洁消毒记录、水质检测报告、应急处置记录、复盘总结等；（二）整理审核：对收集的资料进行分类整理，核查资料的完整性与规范性，确保每一项工作都有完整的档案记录；（三）归档存储：纸质资料存入公司档案库专用档案柜，由专人保管；电子资料存入饮用水供应管理数字化平台，设置访问权限，严格落实保密与数据安全要求；（四）保管期限：饮用水供应相关档案保管期限不低于3年，涉及重大水质安全事件、重大应急处置的档案保管期限不低于10年，确保可追溯。第四章风险防控与责任追究第十七条风险防控措施：（一）产品质量风险防控：严格供应商筛选与动态管理，杜绝采购不合格饮用水产品；建立产品验收双重核查机制，确保到货产品质量达标；定期开展水质检测，及时发现水质安全隐患；（二）设备安全风险防控：选择合规合格的饮用水设备，规范设备安装与调试流程；严格执行设备日常巡检、清洁消毒、维修保养制度，及时处理设备故障，防止设备老化或故障导致水质污染；（三）供应中断风险防控：建立多供应商备选机制，避免单一供应商依赖；制定停水等突发情况的应急保障方案，储备必要的应急饮用水或备用设备；（四）合规风险防控：定期核查供应商资质、产品资质的有效性，确保供应过程符合《中华人民共和国食品安全法》《生活饮用水卫生标准》等相关法律法规；法务部全程参与重大合作项目审核，防范法律风险；（五）操作风险防控：开展饮用水设备使用、清洁消毒等流程的专项培训，确保相关人员熟练掌握操作规范；建立操作过程监督机制，杜绝违规操作。第十八条责任追究：（一）员工违反本制度规定，存在下列行为之一的，公司将根据情节轻重给予批评教育、绩效扣分、降职降薪等处分；造成公司损失或引发安全事故、违反法律法规的，依法追究赔偿责任；涉嫌犯罪的，移送司法机关处理：未按要求筛选供应商或采购不合格饮用水产品的；未按规范开展设备巡检、清洁消毒、维修保养，导致设备故障或水质污染的；隐瞒饮用水安全隐患或突发问题，未及时上报或处置的；违规操作饮用水设备，造成设备损坏或水质污染的；未按要求归档或丢失饮用水供应相关资料的；其他违反饮用水供应管理规定的行为。（二）饮用水供应商违反合作协议约定，提供不合格产品、未按要求履约或引发水质安全问题的，公司将依据协议约定追究其违约责任；造成公司损失或人员健康损害的，依法追究赔偿责任；涉嫌违法的，移送相关部门处理。第五章保障措施第十九条制度保障：专项组每半年对本制度的执行情况进行梳理评估，结合相关法律法规更新、行业标准变化、公司业务发展（如新增连锁机构、拓展业务领域），提出制度修订建议，经公司管理层审批后更新实