档案工作责任追责制度

PAGE档案工作责任追责制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，明确档案工作各环节责任，特制定本责任追责制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等工作中的责任界定与追究。（三）基本原则1.实事求是原则：以事实为依据，准确认定责任主体和责任程度。2.权责一致原则：根据职责范围确定相应责任，做到责任与权力、义务相匹配。3.教育与惩戒相结合原则：通过责任追究，达到教育员工、改进工作、规范档案管理的目的。二、档案工作责任主体及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善公司档案管理制度、流程和标准。2.组织开展档案业务培训，提高员工档案管理意识和技能。3.对各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期考核档案管理工作质量。4.集中统一管理公司各类档案，确保档案的安全保管和有效利用。（二）各部门负责人1.为本部门档案管理工作的第一责任人，负责组织落实本部门档案管理工作。2.明确本部门档案管理人员，确保档案工作有人抓、有人管。3.督促本部门员工及时将办理完毕的文件材料收集齐全，整理规范后移交档案管理部门。4.支持档案管理部门开展工作，协调解决档案管理工作中存在的问题。（三）档案管理人员1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等日常管理工作，确保档案整理规范、分类准确、编号清晰。3.做好档案的保管、保护工作，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.积极提供档案利用服务，按照规定办理档案查阅、借阅、复制等手续，及时登记和催还。5.负责档案信息化建设，将重要档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，提高档案管理效率和利用水平。（四）文件形成部门及员工1.负责将本部门在工作活动中形成的各种文件材料进行收集、整理，并按照规定时间移交档案管理部门。2.确保文件材料的真实、完整、准确，不得擅自涂改、伪造、销毁文件材料。对涉及重要事项、机密信息的文件材料，要严格按照保密规定进行管理。三、档案工作责任追究情形（一）档案管理部门责任追究情形1.未按照国家法律法规和公司规定制定、完善档案管理制度，导致档案管理工作无章可循的。2.对各部门档案工作指导不力，监督检查不到位，造成档案管理混乱的。3.未及时对档案进行整理、编目、上架，影响档案正常利用的。4.档案保管不善，发生档案损坏、丢失、泄密等重大事故，给公司造成损失的。5.违反档案利用规定，擅自扩大档案查阅、借阅范围，造成不良后果的。（二）各部门负责人责任追究情形1.未履行档案管理第一责任人职责，对本部门档案工作不重视，导致档案管理工作滞后的。2.未督促本部门员工及时移交文件材料，或移交的文件材料不完整、不准确的。3.对档案管理部门提出的整改意见不落实，影响公司档案管理整体工作的。4.因工作失误，导致本部门形成的重要档案丢失或损坏的。（三）档案管理人员责任追究情形1.违反档案管理操作规程，造成档案整理错误、编号混乱的。2.未认真履行档案保管职责，未定期检查档案保管状况，导致档案损坏、丢失的。3.擅自提供档案查阅、借阅、复制服务，或未按规定办理手续的。4.在档案信息化建设中，因操作不当导致电子档案数据丢失、损坏的。5.泄露档案机密信息，给公司造成损失的。（四）文件形成部门及员工责任追究情形1.未及时收集、整理本部门文件材料，拖延移交时间，影响档案归档工作的。2.对文件材料随意丢弃、损毁，造成档案缺失的。3.擅自涂改、伪造文件材料，影响档案真实性的。4.违反保密规定，将涉及公司机密的文件材料泄露给无关人员的。四、责任追究方式（一）批评教育对初次出现档案工作失误，情节较轻，未造成明显损失的责任人，给予批评教育，责令其限期改正。（二）警告对因工作疏忽导致档案管理出现一般性问题，如档案整理不规范、查阅登记不完整等，给予警告处分，并要求责任人采取措施进行整改。（三）罚款对造成一定损失或影响的责任人，视情节轻重给予一定金额的罚款。罚款金额根据损失大小和责任程度确定，一般在[X]元至[X]元之间。（四）通报批评对档案工作中出现较大失误，给公司形象或工作造成较大影响的责任人，在公司内部进行通报批评，以起到警示作用。（五）降职或免职对因严重失职导致档案管理出现重大事故，给公司造成重大损失的责任人，给予降职或免职处理，并依法追究其法律责任。五、责任追究程序（一）线索发现1.档案管理部门在日常检查、监督过程中发现责任追究线索。2.公司内部其他部门或员工发现档案工作问题并向档案管理部门或相关领导反映。3.上级主管部门在检查、审计等工作中发现涉及公司档案工作的问题线索。（二）调查核实1.档案管理部门或相关部门接到责任追究线索后，应及时组织人员进行调查。2.调查人员通过查阅档案资料、询问当事人、实地查看等方式，收集相关证据，核实责任事实。3.调查结束后，形成调查报告，详细说明责任主体、责任情形、调查过程及证据等情况。（三）责任认定1.档案管理部门根据调查报告，组织相关人员对责任进行认定。2.责任认定应充分考虑责任主体的职责范围、工作流程、主观过错等因素，准确界定责任程度。3.责任认定结果应书面通知责任主体，并告知其享有陈述、申辩的权利。（四）责任追究决定1.根据责任认定结果，由公司领导班子或相关决策机构作出责任追究决定。2.责任追究决定应明确责任追究方式、执行期限等内容，并以正式文件形式下达。3.将责任追究决定送达责任主体，同时抄送公司各部门，以起到教育和警示作用。（五）申诉与复查1.责任主体对责任追究决定不服的，可以在接到决定之日起[X]个工作日内，向公司提出申诉。2.公司应在接到申诉后[X]个工作日内，组织复查。复查应重新调查核实相关情况，作出复查决定。3.复查决定为最终决定，责任主体应接受并执行复查决定。六、档案工作责任追究的监督与执行（一）监督机制1.公司设立档案工作责任追究监督小组，由档案管理部门负责人、纪检监察人员等组成，负责对责任追究工作进行全程监督。定期对责任追究制度执行情况进行检查，确保责任追究工作公正、公平、公开。（二）执行措施1.责任追究决定下达后，责任主体应立即执行。对给予批评教育、警告、通报批评的，应在规定时间内提交整改报告。2.对给予罚款的，财务部门应按照规定及时