样品管理制度及流程规范

PAGE样品管理制度及流程规范一、总则（一）目的为加强公司样品管理，确保样品的有效利用、妥善保存及流转顺畅，保证公司各项业务活动的正常开展，特制定本制度及流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及样品的采购、制作、存储、使用、发放、回收、销毁等环节的管理，包括但不限于研发部门、生产部门、质量控制部门、销售部门等各相关部门。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业标准，确保样品管理活动合法合规。2.准确性原则：样品信息记录准确无误，包括样品名称、规格、型号、来源、用途等，保证样品管理过程中的数据真实可靠。3.安全性原则：确保样品在存储、使用、运输等过程中的安全，防止样品损坏、丢失、变质以及对人员和环境造成危害。4.高效性原则：优化样品管理流程，提高工作效率，减少不必要的环节和延误，以满足公司业务需求。二、样品采购管理（一）采购申请1.各部门根据业务需求，如需采购样品，应填写《样品采购申请表》，详细注明样品名称、规格、数量、用途、预计到货时间等信息。2.申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《样品采购申请表》后，对采购需求进行初步评估，包括采购的必要性、预算合理性等。2.对于金额较大或涉及特殊要求的样品采购，采购部门应组织相关部门进行联合评审，评审通过后报公司领导审批。（三）采购执行1.采购部门根据审批后的采购申请，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应与供应商签订采购合同，明确样品的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.采购人员应跟踪采购进度，确保样品按时、按质、按量到货。到货后，采购人员应及时组织相关人员进行验收。三、样品制作管理（一）制作计划1.研发部门或生产部门如需制作样品，应制定《样品制作计划》，明确样品名称、规格、数量、制作工艺、预计完成时间等内容。2.《样品制作计划》需经部门负责人审核签字后，提交至相关制作部门。（二）制作过程控制1.制作部门按照《样品制作计划》组织样品制作，严格执行制作工艺和质量标准。在制作过程中，应做好各项记录，包括原材料使用情况、制作工序、检验数据等。2.质量控制部门应加强对样品制作过程的质量监督，定期对制作过程进行检查，确保样品质量符合要求。如发现质量问题，应及时通知制作部门进行整改。（三）样品验收1.样品制作完成后，制作部门应进行自检，自检合格后填写《样品验收申请单》，提交至质量控制部门进行验收。2.质量控制部门按照相关标准和要求对样品进行验收，验收内容包括外观、尺寸、性能、质量等方面。验收合格后，质量控制部门在《样品验收申请单》上签字确认。如验收不合格，应出具不合格报告，明确不合格项目及原因，要求制作部门进行返工或整改，直至验收合格。四、样品存储管理（一）存储环境要求1.根据样品的特性和要求，设置专门的样品存储区域，确保存储环境符合相关标准。例如，对于一些对温度、湿度敏感的样品，应配备相应的温湿度控制设备。2.存储区域应保持清洁、干燥、通风良好，避免样品受到污染、损坏或变质。（二）样品标识1.对存储的样品应进行清晰、准确的标识，标识内容包括样品名称、规格、型号、批次、入库日期、有效期（如有）等。2.标识应采用耐久性好的材料制作，确保在存储过程中不易褪色或损坏。（三）存储记录1.建立样品存储台账，详细记录样品的入库时间、名称、规格、数量、存储位置、出入库情况等信息。2.定期对样品存储情况进行盘点，确保账物相符。如发现账物不符，应及时查明原因并进行处理。（四）特殊样品存储对于一些特殊样品，如易燃易爆、有毒有害等样品，应按照国家相关法律法规和标准进行单独存储，并采取相应的安全防护措施。存储区域应设置明显的警示标识，配备必要的消防、防护设备。五、样品使用管理（一）使用申请1.各部门因业务需要使用样品时，应填写《样品使用申请表》，注明样品名称、规格、数量、使用时间、使用用途等信息。2.《样品使用申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至样品管理部门。（二）使用审批1.样品管理部门收到《样品使用申请表》后，对使用申请进行审核，评估样品使用的必要性和合理性。2.对于重要样品或涉及多个部门使用的情况，样品管理部门应组织相关部门进行联合审批，审批通过后方可发放样品。（三）样品发放1.样品管理部门根据审批后的《样品使用申请表》，按照规定的程序发放样品。发放时，应做好发放记录，包括发放时间、领取人、样品名称、规格、数量等信息。2.领取人应在样品发放记录上签字确认，确保样品的安全交接。（四）使用过程监督1.使用部门在使用样品过程中，应严格按照规定的用途和操作方法使用，不得擅自更改样品用途或进行违规操作。2.质量控制部门应对样品使用过程进行不定期监督检查，如果发现使用不当或存在质量问题，应及时通知使用部门进行整改。（五）样品归还1.使用完毕后，使用部门应及时将样品归还至样品管理部门。归还时，样品应保持完好无损，如有损坏或丢失，使用部门应说明原因并承担相应责任。2.样品管理部门在接收归还样品时，应进行检查验收，确认样品状态符合要求后，在样品归还记录上签字确认。六、样品发放管理（一）发放流程1.客户或合作伙伴如需领取样品，应填写《样品领取申请表》，注明样品名称、规格、数量、领取人信息、领取用途等内容。2.《样品领取申请表》提交至销售部门或相关业务部门进行审核，审核通过后报样品管理部门。3.样品管理部门根据审批后的申请，按照规定发放样品，并做好发放记录，记录内容包括发放时间、领取人、样品名称、规格、数量、发放方式等。（二）发放方式1.样品发放方式可根据实际情况选择快递、自取等方式。对于重要或贵重样品，应优先选择安全可靠的快递方式，并确保样品在运输过程中的安全。2.如采用自取方式，应提前与领取人沟通确定领取时间和地点，并要求领取人在样品领取记录上签字确认。（三）发放记录保存样品发放记录应妥善保存，保存期限根据公司相关规定执行。发放记录应包括电子文档和纸质文档，以便随时查阅和追溯。七、样品回收管理（一）回收范围1.对于客户试用后返还的样品、参加展会或活动后收回的样品、因项目结束不再需要的样品等，均应进行回收管理。2.明确规定哪些情况下样品需要回收，以及回收的责任部门和流程。（二）回收申请1.相关部门或人员如需回收样品，应填写《样品回收申请表》，注明样品名称、规格、数量、回收原因、预计回收时间等信息。2.《样品回收申请表》经部门负责人审核签字后，提交至样品管理部门。（三）回收执行1.样品管理部门根据回收申请，组织相关人员进行样品回收工作。回收过程中，应确保样品的完整性和准确性，避免样品丢失或损坏。2.对于回收的样品，应及时进行清理、检查和登记，按照规定的存储要求进行妥善保管。八、样品销毁管理（一）销毁原因1.对于过期、损坏、变质、失去使用价值或不再需要的样品，应进行销毁处理。2.明确规定哪些情况下样品需要销毁，以及销毁的审批流程和责任部门。（二）销毁申请1.相关部门或人员如需销毁样品，应填写《样品销毁申请表》，详细说明样品名称、规格、数量、销毁原因、预计销毁时间等信息。2.《样品销毁申请表》需经部门负责人审核签字后，提交至样品管理部门。（三）销毁审批1.样品管理部门收到《样品销毁申请表》后，对销毁申请进行审核，评估销毁的必要性和合理性。2.对于涉及重要样品或数量较大的销毁申请，样品管理部门应组织相关部门进行联合审批，审批通过后报公司领导批准。（四）销毁方式1.根据样品的特性和销毁要求，选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧、溶解等。对于一些特殊样品，应按照国家相关法律法规和标准进行销毁处理。2.在销毁过程中，应做好记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁人员等信息，确保销毁过程可追溯。（五）销毁监督1.质量控制部门或相关监督部门应对样品销毁过程进行监督，确保销毁工作按照规定的程序和要求进行。2.监督人员应在销毁记录上签字确认，如发现销毁过程存在问题，应及时要求整改。九、样品信息管理（一）信息收集1.在样品采购、制作、存储、使用、发放、回收、销毁等各个环节，应及时收集和记录样品的相关信息，包括样品名称、规格、型号、来源、用途、制作工艺、质量检验数据、出入库时间、使用情况、客户信息等。2.信息收集应确保准确、完整，避免信息遗漏或错误。（二）信息录入与维护1.将收集到的样品信息及时录入公司的样品管理系统，建立完善的样品信息数据库。2.定期对样品信息进行维护和更新，确保信息的时效性和准确性。如样品的规格、型号、用途等发生变化，应及时在系统中进行修改。（三）信息查询与共享1.公司内部相关部门可根据权限查询样品信息数据库，获取所需的样品信息，以便开展业务工作。2.在确保信息安全的前提下，实现样品信息在一定范围内的共享，提高工作效率和协同性。十、监督与检查（一）内部监督1.公司设立专门的样品管理监督小组，定期对样品管理工作进行检查和监督，确保各项管理制度和流程规范得到有效执行。2.监督小组应检查样品管理各环节的工作记录、台账、标识等，核实样品的数量、状态、存储情况等是否与记录相符。（二）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，明确整改要求和期限。2.责任部门应按照整改通知要求，制定整改措施并认真落实，确保问题得到及时解决。整改完成后，应向监督小组提交整改报告。（三）考核与奖惩1.将样品管理工作纳入公司绩效考核体系，对样品管理工作表现优秀的部门和个人给予奖励，对违反样品管