数据共享规范化管理制度

PAGE数据共享规范化管理制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织的数据共享行为，确保数据在合法、安全、可控的前提下进行共享，充分发挥数据价值，促进公司/组织业务的协同发展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门之间以及与外部合作伙伴之间的数据共享活动。（三）基本原则1.合法性原则：数据共享活动必须遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保数据来源合法、共享目的合法、共享过程合法。2.安全性原则：建立健全数据安全保障机制，采取必要的技术和管理措施，防止数据在共享过程中被泄露、篡改或滥用，保障数据所有者的合法权益。3.可控性原则：对数据共享的范围、内容、方式、对象等进行严格管控，确保数据共享活动处于可监督、可管理的状态。4.必要性原则：数据共享应基于业务实际需求，确保共享的数据是实现业务目标所必需的，避免过度共享或不必要的信息披露。二、数据共享的定义与分类（一）定义数据共享是指公司/组织内部各部门之间或与外部合作伙伴之间，为实现特定业务目的，按照规定的流程和方式，相互提供、交换和使用数据的行为。（二）分类1.内部数据共享：指公司/组织内部不同部门之间的数据共享，旨在促进业务协同、提高工作效率、优化决策支持等。2.外部数据共享：指公司/组织与外部合作伙伴（如供应商、客户、第三方服务提供商等）之间的数据共享，以实现互利共赢、拓展业务合作、提升市场竞争力等目标。三、数据共享的流程与规范（一）内部数据共享流程1.需求提出：各部门根据业务需求，填写《内部数据共享申请表》，详细说明共享数据的名称、用途、共享范围、使用期限等信息。2.审批流程：申请表提交至数据管理部门进行初审，初审通过后，根据共享数据的敏感程度和影响范围，分别提交至相关业务主管领导、数据安全管理部门进行审批。审批通过后，申请表返回数据管理部门备案。3.数据提供：数据提供部门按照审批通过的申请表要求，对共享数据进行整理、脱敏等处理，确保数据的准确性、完整性和安全性。处理后的共享数据通过公司/组织内部的数据共享平台或指定的方式提供给需求部门。4.数据使用与反馈：需求部门在使用共享数据过程中，应严格按照审批用途使用，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。如发现共享数据存在问题或需要进一步补充数据，应及时与数据提供部门沟通反馈。5.数据回收与销毁：共享数据使用期限届满后，需求部门应及时将共享数据归还数据提供部门。数据提供部门对回收的数据进行审核，确认数据未被篡改或泄露后，按照公司/组织的数据销毁制度进行销毁处理。（二）外部数据共享流程1.合作洽谈：与外部合作伙伴进行合作洽谈时，应明确数据共享的相关事宜，包括共享数据的范围、目的、方式、安全责任等，并将数据共享条款纳入合作协议中。2.申请与审批：业务部门填写《外部数据共享申请表》，详细说明与外部合作伙伴的数据共享需求、合作协议主要内容等信息。申请表提交至数据管理部门进行初审，初审通过后，根据共享数据的敏感程度和影响范围，分别提交至相关业务主管领导、数据安全管理部门进行审批。审批通过后，申请表返回数据管理部门备案。3.数据提供与对接：数据提供部门按照审批通过的申请表要求，对共享数据进行整理、脱敏等处理，确保数据的准确性、完整性和安全性。处理后的共享数据通过双方约定的方式提供给外部合作伙伴，并与对方进行数据对接和确认。4.数据使用监督：在外部数据共享期间，公司/组织应定期对合作伙伴的数据使用情况进行监督检查，确保共享数据按照合作协议约定的用途使用，防止数据被泄露或滥用。如发现问题，应及时与合作伙伴沟通解决，并采取相应的措施。5.数据回收与终止合作：外部数据共享期限届满或合作关系终止后，业务部门应及时通知外部合作伙伴停止使用共享数据，并要求对方按照合作协议约定的方式归还数据。数据提供部门对回收的数据进行审核，确认数据未被篡改或泄露后，按照公司/组织的数据销毁制度进行销毁处理。（三）数据共享规范1.数据质量规范：共享的数据应确保准确、完整、一致，数据提供部门应对共享数据进行严格的质量审核，确保数据符合业务需求和使用要求。2.数据安全规范：采取必要的技术和管理措施，保障共享数据的安全。如对共享数据进行加密传输、存储，设置访问权限，定期进行数据备份等。同时，明确数据共享各方的安全责任，签订数据安全协议，防止数据泄露、篡改或滥用。3.数据使用规范：共享数据的使用应严格按照审批用途进行，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。需求部门应建立健全共享数据使用记录制度，对数据的使用情况进行详细记录，以备审计和追溯。4.数据保密规范：对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感数据，在共享过程中应采取严格的保密措施，确保数据不被泄露。数据共享各方应签订保密协议，明确保密责任和义务。四、数据共享的安全管理（一）安全策略制定根据公司/组织的数据共享需求和安全风险状况，制定数据共享安全策略，明确数据共享的安全目标、安全措施、安全责任等内容。安全策略应定期进行评估和更新，确保其有效性和适应性。（二）技术保障措施1.网络安全防护：建立完善的网络安全防护体系，包括防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等，防止外部网络攻击和恶意软件入侵，保障数据共享网络的安全稳定运行。2.数据加密：对共享的数据在传输和存储过程中进行加密处理，确保数据在传输过程中不被窃取或篡改，存储的数据即使被非法获取也无法直接解读。3.访问控制：建立严格的访问控制机制，对共享数据的访问进行权限管理。根据用户的角色和职责，分配相应的访问权限，确保只有授权人员才能访问共享数据。同时，定期对用户的访问权限进行审核和调整，防止权限滥用。4.数据备份与恢复：定期对共享数据进行备份，确保数据的可恢复性。备份数据应存储在安全可靠的位置，并定期进行测试和验证，以保证在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）人员安全管理1.安全培训：对涉及数据共享活动的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。培训内容包括数据安全法律法规、安全策略、安全操作规程等，确保人员熟悉数据共享安全要求，掌握基本的安全防范措施。2.背景审查：对参与数据共享活动的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和安全意识，无不良记录。对于涉及敏感数据共享的人员，应签订保密承诺书，明确其保密责任和义务。3.安全考核：建立数据共享安全考核机制，对人员的数据共享安全工作进行考核评价。考核结果与人员的绩效、晋升等挂钩，激励人员积极履行安全职责，提高数据共享安全管理水平。（四）安全审计与监督1.定期审计：定期对数据共享活动进行安全审计，检查安全策略的执行情况、数据共享流程的合规性、安全技术措施的有效性等。审计结果应形成报告，及时发现和解决存在的安全问题。2.实时监测：建立数据共享安全实时监测系统，对数据共享过程中的异常行为进行实时监测和预警。如发现数据访问异常、数据传输异常等情况，应及时采取措施进行处理，防止数据安全事故的发生。3.应急响应：制定数据共享安全应急预案，明确应急处置流程和责任分工。一旦发生数据安全事件，应立即启动应急预案，迅速采取措施进行处置，最大限度地减少损失，并及时向上级主管部门报告。五、数据共享的监督与评估（一）监督机制1.内部监督：数据管理部门负责对公司/组织内部的数据共享活动进行日常监督，检查数据共享流程的执行情况、数据使用的合规性等。定期对数据共享情况进行统计分析，及时发现和解决存在的问题。2.外部监督：接受政府监管部门、行业协会等外部机构的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题。同时，关注行业动态和法律法规变化，确保公司/组织的数据共享活动符合外部监管要求。（二）评估指标与方法1.评估指标数据共享的及时性：评估数据共享是否能够按照规定的时间要求完成，满足业务需求。数据共享的准确性：考核共享数据的质量，确保数据准确无误，符合业务使用要求。数据共享的安全性：检查数据共享过程中的安全措施落实情况，评估数据是否存在安全风险。数据共享的效益性：分析数据共享对公司/组织业务发展、决策支持等方面的效益贡献，评估数据共享的价值。2.评估方法定期评估：每年定期对数据共享活动进行全面评估，通过收集相关数据、查阅文档记录、现场检查等方式，对评估指标进行量化分析和综合评价。专项评估：针对特定的数据共享项目或问题，开展专项评估，深入分析其效果和存在的问题，提出改进建议。用户反馈评估：收集数据共享使用部门和人员的反馈意见，了解他们对数据共享的满意度和使用体验，作为评估的参考依据。（三）评估结果应用1.根据评估结果，总结数据共享活动中的经验教训，对表现优秀的数据共享项目或部门进行表彰和奖励，激励各部门积极推进数据共享工作。2.针对评估中发现的问题，制定整改措施，明确责任部门和整改期限，跟踪整改落实情况。对违反数据共享管理制度的行为，按照公司/组织的相关规定进行严肃处理。3.将评估结果作为完善数据共享管理制度、优化数据共享流程、改进数据共享技术措施的重要依据，不断提高公司/组织的数据共享管理水平。六、数据共享的责任与处罚（一）责任界定1.数据提供部门责任：负责按照审批要求提供准确、完整、安全的数据，并对数据的质量和安全负责。在数据共享过程中，应积极配合需求部门，及时解决数据使用过程中出现的问题。2.数据需求部门责任：严格按照审批用途使用共享数据，不得擅自扩大使用范围或用于其他目的。负责对共享数据的使用情况进行记录和反馈，确保数据的合理使用和安全。3.数据管理部门责任：负责数据共享的统筹协调和管理工作，制定数据共享管理制度和流程，审核数据共享申请，监督数据共享活动的执行情况，保障数据共享的规范、安全、有序进行。4.数据安全管理部门责任：负责数据共享的安全管理工作，制定数据安全策略，实施安全技术措施，监督安全责任落实，对数据共享过程中的安全事件进行应急处置。（二）处罚措施1.对于违反数据共享管理制度的行为，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、通报批评、罚款、解除劳动合同等。2.如因数据共享违规行为导致数据泄露、篡改、滥用等安全事故，给公司