内部控制规范出纳管理制度

PAGE内部控制规范出纳管理制度一、总则（一）目的本制度旨在加强公司/组织的内部控制，规范出纳工作流程，确保公司资金的安全、完整，提高资金使用效率，防范财务风险，保障公司/组织的正常运营。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及出纳工作的部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，确保出纳工作合法合规。2.准确性原则：确保现金收付、银行结算等各项业务准确无误，账目清晰。3.安全性原则：加强现金、票据、印章等的保管，确保资金安全，防止被盗、丢失等情况发生。4.及时性原则：及时处理各项收支业务，不得拖延，保证资金的正常流转。二、岗位职责（一）出纳岗位设置公司/组织应根据业务需要，合理设置出纳岗位，配备具备专业知识和技能的人员担任出纳工作。（二）岗位职责概述1.现金收付负责公司/组织现金的收付业务，严格按照国家现金管理规定办理现金收支。对收入的现金，应及时开具收款收据或发票，并加盖财务专用章或发票专用章。对支出的现金，应严格审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，确保支出符合公司/组织的规定和审批程序。2.银行结算办理公司/组织的银行存款收付业务，包括支票、汇票、本票等结算方式的使用。负责银行账户的管理，定期核对银行账目，编制银行存款余额调节表，确保银行存款账目准确无误。及时掌握银行存款的变动情况，合理安排资金，提高资金使用效率。3.票据管理负责公司/组织各类票据的购买、保管、使用和核销工作。严格按照票据管理规定，妥善保管空白票据和已使用票据的存根联，防止票据丢失、被盗用等情况发生。对票据的使用情况进行登记和统计，定期向财务负责人报告票据的使用情况。4.印章管理负责保管公司/组织的财务专用章、发票专用章等印章，严格按照规定使用印章。印章的使用必须经过审批，登记使用情况，确保印章使用的安全性和规范性。5.资金日报与月报编制每日下班前，编制资金日报表，反映公司/组织当日现金和银行存款的收支情况，并报送财务负责人。每月末，编制资金月报表，详细反映公司/组织当月资金的收支、结余情况，为财务分析和决策提供依据。6.其他工作协助财务部门完成其他相关工作，如财务审计、税务申报等。完成领导交办的其他临时性任务。三、工作流程（一）现金收付流程1.收款流程业务部门收到现金收入后，应及时将现金及相关原始凭证交给出纳。出纳核对现金金额与原始凭证一致后，开具收款收据或发票，并加盖财务专用章或发票专用章。将收款收据或发票的记账联交会计记账，存根联留存备查。将现金存入公司/组织指定的银行账户，并在银行进账单上加盖财务专用章。将银行进账单的回单交会计记账。2.付款流程业务部门填写付款申请单，注明付款事由、金额、收款单位等信息，并经相关领导审批。付款申请单交给出纳，出纳审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，以及付款申请单的审批手续是否齐全。审核无误后，出纳根据付款申请单开具现金支票或支付现金。在原始凭证上加盖“现金付讫”章，并登记现金日记账。将付款后的原始凭证交会计记账。（二）银行结算流程1.支票结算流程业务部门填写支票领用单，注明支票用途、金额、收款单位等信息，并经相关领导审批。支票领用单交给出纳，出纳审核支票领用单的审批手续是否齐全。审核无误后，出纳根据支票领用单开具支票，并在支票登记簿上登记支票号码、领用日期、用途、金额、收款单位等信息。将支票交业务部门经办人员，并提醒其妥善保管，按照规定用途使用。业务部门经办人员将支票交付收款单位后，出纳及时跟踪支票的使用情况，确保支票款项及时到账。支票款项到账后，出纳在支票登记簿上注明核销日期，并将相关原始凭证交会计记账。2.汇票、本票结算流程业务部门填写汇票、本票申请书，注明申请金额、收款单位等信息，并经相关领导审批。汇票、本票申请书交给出纳，出纳审核申请书的审批手续是否齐全。审核无误后，出纳到银行办理汇票、本票的申请手续，并将银行出具的汇票、本票交业务部门经办人员。业务部门经办人员将汇票、本票交付收款单位后，出纳及时跟踪汇票、本票的解付情况，确保款项及时到账。汇票、本票款项到账后，出纳将相关原始凭证交会计记账。（三）票据管理流程1.票据购买流程出纳根据公司/组织业务需要，填写票据购买申请单，注明购买票据的种类、数量等信息，并经财务负责人审批。票据购买申请单交给出纳，出纳持申请单到银行或税务机关购买票据。将购买的票据交回公司/组织后，出纳在票据登记簿上登记票据的种类、数量、购买日期等信息。2.票据保管流程出纳应设置专门的票据保管箱，将空白票据和已使用票据的存根联分类存放，确保票据的安全。定期对票据进行盘点，核对票据的数量、号码与登记簿记录是否一致，发现问题及时报告并处理。票据保管箱应放置在安全可靠的地方，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。3.票据使用流程业务部门需要使用票据时，填写票据使用申请单，注明使用票据的种类、号码、用途、金额等信息，并经相关领导审批。票据使用申请单交给出纳，出纳审核申请单的审批手续是否齐全。审核无误后，出纳按照申请单的要求发放票据，并在票据登记簿上登记票据的使用情况。业务部门经办人员使用票据后，应及时将票据存根联交给出纳，出纳核对存根联与登记簿记录是否一致。4.票据核销流程出纳定期对已使用票据的存根联进行整理和核对，确保票据的使用情况与登记簿记录一致。将已核销的票据存根联按照规定的期限进行装订成册，妥善保管，以备查阅。在票据登记簿上注明票据的核销日期，并将相关信息反馈给财务负责人。（四）印章管理流程1.印章保管流程出纳负责保管公司/组织的财务专用章、发票专用章等印章，应将印章存放在专门的保险柜中，确保印章的安全。印章保险柜应放置在安全可靠的地方，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。定期对印章进行盘点，核对印章的数量、状态与登记簿记录是否一致，发现问题及时报告并处理。2.印章使用流程业务部门需要使用印章时，填写印章使用申请单，注明使用印章的名称、用途、文件名称等信息，并经相关领导审批。印章使用申请单交给出纳，出纳审核申请单的审批手续是否齐全。审核无误后，出纳按照申请单的要求使用印章，并在印章使用登记簿上登记印章的使用情况。使用印章后，应及时将印章归还原位，并妥善保管。3.印章交接流程出纳因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写印章交接清单，详细注明交接印章的名称、数量、状态等信息。交接双方应在印章交接清单上签字确认，并由监交人监督交接过程。交接完成后，交接清单应一式三份，分别由交接双方和财务负责人留存备查。四、资金管理（一）库存现金管理1.库存现金限额公司/组织应根据日常现金收支情况，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照35天的日常零星开支所需确定。库存现金限额经开户银行核定后，不得随意变更。如需调整，应重新向开户银行提出申请。2.现金收付范围严格按照国家现金管理规定办理现金收付业务，不得超出规定范围使用现金。属于现金收付范围的业务，应及时办理现金收付手续，不得坐支现金。3.现金盘点出纳应每日对库存现金进行盘点，确保账实相符。现金盘点应在下班前进行，盘点结果应记录在现金盘点表上，由出纳和监盘人签字确认。如发现现金长款或短款，应及时查明原因，并按照规定进行处理。（二）银行存款管理1.银行账户管理公司/组织应按照国家有关规定，合理开立银行账户，不得出租、出借银行账户。银行账户的开立、变更、撤销应经财务负责人审批，并报开户银行备案。定期对银行账户进行清理，及时注销不再使用的银行账户。2.银行存款余额核对出纳应每日核对银行存款日记账与银行对账单，确保账账相符。每月末，编制银行存款余额调节表，对未达账项进行调整，确保银行存款账目准确无误。如发现银行存款余额异常，应及时查明原因，并采取相应措施进行处理。3.银行存款安全加强对银行存款的安全管理，妥善保管银行账户密码、U盾等重要物品。定期更换银行账户密码，防止密码泄露。如发现银行存款存在风险，应及时报告财务负责人，并采取相应措施进行防范。五、财务审批与监督（一）财务审批制度1.审批流程公司/组织应建立健全财务审批制度，明确各项支出的审批流程和审批权限。业务部门填写付款申请单，注明付款事由、金额、收款单位等信息，并按照规定的审批流程提交审批。各级审批人员应认真审核付款申请单的内容，确保支出合法合规、手续齐全。审批通过后，付款申请单交给出纳办理付款手续。2.审批权限根据公司/组织的规模和管理要求，合理确定各级审批人员的审批权限。一般情况下，小额支出由部门负责人审批，较大金额支出由财务负责人审批，重大支出由公司/组织领导集体审批。（二）财务监督制度1.内部审计监督公司/组织应定期开展内部审计工作，对出纳工作进行监督检查。内部审计部门应重点检查出纳工作的合规性、准确性、安全性等方面，发现问题及时提出整改意见。2.财务负责人监督财务负责人应定期对出纳工作进行检查和指导，确保出纳工作符合公司/组织的规定和要求。对出纳工作中发现的问题，应及时督促出纳进行整改，并跟踪整改情况。3.其他监督公司/组织应接受税务机关、审计机关等外部部门的监督检查，积极配合相关部门的工作。鼓励员工对出纳工作进行监督，对发现的违规行为应及时举报，公司/组织将对举报人给予奖励。六、培训与考核（一）培训制度1.培训计划公司/组织应制定出纳人员培训计划，定期组织出纳人员参加业务培训。培训计划应根据出纳人员的业务水平和工作需要，确定培训内容和培训方式。2.培训内容培训内容应包括国家有关法律法规、财务规章制度、出纳业务知识和技能等方面。定期组织出纳人员学习新的政策法规和业务知识，提高出纳人员的业务水平和综合素质。3.培训方式培训方式可以采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。鼓励出纳人员参加相关的职业资格考试，提高自身的专业素养。（二）考核制度1.考核标准公司/组织应建立出纳人员考核制度，明确考核标准和考核方法。考核标准应包括工作业绩、工作质量、工作态度、业务能力等方面。2.考核方法考核方法可以采用定期考核和不定期考核相结合的方式。定期考核可以每季度或每半年进行一次，不定期考核可以根据工作需要