建立规范性文件备案制度

PAGE建立规范性文件备案制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件管理，确保公司各项规章制度合法合规、协调统一，保障公司和员工的合法权益，促进公司健康稳定发展，特制定本备案制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门制定的规范性文件，包括但不限于章程、规定、办法、细则、通知、通告等涉及公司管理、业务流程、员工权益等方面的文件。（三）基本原则1.合法性原则：规范性文件的制定应当符合国家法律法规、政策要求以及公司的章程规定，不得与上位法相抵触。2.协调性原则：规范性文件之间应当相互协调，避免出现矛盾和冲突，确保公司内部管理体系的一致性和连贯性。3.公开性原则：规范性文件应在一定范围内公开，便于员工查阅和遵守，保障员工知情权。4.及时备案原则：各部门应在规范性文件发布后及时按照本制度要求进行备案，确保备案信息的及时性和准确性。二、规范性文件的制定（一）制定主体公司各部门负责本部门职责范围内规范性文件的起草工作。涉及多个部门职责的规范性文件，由相关部门联合起草，或由公司指定的部门牵头起草。（二）制定程序1.立项：各部门根据工作需要和公司发展要求，提出规范性文件制定项目建议，填写《规范性文件立项申请表》，经部门负责人审核后报公司管理层审批。立项申请应包括文件名称、制定目的、主要内容、起草进度安排等。2.起草：立项批准后，起草部门应成立起草小组，明确起草人员分工，开展调研、收集资料、征求意见等工作，形成规范性文件初稿。起草过程中应充分听取公司内部相关部门、员工的意见，必要时可征求外部专家或法律顾问的意见。3.审核：初稿完成后，起草部门应将文件送公司法律合规部门进行合法性审核。法律合规部门应从法律、法规、政策等方面进行审查，并出具审核意见。起草部门根据审核意见对文件进行修改完善，形成送审稿。送审稿应经起草部门负责人签署后报公司管理层审批。4.发布：经公司管理层审批通过的规范性文件，由起草部门负责编号、排版，并按照公司规定的程序发布。发布形式可包括公司内部网站、公告栏、文件印发等。三、规范性文件的备案（一）备案主体各部门作为规范性文件的起草和发布部门，负责将本部门制定的规范性文件向公司指定的备案管理部门进行备案。（二）备案时间规范性文件发布之日起[X]个工作日内，起草部门应将备案材料报送备案管理部门。（三）备案材料1.规范性文件正式文本一式[X]份：文本应加盖起草部门公章，并注明发布日期、文号等信息。2.《规范性文件备案表》：备案表应填写文件名称、文号、起草部门、发布日期、有效期等内容，并由起草部门负责人签字确认。3.起草说明：包括制定目的、依据、主要内容、起草过程、征求意见及采纳情况等。4.合法性审核意见：由公司法律合规部门出具的合法性审核意见书。（四）备案流程1.提交备案：起草部门将备案材料报送备案管理部门，备案管理部门对备案材料进行形式审查。如材料齐全、符合要求，予以受理；如材料不齐全或不符合要求，一次性告知起草部门补充完善。2.登记编号：备案管理部门对受理的备案材料进行登记编号，建立规范性文件备案档案。编号规则为：公司简称+年份+部门代码+序号，如“[公司简称]〔[年份]〕[部门代码]第[序号]号”。3.审查存档：备案管理部门对备案文件进行审查，重点审查文件的合法性、协调性、公开性等。审查通过的文件，备案管理部门将备案材料存档，并在公司内部进行公示；审查不通过的文件，备案管理部门应及时通知起草部门进行修改完善后重新备案。四、规范性文件的审查与清理（一）审查1.定期审查：备案管理部门每年定期对已备案的规范性文件进行审查，审查内容包括文件的执行情况、是否与法律法规政策相抵触、是否需要修订等。2.专项审查：根据国家法律法规政策的调整、公司业务发展需要或其他特殊情况，备案管理部门可组织开展规范性文件专项审查工作，对特定领域或特定时间段内的规范性文件进行集中审查。3.审查结果处理：审查结束后，备案管理部门应形成审查报告，提出审查意见。对于需要修订或废止的规范性文件，应及时通知起草部门按照程序进行处理。（二）清理1.清理范围：清理范围包括公司已发布的现行有效的规范性文件，以及已废止或失效的规范性文件。2.清理标准：根据法律法规政策的变化、公司业务调整、文件执行情况等，对规范性文件进行清理。已不符合法律法规政策要求、与公司实际情况脱节或已不再适用的文件，应予以废止；部分条款需要修订的文件，应及时进行修订。3.清理程序：备案管理部门负责组织规范性文件清理工作，各部门按照要求对本部门制定的规范性文件进行自查自纠，并将清理结果报送备案管理部门。备案管理部门汇总各部门清理情况后，形成公司规范性文件清理目录，经公司管理层批准后发布。五、监督与责任追究（一）监督检查1.内部监督：公司内部审计部门、纪检监察部门负责对规范性文件的制定、备案、审查、清理等工作进行监督检查，确保制度执行到位。2.外部监督：接受政府有关部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关工作，及时整改发现的问题。（二）责任追究1.对违反本制度行为的责任认定：对于未按照本制度规定制定、备案、审查、清理规范性文件的部门和个人，以及在规范性文件管理工作中存在弄虚作假、隐瞒不报等行为的，应认定为违反本制度行为。2.责任追究方式：根据情节轻重，对违反本制度行为的责任部门和个人可采取责令改正