校舍档案规范化管理制度

PAGE校舍档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强我校校舍档案管理，确保校舍档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥校舍档案在学校建设、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于我校所有校舍档案的管理，包括学校各类建筑物、附属设施、场地等相关档案资料的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则校舍档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映校舍建设、使用和管理的实际情况。3.准确性原则档案信息应准确无误，数据、文字等应符合规范要求。4.完整性原则全面收集与校舍相关的各类档案资料，确保档案的齐全完整。5.安全性原则采取有效措施确保校舍档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。（四）管理职责1.学校档案管理部门负责制定和完善校舍档案管理制度，指导和监督各部门的档案收集、整理工作，集中保管校舍档案，并提供档案利用服务。2.各部门负责本部门职责范围内与校舍相关档案资料的收集、整理和移交工作，确保档案资料的及时、准确和完整。3.档案管理人员负责校舍档案的具体收集、整理、编目、保管、统计、鉴定、销毁等工作，严格遵守档案管理规定，确保档案管理工作的规范有序。二、档案收集（一）收集范围1.校舍规划设计文件包括学校总体规划、单体建筑设计方案、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.建设工程文件工程立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证、工程招投标文件、施工合同、工程监理文件、施工图纸、工程变更记录、工程竣工验收文件等。3.校舍产权文件房屋所有权证、土地使用证等相关产权证明文件。4.校舍使用与维护文件房屋使用说明书、质量保修书、日常维护记录、维修改造方案及记录、安全检查记录、消防设施检查记录等。5.校舍设施设备文件各类设施设备的采购合同、安装调试记录、使用说明书、维护保养记录、报废处置记录等。6.校舍相关照片、视频资料反映校舍建设过程、现状、重大活动等的照片、视频资料。7.其他与校舍相关的文件资料如上级部门关于校舍建设、管理的文件、会议纪要等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、准确收集。2.档案资料应原件收集，如无法提供原件，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案资料应保持整洁、完整，不得随意涂改、损坏。4.对于重要的档案资料，应及时进行备份，防止数据丢失。（三）收集流程1.各部门在工作过程中形成的档案资料，应定期整理后移交学校档案管理部门。2.档案管理部门收到移交的档案资料后，应进行认真核对，对不符合要求的档案资料，及时退回原部门补充完善。3.对于学校建设过程中形成的档案资料，建设单位应按照档案管理要求，及时整理归档，并在工程竣工验收后向学校档案管理部门移交。三、档案整理（一）分类标准校舍档案按照以下类别进行分类：1.综合管理类包括学校关于校舍管理的规章制度、工作计划、总结、统计报表等。2.规划设计类按照规划设计文件的类别进行细分，如总体规划、单体建筑设计等。3.建设工程类按照建设工程文件的形成阶段和性质进行分类，如立项批复、施工图纸等。4.产权管理类存放房屋所有权证、土地使用证等产权证明文件。5.使用维护类分为日常使用记录、维修改造记录、安全检查记录等。6.设施设备类按照设施设备的种类进行分类，如电气设备、消防设备等。7.声像资料类包括照片、视频等声像资料。（二）整理方法1.每份档案资料应按照其形成的时间顺序进行排列，并编写页码。2.对档案资料进行编目，编制卷内目录，包括序号、文件题名、日期、页号、备注等内容。3.按照分类标准，将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明类别、年度、保管期限等信息。4.编制档案总目录，详细记录档案的类别、题名、保管期限、存放位置等信息，便于查询和利用。（三）整理要求1.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，便于保管和利用。2.档案整理应保持文件之间的历史联系，遵循文件的形成规律和特点。3.对于破损、褪色的档案资料，应进行修复或复制，确保档案的完整性。四、档案保管（一）保管场所学校应设立专门的档案库房，用于存放校舍档案。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.档案架应选用坚固耐用、便于分类存放档案的档案架。2.温湿度控制设备安装温湿度计、空调、除湿机等设备，保持档案库房内温度在14℃24℃之间，相对湿度在45%60%之间。3.防火设备配备火灾自动报警系统、灭火器、消防栓等消防设备，并定期进行检查和维护。4.防虫、防盗设备安装防虫网、防盗门窗、监控设备等，防止虫害和盗窃。5.其他设备如档案盒、装订机、裁纸刀等办公用品。（三）保管期限校舍档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映学校历史沿革、重大事件、重要产权证明等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案保存期限为30年的档案，主要包括建设工程文件、重要的使用维护记录等。3.短期保管的档案保存期限为10年的档案，如一般性的使用维护记录、设施设备采购合同等。（四）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全和完整。2.对破损、变质的档案应及时进行修复或复制，对已到保管期限的档案应按照规定进行鉴定和销毁。3.严格控制档案库房的出入，非档案管理人员未经许可不得进入库房。4.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房内整洁有序。五、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门因工作需要查阅校舍档案。2.上级主管部门、相关单位因工作需要查阅校舍档案。3.涉及校舍产权、建设工程纠纷等需要查阅档案作为依据。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案资料供其查阅。查阅档案时，利用者应填写查阅登记表，注明查阅日期、查阅内容、利用目的等信息。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。3.复制利用者如需复制档案资料，应经档案管理部门负责人批准。复制档案应使用统一的复制设备和材料，确保复制件清晰、完整。复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明与原件核对无误。（三）利用要求1.档案利用应严格遵守国家有关法律法规和学校的档案管理制度，确保档案的安全和保密。2.档案管理人员应积极主动地为利用者提供服务，及时、准确地提供所需档案资料。3.对涉及学校机密的档案资料，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织学校成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定工作小组负责对已到保管期限的校舍档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.对保管期限已满的档案，根据其历史价值、现实利用价值和保存状况进行鉴定。2.具有重要历史价值、对学校发展有重要参考作用的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，可予以销毁。3.鉴定档案时，应充分征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的科学性和准确性。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见，并填写档案销毁清册。2.