档案管理制度及规范要求

PAGE档案管理制度及规范要求一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、科学化。2.真实完整原则档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，保证档案内容的真实性和完整性，不得伪造、篡改档案信息。3.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。严格遵守国家有关保密规定，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管。4.方便利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的使用效率，为公司/组织的各项工作提供有力支持。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，负责全面统筹和管理公司/组织的档案工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定和修订档案管理制度及相关规范要求，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织、指导各部门对工作中形成的各类档案进行收集、整理，确保档案的齐全、完整。3.档案分类与编号按照档案的形成领域、内容特点等进行科学分类，并为每一份档案编制唯一的编号，便于档案的管理和查找。4.档案存储与保管建立安全、适宜的档案存储环境，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。5.档案查阅与利用负责办理档案查阅、借阅手续，根据规定提供档案利用服务，对档案利用情况进行登记和统计。6.档案鉴定与销毁定期对档案进行鉴定，按照规定程序对失去保存价值的档案进行销毁处理。7.档案信息化建设推进档案信息化管理工作，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理工作效率和服务水平。8.档案业务培训与指导组织开展档案业务培训，提高公司/组织全体员工的档案意识和业务水平，指导各部门做好档案管理工作。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司/组织的设立、变更、注销等相关文件，公司章程、规章制度，行政会议纪要，工作计划与总结，人事档案，资质证书，荣誉证书等。2.财务档案类涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金管理文件等。3.业务档案类根据公司/组织的业务性质进行细分，如销售业务档案包括销售合同、客户资料、市场调研报告等；采购业务档案包括采购订单、供应商资料、采购合同等；生产业务档案包括生产计划、工艺流程、产品质量记录等。4.项目档案类针对公司/组织开展的各类项目，收集整理项目立项文件、项目预算、项目进度报告、项目验收文件等项目全过程资料。5.技术档案类包含公司/组织的技术研发资料、技术标准、专利文件、技术图纸、技术改造记录等。6.合同档案类集中管理公司/组织签订的各类合同，包括买卖合同、租赁合同、服务合同、合作协议等。7.其他档案类除上述各类档案外，其他具有保存价值的文件、资料，如重要的往来信函、会议记录、活动资料等。（二）档案编号档案编号采用“分类号年度号流水号”的结构。1.分类号按照档案分类类别，为每一类档案设定相应的代码，如行政档案类为“XZ”，财务档案类为“CW”等。2.年度号采用公元纪年，以四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。3.流水号每一类档案按照形成时间顺序依次编号，从“001”开始递增。例如，一份2023年形成的行政档案中的公司章程，其编号为“XZ2023001”。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保工作中形成的各类文件、资料及时、完整地收集齐全。2.收集的档案应包括纸质文件、电子文件、图表、照片、录像等各种载体形式。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。（二）整理要求1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.装订成册对于纸质文件，应去除金属物，采用线装或胶装等方式装订成册，保持文件的整齐、牢固。3.编目编号编制档案目录，注明档案的编号、名称、日期、来源等信息，并按照编号顺序排列档案。4.数字化处理对重要档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库，实现档案的数字化存储和管理。五、档案的存储与保管（一）存储环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找，档案应分类存放，标识清晰。（二）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、借阅、归还等情况，定期对档案进行盘点清查。2.对重要档案应采取备份存储措施，如异地存储或电子备份等，防止档案因自然灾害、设备故障等原因丢失。3.定期对档案进行检查和维护，发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取修复、复制等措施进行处理。4.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房应做好登记。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理查阅手续。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应经公司/组织保密委员会或相关领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.外部单位或个人查阅公司/组织档案，需持有合法有效的证明文件，并经公司/组织相关领导批准，档案管理部门应安排专人陪同查阅，查阅范围和方式应严格按照批准意见执行。（二）利用方式1.档案管理部门应根据查阅申请人的需求，提供档案原件或复印件。对于提供复印件的档案，应加盖档案管理部门印章，注明“与原件核对无误”字样。2.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损，如需摘录或复制档案内容，应经档案管理部门同意。3.档案查阅完毕后，查阅人员应及时归还档案，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性。（三）利用登记档案管理部门应对档案查阅、利用情况进行详细登记，登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅目的、档案名称及编号、查阅方式、归还日期等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.根据国家有关规定和公司/组织实际情况，定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家及财务人员等组成，负责对档案进行鉴定工作。（三）鉴定标准1.重要性标准对公司/组织的发展、决策、经营等具有重要影响的档案，应长期保存。2.时效性标准超过规定保存期限，且已失去利用价值的档案，可以考虑销毁。3.完整性标准对反映公司/组织某一阶段或某一业务活动全貌的档案，应保持其完整性，不得随意销毁其中部分内容。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，编制《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、来源、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的《档案销毁清册》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案从收集、整理、存储、查阅到销毁全过程的信息化管理，提高档案管理工作效率和服务质量。（二）系统功能要求1.档案录入与存储能够实现档案信息的快速录入，支持多种格式文件的上传，将档案数字化存储到系统中。2.检索查询提供灵活多样的检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案。3.权限管理设置不同的用户角色和权限，严格控制档案的查阅、修改、删除等操作，确保档案信息安全。4.统计分析对档案利用情况、档案类别分布等进行统计分析，生成各类报表，为档案管理决策提供数据支持。5.备份与恢复定期对档案数据进行备份，确保数据安全，在系统出现故障时能够及时恢复数据。（三）数据安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部网络攻击。2.对档案数据进行加密处理，确保数