招标现场管理制度及规范

PAGE招标现场管理制度及规范一、总则（一）目的为了规范公司招标现场的管理，确保招标活动的公平、公正、公开，提高招标效率，保证招标质量，维护公司利益，特制定本制度及规范。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类招标活动现场，包括但不限于工程建设、物资采购、服务外包等项目的招标。（三）基本原则1.合法性原则：招标活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保招标过程合法合规。2.公平公正原则：对待所有投标方一视同仁，不偏袒任何一方，保证投标机会均等，评标结果公正。3.公开透明原则：招标信息、评标标准、评标过程及结果等应向所有投标方公开，接受社会监督。4.诚实守信原则：参与招标活动的各方应诚实守信，如实提供相关信息，履行各自义务。二、招标现场组织管理（一）招标组织机构1.招标领导小组由公司高层管理人员组成，负责对招标活动进行宏观决策和指导，审定招标方案、评标结果等重大事项。职责包括：确定招标项目的总体目标和要求；协调解决招标过程中的重大问题；监督招标活动的合规性。2.招标工作小组由相关部门负责人及专业人员组成，负责具体组织实施招标活动，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标等工作。职责包括：根据招标领导小组的决策，制定详细的招标工作计划；组织开展招标项目的前期调研和需求分析；起草招标文件；负责与投标方的沟通、答疑等工作；组织开标、评标会议，记录评标过程；整理、汇总招标资料，撰写招标总结报告。3.评标委员会由公司内部专业技术人员、经济专家以及外部相关领域专家组成，负责对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标委员会成员应具备以下条件：具有良好的职业道德，能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责；熟悉招标项目的相关业务，具有相应的专业知识和实践经验；与投标方无利害关系。职责包括：按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审；向招标工作小组提交评标报告，推荐中标候选人；对评标过程中的相关问题进行解释和说明。（二）招标现场场地安排1.应选择相对独立、安静、安全的场地作为招标现场，确保招标活动不受外界干扰。2.招标现场应合理划分开标区、评标区、休息区等功能区域，各区域之间应保持适当的距离，避免相互干扰。3.开标区应配备必要的设备，如投影仪、音响设备、电脑等，用于展示投标文件、播放相关资料等。4.评标区应保证环境安静，配备足够的桌椅、文件柜等办公设施，为评标委员会成员提供良好的工作条件。同时，应设置专门的通讯屏蔽设备，防止评标过程中出现信息泄露。5.休息区应提供饮用水、茶歇等基本服务，满足参会人员的休息需求。（三）招标现场人员管理1.工作人员职责分工现场负责人：全面负责招标现场的组织、协调和管理工作，确保招标活动顺利进行。开标主持人：负责主持开标会议，宣布开标纪律，介绍开标程序，公布投标文件的密封情况等。唱标人：负责宣读投标文件的相关内容，包括投标报价、工期、质量标准等。监标人：对开标、评标过程进行监督，确保活动的公正性和合规性。记录员：负责记录开标、评标过程中的重要信息，包括投标文件的递交情况、评标委员会成员的评审意见等。后勤保障人员：负责招标现场的物资供应、设备维护、餐饮服务等后勤保障工作。2.工作人员行为规范工作人员应提前到达招标现场，做好准备工作，确保按时开始招标活动。工作人员应统一着装，佩戴工作牌，举止文明，言行规范，展现公司良好形象。在招标过程中，工作人员应严格遵守工作纪律，不得擅自离开岗位，不得与投标方私下接触，不得泄露招标活动的机密信息。工作人员应认真履行职责，热情服务，及时解决招标现场出现的问题，为投标方和评标委员会成员提供便利。三、招标文件管理（一）招标文件编制1.编制依据招标文件应根据招标项目的特点和要求，依据国家法律法规、行业标准以及公司相关规定进行编制。2.内容要求招标文件应包括招标公告、投标须知、评标办法、合同条款、技术规范、投标文件格式等主要内容。招标公告应明确招标项目的名称、内容、规模、资金来源、招标范围、投标资格要求、投标文件递交截止时间、开标时间及地点等信息。投标须知应详细说明投标的程序、要求、注意事项等，包括投标文件的编制、密封、递交方式，开标、评标程序及规则等。评标办法应明确评标标准和方法，包括价格因素、技术因素、商务因素等的权重及评分细则，确保评标结果客观公正。合同条款应明确双方的权利和义务，包括项目的质量标准、工期要求、付款方式、验收标准、违约责任等内容。技术规范应详细描述招标项目的技术要求和标准，为投标方提供明确的技术指导。投标文件格式应规范统一，包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等内容，便于投标方编制投标文件。3.审核与发布招标文件编制完成后，应提交招标工作小组进行审核。审核通过后，按照规定的方式发布招标公告，向潜在投标方发售招标文件。（二）招标文件澄清与修改1.在投标截止时间前，招标人可以对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改。澄清或者修改的内容可能影响投标文件编制的，招标人应当在投标截止时间至少15日前，以书面形式通知所有获取招标文件的潜在投标人；不足15日的，招标人应当顺延提交投标文件的截止时间。2.澄清或者修改的内容作为招标文件的组成部分，与招标文件具有同等法律效力。招标人应将澄清或者修改的内容及时通知所有潜在投标人，并要求其确认收到。（三）投标文件接收与保管1.招标人应在招标文件规定的时间和地点接收投标文件。投标文件应密封包装，并在封口处加盖投标单位公章。2.接收投标文件时，工作人员应认真核对投标文件的数量、密封情况等，并做好记录。对不符合要求的投标文件，应拒绝接收，并向投标方说明原因。3.投标文件接收后，应妥善保管，确保投标文件的安全和完整。在开标前，任何人不得擅自开启投标文件。四、开标管理（一）开标准备1.开标前，招标工作小组应做好各项准备工作，包括检查开标现场设备是否正常运行，准备开标所需的文件、资料等。2.提前通知所有投标方开标时间、地点及相关要求，确保投标方按时参加开标会议。（二）开标程序1.开标主持人宣布开标纪律，介绍开标会议的议程和参会人员。2.监标人检查投标文件的密封情况，确认无误后，宣布开标。3.唱标人按照开标顺序，依次宣读投标文件的相关内容，包括投标报价、工期、质量标准、投标保证金等。4.记录员对唱标内容进行记录，并由投标方代表签字确认。5.开标过程中，如发现投标文件有不符合要求的情况，应及时记录并向投标方提出质疑。（三）开标记录开标结束后，应及时整理开标记录，包括开标时间、地点、参会人员名单、投标文件的递交情况、唱标内容等。开标记录应由开标主持人、唱标人、记录员、监标人等签字确认，作为招标活动的重要档案资料保存。五、评标管理（一）评标准备1.在开标结束后，招标工作小组应及时组织评标委员会成员熟悉招标文件和评标办法，明确评标标准和要求。2.向评标委员会成员提供投标文件、开标记录等相关资料，并安排专人负责解答评标委员会成员的疑问。（二）评标过程1.评标委员会成员应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行独立评审。评审过程中，应认真阅读投标文件，对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评价。2.评标委员会成员可以要求投标方对投标文件中的有关问题进行澄清或者说明，但不得改变投标文件的实质性内容。投标方应按照评标委员会的要求，在规定的时间内提供书面澄清或者说明。3.评标过程中，评标委员会成员应独立发表意见，不得相互串通、暗示或者诱导。如有不同意见，应在评标报告中如实记录。（三）评标报告1.评标结束后，评标委员会应编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、废标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。2.评标报告应由评标委员会全体成员签字确认。评标委员会成员对评标结果有不同意见的，应以书面形式说明其不同意见和理由，评标报告应注明该不同意见。六、中标管理（一）中标候选人确定1.评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人。中标候选人一般不超过三名，并标明排序。2.招标工作小组应将评标报告和中标候选人名单提交招标领导小组审定。招标领导小组根据评标报告和公司实际情况，确定中标人。（二）中标通知1.招标人应在规定的时间内，向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。2.中标通知书应明确中标项目的名称、中标金额、中标工期、质量标准等内容，并加盖招标人公章。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力。（三）合同签订1.中标人应在中标通知书发出后的规定时间内，与招标人签订合同。合同的主要条款应与招标文件和投标文件的内容一致。2.在签订合同前，招标人应对中标人的履约能力进行进一步考察，确保中标人能够履行合同义务。如发现中标人存在问题，招标人有权取消其中标资格，并按照规定重新确定中标人。七、监督管理（一）内部监督1.公司内部审计部门应对招标活动进行全过程监督，检查招标程序是否合规，评标过程是否公正，中标结果是否合理等。2.招标领导小组和招标工作小组应加强对招标活动的内部管理，定期对招标工作进行总结和分析，发现问题及时整改