房地产合同档案制度规范

PAGE房地产合同档案制度规范一、总则（一）目的为加强公司房地产合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，维护公司合法权益，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司在房地产开发、销售、租赁、物业管理等业务活动中所涉及的各类合同档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司合同档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：合同档案应如实反映合同签订、履行过程中的各项内容，确保档案信息的真实性和准确性。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，采取有效措施确保合同档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于合同档案的查询、借阅和利用，提高工作效率。二、合同档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司合同档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类合同档案，建立合同档案目录数据库，确保档案的完整、准确和安全。3.负责合同档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.按照规定向有关部门提供合同档案的查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪管理。5.定期对合同档案管理工作进行总结和分析，提出改进意见和建议。（二）合同业务部门职责1.负责本部门合同的起草、审核、签订、履行等工作，并及时将合同文本及相关资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好合同档案的整理、归档等工作，提供必要的业务支持和指导。3.按照规定查阅、借阅本部门的合同档案，并严格遵守档案管理制度。（三）其他部门职责1.在各自职责范围内，配合档案管理部门做好合同档案管理工作。2.对涉及本部门的合同档案信息予以保密，不得擅自泄露。三、合同档案的收集与整理（一）收集范围1.房地产开发项目合同：包括土地出让合同、建设工程施工合同、监理合同、材料设备采购合同、设计合同等。2.房地产销售合同：包括商品房买卖合同、预售合同等。3.房地产租赁合同：包括房屋租赁合同、商铺租赁合同等。4.物业管理合同：包括物业服务合同、前期物业服务合同等。5.其他与房地产相关的合同：如合作开发合同、拆迁补偿合同等。（二）收集要求1.合同业务部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同文本及相关资料移交档案管理部门。相关资料包括合同审批表、招投标文件、合同变更记录、补充协议、往来函件、履行情况记录等。2.移交的合同文本应是原件，并确保字迹清晰、内容完整。如有电子文档，应一并移交，并保证电子文档与纸质文档内容一致。3.合同业务部门应在移交合同档案时，填写《合同档案移交清单》，详细注明合同名称、编号、签订时间、移交时间等信息，并由移交人和接收人签字确认。（三）整理方法1.档案管理部门按照合同类别、年度、项目等进行分类整理。2.对每份合同档案进行编号，编号应具有唯一性，便于查询和管理。编号规则为：公司简称+合同类别代码+年份+流水号。例如：[公司简称]FD2023001，其中“FD”为房地产开发合同类别代码。3.去除合同档案中的金属物，对纸张进行折叠或裁剪，使其规格统一。4.按照合同签订时间顺序排列合同档案，并编制目录。目录应包括合同编号、合同名称、签订时间、合同主体、合同金额、履行情况等内容。四、合同档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门应在收到合同档案后[X]个工作日内完成归档工作。2.将整理好的合同档案装入档案盒，并在档案盒封面注明合同类别、年度、项目名称、起止日期等信息。3.在档案盒内放置合同档案目录清单，便于查找和核对。4.按照档案库房管理要求，将合同档案存放在指定的档案架上，并进行分类存放。（二）保管期限1.房地产开发项目合同档案保管期限为自项目竣工验收合格之日起[X]年。2.房地产销售合同档案保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年。3.房地产租赁合同档案保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年。4.物业管理合同档案保管期限为自合同履行完毕之日起[X]年。5.其他与房地产相关的合同档案保管期限根据具体情况按照国家有关规定执行。（三）保管措施1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度控制在[X]%[X]%之间。2.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮、防霉等设施设备，确保合同档案的安全。3.定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.根据档案保管期限和实际情况，对到期档案进行鉴定，确定是否需要继续保管或销毁。五、合同档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应在收到查阅申请表后[X]个工作日内安排查阅，并指定专人负责陪同查阅，确保查阅过程符合规定。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅合同档案，不得擅自将档案带出查阅地点。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅人员应爱护合同档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经公司相关负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理部门应与借阅单位或个人签订《合同档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，包括借阅期限、归还时间、保密责任、违约责任等。3.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前向档案管理部门提出申请，并经同意后方可延长。4.借阅人员应按照协议约定的时间归还合同档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还，并按照协议约定追究违约责任。5.借阅人员应严格遵守档案保密规定，不得将合同档案泄露给第三方，不得擅自复印、拍照、传播档案内容。如需使用档案复印件，应经档案管理部门同意，并注明出处。六、合同档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立合同档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、合同业务部门负责人、法务部门人员等组成。鉴定小组负责对到期合同档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定内容1.合同档案的保管期限是否已满；2.合同档案的内容是否已失去保存价值；3.合同档案的完整性和准确性；4.其他需要鉴定的事项。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期合同档案进行清理，列出拟销毁档案清单，并提交鉴定小组进行鉴定。2.鉴定小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据鉴定标准提出鉴定意见，确定哪些档案可以销毁，哪些档案需要继续保管。3.对确定可以销毁的合同档案，鉴定小组应出具《合同档案销毁鉴定意见书》，并经公司相关负责人签字批准。（四）销毁方式1.经批准销毁的合同档案，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、销毁档案清单等，并由监销人员签字确认。3.销毁记录应与合同档案销毁鉴定意见书等相关资料一并归档保存。七、合同档案的信息化管理（一）建立合同档案管理系统1.公司应建立合同档案管理系统，实现合同档案的电子化管理。合同档案管理系统应具备合同档案的录入、存储、查询、借阅、统计分析等功能。2.合同业务部门应在合同签订后及时将合同文本及相关资料录入合同档案管理系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。3.档案管理部门应定期对合同档案管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。（二）电子档案管理要求1.电子合同