学校档案规范化管理制度

PAGE学校档案规范化管理制度一、总则（一）目的为加强学校档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在学校教学、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各单位以及全体教职员工和学生形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：学校档案工作实行集中统一领导，由学校综合档案室归口管理全校档案。2.真实性原则：档案应如实反映学校各项工作的历史面貌和实际情况。3.完整性原则：全面收集、整理学校在教学、科研、管理等活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.准确性原则：档案内容应准确无误，数据可靠，表述规范。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。6.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用效率。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学校档案工作规章制度并组织实施。2.负责全校档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.对各部门、各单位的档案工作进行监督、检查和指导。4.组织开展档案业务培训和学术研究活动。5.负责档案信息化建设，推进档案管理现代化。（二）档案形成部门1.负责本部门各类档案的收集、整理、立卷和归档工作，确保档案的及时、准确和完整。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门档案工作的日常管理，并接受学校综合档案室的业务指导。3.按照学校档案管理规定，定期向综合档案室移交档案。三、档案分类及编号（一）档案分类学校档案分为党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、声像、实物等九大类。1.党群类：主要包括学校党组织、工会、共青团等组织形成的各类文件材料。2.行政类：主要包括学校行政工作中形成的各类文件材料。3.教学类：主要包括学校教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料。4.科研类：主要包括学校科研项目管理、科研成果等方面形成的各类文件材料。5.基建类：主要包括学校基本建设项目从规划、设计到施工、竣工验收等过程中形成的各类文件材料。6.设备类：主要包括学校固定资产设备的购置、使用、维护等方面形成的各类文件材料。7.财会类：主要包括学校财务预算、决算、会计核算等方面形成的各类文件材料。8.声像类：主要包括学校在教学、科研、管理等活动中形成的照片、录音、录像等声像材料。9.实物类：主要包括学校获得的各类奖杯、奖牌、证书、印章等实物。（二）编号方法各类档案按照分类方案进行编号，编号应科学合理、便于记忆和检索。编号采用“年度类别流水号”的结构，例如：2023党群001，表示2023年形成的党群类第1份档案。四、档案收集与整理（一）收集范围1.学校各部门、各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.学校教职员工在教学、科研、管理等工作中形成的个人业务档案材料。3.学校学生在学习、社会实践等活动中形成的学籍档案、奖惩档案等材料。4.学校举办或承办的各类会议、活动形成的文件材料。5.学校与校外单位合作开展项目形成的文件材料。6.学校收到的上级文件、下级报送的文件以及其他相关单位发来的文件材料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，及时收集本部门形成的各类档案材料，并进行初步整理。2.档案材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对于重要活动、重大事件形成的档案材料，应在活动结束或事件处理完毕后及时收集归档。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学，组卷合理，编目规范。（四）整理方法1.党群、行政、教学、科研、基建、设备、财会、声像、实物等各类档案按照相应的分类方案进行整理。2.文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，采用“件”为单位进行装订、编目。3.科技档案按照项目进行整理，一个项目形成的档案集中在一起，按照项目文件的形成顺序进行排列编目。4.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，按照时间顺序排列。5.声像档案按照内容、时间等进行分类整理，同时注明拍摄（录制）时间、地点、人物等信息。6.实物档案应进行详细登记，注明实物名称、来源、日期等信息，并妥善保管。五、档案保管（一）保管场所1.学校综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案装具等。（二）档案装具1.档案应使用符合国家标准的档案柜、档案盒等装具进行存放。2.档案盒应按照档案分类编号进行标识，便于查找和管理。（三）档案存放1.各类档案应按照分类编号顺序排列存放，不同类别档案之间应保持一定的间距，便于通风和查找。2.库存档案应建立库存档案登记簿，详细记录档案的类别、数量、存放位置等信息。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和历史面貌的，对学校、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：主要是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为30年。3.短期保管的档案：主要是反映学校短期工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年。（五）档案鉴定与销毁1.学校综合档案室应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由档案鉴定小组负责鉴定工作。2.档案鉴定小组应根据档案的保存价值和历史意义，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，填写档案销毁清册，经学校领导批准后予以销毁。3.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。六、档案利用（一）利用范围1.学校教职员工因教学、科研、管理等工作需要查阅档案。2.学生因学籍管理、成绩查询、毕业申请等需要查阅档案。3.校外单位因工作需要，经学校批准后查阅相关档案。（二）利用方式1.查阅：利用者可到综合档案室查阅档案原件或复印件。2.借阅：对于确需借出档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经综合档案室负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写档案复制申请表，经综合档案室负责人批准后，由档案室工作人员进行复制，并加盖档案复制专用章。（三）利用手续1.校内人员查阅档案，应持本人有效证件到综合档案室办理查阅登记手续。2.校外单位查阅档案，应出具单位介绍信，注明查阅目的、范围等内容，并经学校相关部门负责人批准后，到综合档案室办理查阅登记手续。3.借阅档案时，利用者应在档案借阅登记簿上签字，注明借阅时间、归还时间等信息。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用监督1.综合档案室工作人员应监督利用者在规定的范围内查阅、借阅档案，确保档案的安全和完整。2.对于利用过程中发现的问题，如档案损坏、丢失等，应及时采取措施进行处理，并追究相关人员的责任。七、档案信息化建设（一）建设目标1.建立学校档案信息管理系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的在线检索、查阅、利用，为学校教学、科研、管理等工作提供便捷的档案信息服务。（二）数字化流程1.档案扫描：对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案数字化技术要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理：对扫描后的图像进行去污、裁剪校正、拼接还原等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立电子档案数据库。4.存储备份：将电子档案数据存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。（三）系统功能1.档案管理模块：实现档案的收集、整理、分类、编目、存储等功能。2.检索查询模块：提供多种检索方式，如按关键词、年度、类别等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.借阅管理模块：记录档案借阅情况，实现借阅申请、审批、归还等流程的信息化管理。4.统计分析模块：对档案的数量、利用情况等进行统计分析，为学校档案管理决策提供数据支持。5.安全管理模块：设置用户权限，确保档案信息的安全，防止未经授权的访问和数据泄露。（四）人员培训1.定期组织档案管理人员参加档案信息化培训，提高其计算机操作技能和档案信息化管理水平。2.对全校教职员工进行档案信息化利用培训，使其熟悉档案信息管理系统的使用方法，能够通过系统查阅和利用档案。八、档案保密与安全（一）保密制度1.严格遵守国家有关保密法律法规，加强档案保密管理。2.对涉及国家机密、学校商业秘密和个人隐私的档案，应采取严格的保密措施，限制查阅范围。3.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案内容。在档案整理、保管、利用等过程中，如发现档案有泄密隐患，应及时采取措施进行处理。（二）安全制度1.建立健全档案安全管理制度，加强档案库房的安全防范工作。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防光、