会议记录规范及管理制度

PAGE会议记录规范及管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会议记录工作，确保会议信息准确、完整地记录与保存，提高会议效率和决策质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会会议、管理层会议、部门例会、专题研讨会等。（三）基本原则1.准确性原则：会议记录应如实记录会议内容，确保信息准确无误，不得歪曲或篡改会议原意。2.完整性原则：全面记录会议讨论的事项、决议、决定等内容，包括会议主题、时间、地点、参会人员、发言内容、表决结果等关键信息。3.及时性原则：会议结束后，应尽快完成会议记录的整理与归档，确保记录的时效性。4.保密性原则：对于涉及公司机密信息的会议记录，应严格按照公司保密制度进行管理，防止信息泄露。二、会议记录的职责分工（一）记录人员职责1.负责会议现场的记录工作，准确记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决议事项等。2.对会议记录进行整理、编辑和校对，确保记录内容清晰、准确、完整。3.在规定时间内将整理好的会议记录提交给相关负责人审核，并按照审核意见进行修改完善。4.负责会议记录的归档和保管工作，建立健全会议记录档案，便于查阅和追溯。（二）会议主持人职责1.明确会议记录的要求和重点，提醒记录人员关注重要事项和决策过程。2.对会议记录进行审核，确保记录内容符合会议实际情况，对记录中的疑问或不准确之处及时提出修改意见。（三）参会人员职责1.积极配合会议记录工作，如实提供相关信息和意见，确保会议记录的真实性和完整性。2.对会议记录中涉及本人的内容进行核对，如有异议及时提出修改。三、会议记录的内容要求（一）会议基本信息1.会议名称：准确记录会议的具体名称，如“[公司名称]第[X]次董事会会议”。2.会议时间：记录会议开始和结束的具体时间，精确到分钟，格式为“[年/月/日时:分时:分]”。3.会议地点：详细记录会议召开的具体地点，包括楼层、房间号等信息。4.参会人员：列出参会人员的姓名、职务，如有缺席人员应注明原因。（二）会议议程1.按照会议实际进行的顺序，记录各项议程的标题和内容要点。2.对于临时增加或调整的议程，应详细记录相关情况。（三）会议发言内容1.记录每位参会人员的发言，包括发言人姓名、职务、发言内容的核心要点。2.对于重要发言，应尽量记录原话，如无法记录原话，应准确概括发言的主要观点和意图。3.记录发言过程中的讨论、争论情况，以及各方的观点和理由。（四）会议决议与决定1.明确会议达成的决议和决定事项，记录决议的具体内容、责任人、完成时间等关键信息。2.对于决议事项的表决情况，应记录表决方式（如举手表决、投票表决等）、表决结果（同意票数、反对票数、弃权票数）。（五）其他事项1.记录会议中提出的重要问题、建议、意见等，以及对相关问题的讨论和处理情况。2.如有会议纪要、附件等相关资料，应在会议记录中注明资料名称和存放位置。四、会议记录的格式规范（一）字体与字号1.标题：使用二号黑体字，居中排列。2.正文：使用四号宋体字，行距为1.5倍。3.各级标题：根据重要程度依次使用三号黑体、四号黑体、小四号黑体等字体，左对齐排列。（二）段落格式1.每段开头空两格，段与段之间保持适当的间距。2.对于会议决议、决定等重要内容，可采用分条列项的方式进行记录，每条内容前用序号标明，如“一、……”“二、……”等。（三）页面设置1.页边距：上、下、左、右页边距均设置为2.5厘米。2.纸张大小：采用A4纸。（四）编号与页码1.对会议记录的章节、条款等进行编号，以便于查阅和引用。2.在页面底部居中位置插入页码，格式为“第X页共X页”。五、会议记录的整理与审核（一）整理要求1.会议结束后，记录人员应及时对会议记录进行整理，检查记录内容是否完整、准确，语言表达是否清晰、通顺。2.对记录中的错别字、语病、标点符号等进行修改，确保记录质量。3.将会议记录按照规范的格式进行排版，使其整齐美观。（二）审核流程1.记录人员完成会议记录整理后，应提交给会议主持人进行初审。主持人重点审核记录内容是否与会议实际情况相符，决议事项是否明确、准确，对记录中的疑问或不准确之处及时提出修改意见。2.主持人初审通过后，将会议记录提交给相关负责人进行终审。终审负责人根据会议的重要性和性质，对记录进行全面审核，确保记录符合公司管理要求和相关法律法规规定。3.审核过程中，如发现记录存在问题，审核人员应及时与记录人员沟通，要求其进行修改完善。修改后的会议记录应再次提交审核，直至审核通过。六、会议记录的归档与保管（一）归档要求1.审核通过的会议记录应及时进行归档，按照会议类型、时间顺序等进行分类整理，建立清晰的档案目录。2.对于重要会议的记录，应同时保存纸质版和电子版，电子版记录应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。3.在归档的会议记录中，应附上会议纪要、决议文件等相关资料，确保档案的完整性。（二）保管期限1.一般会议记录的保管期限为[X]年，重要会议记录的保管期限根据公司相关规定执行，如涉及重大决策、法律纠纷等会议记录应长期保存。2.保管期限届满后，经公司相关部门审核批准，可按照规定程序进行销毁。销毁过程应进行记录，确保档案信息安全。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议记录，应填写《会议记录查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或人员如需查阅公司会议记录，应提交正式的查阅申请函，说明查阅原因和用途，经公司管理层批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。3.借阅会议记录应严格履行借阅手续，借阅人应填写《会议记录借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应按时归还，如需延期应办理续借手续。4.借阅人应对借阅的会议记录妥善保管，不得擅自复制、传播、泄露会议记录内容，如因保管不善造成记录损坏或丢失，应承担相应的责任。七、会议记录的保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、客户信息等敏感内容的会议记录。2.会议中讨论的尚未公开的重大决策、战略规划等信息。（二）保密措施1.对涉及保密内容的会议记录，应在记录文档上标注“机密”字样，并采取加密存储、限制访问权限等措施进行管理。2.记录人员和接触保密会议记录的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在会议场所，应注意防止无关人员旁听会议，对会议资料进行妥善保管，会议结束后及时清理会议现场，避免信息泄露。4.对于因工作需要必须向外部单位或人员提供保密会议记录的部分内容，应按照公司保密制度进行审批，并采取必要的保密措施，如签订保密协议、进行脱敏处理等。八、会议记录的监督与考核（一）监督机制1.公司行政部门负责对会议记录工作进行日常监督检查，定期抽查会议记录的质量和归档情况，发现问题及时督促整改。2.对于重要会议的记录，公司管理层可指定专人进行跟踪监督，确保记录工作符合要求。（二）考核办法1.将会议记录工作纳入公司绩效考核体系，对记录人员的工作质量、及时性、准确性等方面进行考核评价。2.考核结果与记录人员的绩