公司打印室管理规范制度

PAGE公司打印室管理规范制度一、总则（一）目的为了加强公司打印室的管理，规范打印室的使用流程，提高打印设备的使用效率，节约办公资源，确保打印室的正常运行，特制定本管理规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有部门及员工对打印室的使用和管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保打印室设备的安全使用，防止发生火灾、触电等安全事故。2.节约资源原则：倡导节约用纸、油墨、硒鼓等耗材，降低办公成本。3.规范操作原则：要求员工按照规定的流程使用打印设备，保证设备的正常运行和使用寿命。4.服务至上原则：以满足公司各部门的打印需求为宗旨，提供优质、高效的服务。二、打印室管理职责（一）行政部门职责1.负责打印室的日常管理工作，包括设备维护、耗材采购、环境卫生等。2.制定和完善打印室的管理制度，并监督执行。3.对打印室的使用情况进行统计和分析，提出改进建议。4.协调解决打印室使用过程中出现的问题，确保打印室的正常运行。（二）使用部门职责1.负责本部门打印需求的申请和审批，合理安排打印任务。2.教育本部门员工遵守打印室的管理制度，爱护打印设备和环境。3.协助行政部门做好打印室的管理工作，及时反馈使用过程中出现的问题。（三）员工职责1.严格遵守打印室的管理制度，按照规定的流程使用打印设备。2.节约使用打印耗材，避免浪费。3.保持打印室的环境卫生，爱护室内设施。4.发现设备故障或异常情况及时报告行政部门。三、打印室设备管理（一）设备登记1.行政部门对打印室的所有设备进行详细登记，包括设备名称、型号、购置时间、使用状况等。2.建立设备档案，记录设备的维修、保养、更换耗材等情况。（二）设备维护1.行政部门定期对打印设备进行维护保养，确保设备的正常运行。2.制定设备维护计划，按照计划对设备进行清洁、检查、调试等工作。3.设备出现故障时，行政部门及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。（三）设备使用1.员工在使用打印设备前，应先熟悉设备的操作方法，按照操作规程进行操作。2.严禁随意拆卸、改装打印设备，以免造成设备损坏。3.如发现设备运行异常，应立即停止使用，并报告行政部门。（四）设备更新1.根据公司业务发展和打印需求，行政部门适时提出设备更新计划。2.设备更新计划需经公司领导审批后实施，确保更新后的设备能够满足公司的工作需要。四、打印室耗材管理（一）耗材采购1.行政部门根据打印室的使用情况，定期采购打印耗材，如纸张、油墨、硒鼓等。2.选择质量可靠、价格合理的耗材供应商，签订采购合同，确保耗材的质量和供应。3.建立耗材采购台账，记录采购日期、供应商名称、耗材名称、数量、价格等信息。（二）耗材领用1.员工因工作需要领用打印耗材时，应填写《耗材领用申请表》，注明领用耗材的名称、数量、用途等。2.《耗材领用申请表》经部门负责人审批后，到打印室领取耗材。3.打印室管理人员按照审批后的申请表发放耗材，并做好领用记录。（三）耗材使用1.员工应节约使用打印耗材，根据实际需要合理调整打印设置，避免浪费。2.对于双面打印、复印等功能，应积极倡导和推广使用，减少纸张消耗。3.如发现耗材使用异常或浪费现象，行政部门应及时进行调查和处理。（四）耗材库存管理1.打印室应建立耗材库存管理制度，定期对库存耗材进行盘点。2.确保库存耗材的数量准确、质量完好，避免因库存积压或短缺影响正常使用。3.根据耗材的使用情况和库存数量，合理安排采购计划，避免浪费和资金占用。五、打印室环境卫生管理（一）日常清洁1.打印室管理人员每天对打印室进行清洁，包括桌面、地面、设备表面等的清洁。2.定期清理打印机内的废纸和杂物，保持打印机的正常运行。（二）垃圾分类1.在打印室内设置垃圾分类容器，对纸张、墨盒、硒鼓等废弃物进行分类存放。2.按照环保要求，定期将分类后的废弃物交由专业回收公司进行处理。（三）环境维护1.保持打印室内通风良好，温度、湿度适宜，为员工提供舒适的工作环境。2.爱护打印室内的花草植物等装饰物品，保持室内环境整洁美观。六、打印室使用流程（一）打印申请1.员工需要打印文件时，应先在办公软件中编辑好文档，确保内容准确无误。2.填写《打印申请表》，注明打印文件的名称、份数、打印要求（如单面、双面、彩色、黑白等）、申请人姓名、部门等信息。3.将《打印申请表》提交给部门负责人审批。（二）审批流程1.部门负责人根据工作需要对打印申请进行审批，如同意打印，则在申请表上签字确认。2.对于涉及重要文件或大量打印的申请，部门负责人应谨慎审批，并确保打印的必要性。（三）打印操作1.员工持经部门负责人审批审批后的《打印申请表》到打印室，交给打印室管理人员操作。2.打印室管理人员根据申请表上的要求进行打印，确保打印质量和数量准确无误。3.员工在打印完成后，应及时取走打印文件，并在《打印申请表》上签字确认领取。（四）复印与扫描1.复印和扫描的申请流程与打印申请流程相同，员工需填写相应的申请表，并注明复印或扫描的要求。2.复印和扫描操作由打印室管理人员按照申请表上的要求进行，员工在完成后及时取走复印件或扫描件，并签字确认。七、打印室安全管理（一）消防安全1.打印室内应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。2.严禁在打印室内吸烟和使用明火，严禁私拉乱接电线。3.员工应熟悉消防器材的使用方法，了解火灾逃生知识，确保在火灾发生时能够及时疏散和自救。（二）设备安全1.打印设备在使用过程中可能会产生高温、高压等情况，员工应避免触摸设备的高温部位，防止烫伤。2.定期对打印设备进行检查，确保设备的接地良好，防止触电事故发生。3.在设备维修或保养时，应先切断电源，并在设备上悬挂“正在维修，请勿使用”的警示标识。（三）信息安全1.员工在打印涉及公司机密的文件时，应严格遵守公司的保密制度，确保文件的安全。2.对于废弃的打印文件，应及时进行销毁，防止信息泄露。3.打印室管理人员应妥善保管打印设备的操作密码，防止他人未经授权使用设备。八、违规处理（一）违规行为1.未经审批私自使用打印设备。2.浪费打印耗材，如随意打印大量不必要的文件、单面打印可双面打印的文件等。3.在打印室内吸烟、使用明火或私拉乱接电线。4.损坏打印设备或室内设施。5.泄露公司机密文件。（二）处理措施1.对于首次违规的员工，给予口