销售合同管理标准化审核清单

销售合同管理标准化审核清单一、适用工作情境本审核清单适用于企业销售合同签订前的标准化审核流程，涵盖产品销售、服务提供等各类销售业务场景。当销售部门与客户达成合作意向、拟定合同文本后，需通过本清单完成多维度审核，保证合同内容合法合规、权责清晰、风险可控，同时保障企业经济利益与运营效率。适用对象包括销售经办人、法务专员、财务专员、部门负责人及相关审批人员，需协同完成审核工作。二、标准化审核流程指引步骤1：合同接收与初步分类操作说明：销售部门将拟定的合同文本（含电子版及签字盖章扫描件）提交至法务部门，同时附《合同审批表》（注明客户基本信息、合同金额、主要合作条款等）。法务专员核对合同类型（如产品买卖合同、服务合同、框架协议等）及业务性质，确认是否属于标准化销售合同范畴；对非标合同（如定制化服务、长期框架协议等），标注“重点审核”标识。责任主体：销售经办人、法务专员输出成果：合同分类台账、《合同审批表》步骤2：主体资格审核操作说明：核对客户方主体信息：营业执照（或事业单位法人登记证等）复印件需清晰载明统一社会信用代码、法定代表人、经营范围、有效期，保证与合同签约主体一致；若客户为分公司，需提供总公司授权书原件。审核客户履约能力：通过“国家企业信用信息公示系统”等官方渠道查询客户经营异常、失信记录，必要时要求客户提供近期财务报表或资信证明。核对企业方签约权限：销售经办人需提供《法定代表人授权委托书》（如非法定代表人签约），明确授权范围及期限。责任主体：销售经办人、法务专员审核要点：主体信息真实有效、无经营异常、签约权限合法。步骤3：合同条款完整性审核操作说明：依据《合同管理办法》及标准化合同模板，逐项核查合同必备条款是否完整，包括但不限于：双方主体信息（名称、地址、联系方式、法定代表人）；标的物名称、规格、型号、数量（或服务内容、范围）；质量标准（如国家标准、行业标准或双方约定标准）；履行期限（交付时间/服务开始及结束时间、地点）；价款及支付方式（含税价、单价、总价、支付账户、发票类型）；验收标准及方法（如“到货验收”“阶段性验收”的具体流程）；双方权利义务（如包装、运输、保密、知识产权归属等）；违约责任（违约情形、违约金计算方式或赔偿范围）；争议解决方式（诉讼/仲裁机构及管辖地）；合同生效条件（签字盖章后生效/附条件生效）及份数。责任主体：法务专员、销售经办人审核要点：无遗漏条款，表述清晰无歧义。步骤4：商务条款合规性审核操作说明：价格条款：核对单价、总价是否与报价单一致，折扣、促销政策等是否有书面依据，避免“一口价”“最终解释权归企业”等违规表述。交付与验收：明确交付时间（具体日期或“收到预付款后X日内”）、交付地点（如“买方指定仓库”）、验收标准（可附技术协议或附件），避免“合格”“满意”等模糊表述。付款方式：分期付款的，需明确各期支付节点及比例（如“预付款30%到发货，货到70%验收合格后支付”）；禁止“货到付款无期限”等易产生纠纷的条款。保密与知识产权：涉及商业秘密的，需明保证密范围、期限及违约责任；若合同包含企业专利、商标等知识产权，需明确授权使用范围及限制。责任主体：销售经理、法务专员审核要点：商务条款符合企业定价政策，无法律风险，客户接受度合理。步骤5：法律风险专项审核操作说明：格式条款审查：检查是否存在“霸王条款”（如“企业单方解除合同无需承担责任”“争议期间仍需继续履行合同”等），保证双方权利义务对等。合同效力审查：确认合同内容不违反法律强制性规定（如“不得转包”“禁止非法垄断”等），标的物是否为禁止或限制流通物。连带责任与担保条款：若涉及第三方担保，需审核担保合同的有效性（如担保人资质、担保范围）；避免约定“无限连带责任”unless必要且已获批准。责任主体：法务专员审核要点：无法律禁止性条款，合同合法有效，风险可控。步骤6：财务条款与税务核对操作说明：价款与发票：核对合同金额是否与财务系统报价一致，明确发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、开票时间（如“交付后X日内”）、开票信息（客户名称、税号等）。付款账户：确认合同中约定的收款账户为企业对公账户，与开户许可证一致，禁止个人账户收款（特殊情况需财务总监书面审批）。违约金与财务衔接：违约金条款需符合《民法典》关于“不超过实际损失30%”的规定，且财务系统需支持违约金的账务处理。责任主体：财务专员、销售经办人审核要点：财务数据准确，税务合规，账户安全。步骤7：跨部门会签与最终审批操作说明：法务部门完成审核后，将合同及审核意见反馈至销售部门，由销售经办人根据意见修改文本，再次提交法务确认。修改后的合同依次通过销售部门负责人（确认业务可行性）、财务部门负责人（确认财务条款）、法务部门负责人（确认法律风险）会签。会签通过后，提交至企业分管领导或总经理（根据合同金额分级审批），审批人在《合同审批表》中签署意见并盖章。责任主体：销售负责人、财务负责人、法务负责人、企业分管领导/总经理输出成果：会签完成的《合同审批表》、最终版合同文本。步骤8：合同签订与归档操作说明：销售部门凭审批完成的《合同审批表》与客户签订合同，保证双方签字盖章（企业章为合同专用章或公章，个人签字需签字人证件号码复印件留存）。合同签订后10个工作日内，销售部门将合同原件、审批表、客户主体资料、附件（如技术协议、报价单）等移交至档案管理部门，完成电子化归档。责任主体：销售经办人、档案管理员输出成果：合同档案（电子+纸质），可追溯、可查询。三、审核记录表模板审核环节审核要点审核标准审核结果（通过/不通过/需修改）责任人备注（如修改意见）主体资格审核客户营业执照有效性、签约权限、经营异常查询证件在有效期内、信用良好、授权范围明确法务专员*需补充客户2023年度审计报告合同条款完整性必备条款（标的、价款、履行期限等）是否齐全无遗漏条款，表述清晰需修改法务专员*“验收标准”需补充附件《技术验收规范》商务条款合规性价格与报价一致、付款节点明确、交付时间合理符合企业定价政策，客户无异议通过销售经理*法律风险审核格式条款合法性、争议解决方式约定无霸王条款，管辖地明确（如“企业所在地有管辖权法院”）通过法务专员*财务条款核对发票类型、收款账户、违约金比例发票信息准确、账户为企业对公账户、违约金≤实际损失30%通过财务专员*跨部门会签销售、财务、法务负责人签字意见一致，无重大分歧通过各部门负责人最终审批分管领导/总经理签字盖章审批权限与合同金额匹配通过总经理*四、关键风险提示与操作要点条款表述清晰化：避免使用“尽快”“大约”“合理”等模糊词汇，需量化时间、数量、金额（如“7个工作日内”“误差不超过±1%”），防止履约争议。违约责任对等化：不得仅约定客户违约责任，企业违约责任需同步明确，且违约金比例需合法合理，避免被认定为“格式条款无效”。资料留存完整化：客户主体资料、授权委托书、报价单、附件等需与合同一并归档，保证合同纠纷时有据可查（如客户名称变更时，需提供工商变更证明）。审核时效管理：常规合同审核需在2个工作日内完成，紧急合同需标注“加