规范案件证据材料清单制度

PAGE规范案件证据材料清单制度一、总则（一）目的为了加强公司案件证据材料的管理，规范证据材料的收集、整理、保存和使用，确保案件处理过程中证据的合法性、真实性、关联性，提高公司应对各类法律纠纷的能力，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及各部门在处理各类案件（包括但不限于合同纠纷、侵权纠纷、劳动纠纷等）过程中涉及的证据材料管理。（三）基本原则1.合法性原则：证据材料的收集、整理和使用必须符合国家法律法规的规定。2.真实性原则：证据材料应客观真实，不得伪造、篡改。3.关联性原则：证据材料应与案件事实具有直接或间接的关联，能够证明案件相关事实。4.完整性原则：证据材料应全面、完整，能够形成有效的证据链。二、证据材料清单的内容及格式（一）证据材料清单的内容1.证据名称：准确概括证据的主要内容，如合同文本、发票、证人证言等。2.证据来源：注明证据的获取渠道，如自行收集、对方提供、法院调取等。3.证据形式：包括书证、物证、视听资料、证人证言、鉴定意见、勘验笔录等。4.证明内容：简要说明该证据能够证明的案件事实。5.提交时间：记录证据提交的具体日期。6.提交人：注明提交证据的人员姓名或部门。（二）证据材料清单的格式证据材料清单应采用表格形式，表头包括上述各项内容，表格应清晰、规范，便于填写和查阅。示例如下：证据名称证据来源证据形式证明内容提交时间合同文本自行收集书证双方签订的[合同名称]，证明双方的合同关系及权利义务[具体日期]发票对方提供书证与[合同名称]相关的业务发票，证明业务发生及款项支付情况[具体日期]三、证据材料的收集（一）收集责任1.案件承办部门负责组织证据材料的收集工作，明确具体的收集人员和分工。2.涉及多个部门的案件，由主办部门牵头协调各相关部门共同收集证据材料。（二）收集要求1.收集证据材料应及时、主动，确保不遗漏重要证据。2.收集过程中应注意证据的合法性，避免采用非法手段获取证据。3.对于对方提供的证据材料，应进行认真审查，核实其真实性和关联性。（三）收集途径1.自行收集：通过查阅公司内部档案、文件、记录等方式获取相关证据材料。2.要求对方提供：向案件相对方发出书面通知，要求其提供相关证据材料，并明确提供的期限和要求。3.申请调取：根据案件需要，依法向有关单位或个人申请调取证据材料，如向法院申请调取对方的财务账目、向公安机关申请调取相关案件线索等。4.现场勘查：对于涉及现场情况的案件，可组织相关人员进行现场勘查，制作勘查笔录和现场照片等证据材料。四、证据材料的整理（一）整理责任证据材料收集后，由案件承办人员负责进行整理。（二）整理要求1.按照证据材料清单的内容，对证据进行分类、编号，确保证据材料的有序性。2.对证据材料进行核对，确保其内容完整、清晰，如有缺页、模糊等情况，应及时采取补救措施。3.对于复印件、影印件等证据材料，应注明原件存放处，并由提供人签字确认。（三）整理方式1.装订成册：对于纸质证据材料，应按照一定顺序装订成册，并在每册首页附上证据材料清单。2.电子归档：对于电子证据材料，应进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查找和使用。同时，应确保电子证据的存储安全，防止数据丢失或损坏。五、证据材料的保存（一）保存责任公司设立专门的证据材料保管部门或指定专人负责证据材料的保存工作。（二）保存要求1.建立安全、可靠的证据材料保管场所，确保证据材料的存放环境符合要求，防止证据材料受潮、霉变、损坏等。2.对证据材料进行分类存放，便于查找和管理。同时，应建立相应的台账，记录证据材料的名称、数量、存放位置等信息。3.定期对证据材料进行检查和核对，发现问题及时处理。对于超过保存期限或已无保存价值的证据材料，应按照规定进行销毁，并做好记录。（三）保存期限证据材料的保存期限应根据相关法律法规和案件性质确定。一般情况下，涉及诉讼案件的证据材料应保存至案件终结后一定期限（如两年）。对于其他重要案件的证据材料，保存期限可适当延长。六、证据材料的使用（一）使用审批1.公司内部人员因工作需要查阅或使用证据材料的，应填写《证据材料使用申请表》，注明使用目的、证据名称、使用期限等内容，并经部门负责人审批。2.涉及对外提供证据材料的，应经公司分管领导审批，并按照相关法律法规的规定办理手续。（二）使用要求1.使用证据材料时应严格遵守保密规定，不得泄露证据材料的内容和来源，不得将证据材料用于与案件无关的目的。2.使用完毕后，应及时归还证据材料保管部门，并办理交接手续。如发现证据材料有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。（三）证据交换与质证1.在案件处理过程中，如涉及证据交换或质证环节，案件承办人员应按照法律规定和法院要求，准备好相关证据材料，并按时参加证据交换或质证活动。2.在证据交换或质证过程中，应认真听取对方意见，对对方提出的质疑和异议进行合理回应，维护公司的合法权益。七、监督与检查（一）监督部门公司审计部门负责对证据材料清单制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.证据材料的收集、整理、保存和使用是否符合本制度的规定。2.证据材料清单的填写是否准确、完整。3.证据材料的保管是否安全、规范。（三）检查方式1.定期检查：审计部门每年定期对公司各部门的证据材料管理情况进行检查。2.不定期抽查：根据工作需要，审计部门可对某些案件或部门的证据材料管理情况进行不定期抽查。（四）问题处理对于检查中发现的问题，审计部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。对于违反本制度规定的行为，应按照公司相关规定进行严肃处理。八、培训与宣传（一）培训责任公司法律事务部门负责组织开展证据材料清单制度的培训工作。（二）培训内容1.本制度的具体内容和要求。2.证据材料收集、整理、保存和使用的方法和技巧。3.相关法律法规中关于证据的规定。（三）培训方式1.定期培训：每年组织一次全体员工参加的证据材料清单制度培训。2.专项培训：针对具体案件或部门的需求，开展专项培训。3.在线学习：通过公司内部网络平台提供相关学习资料，供员工自主学习。（四）宣传工作公司应通过内部刊物、宣传栏、会议等形式，加强对证