子公司报账制度规范要求

PAGE子公司报账制度规范要求一、总则（一）目的为了加强子公司财务管理，规范报账行为，确保财务信息的真实性、准确性和完整性，提高资金使用效益，防范财务风险，根据国家相关法律法规及公司财务管理制度，结合子公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于子公司及其所属各部门、分支机构。（三）基本原则1.合法性原则：报账行为必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.真实性原则：报账凭证必须真实、有效，反映实际发生的经济业务。3.准确性原则：报账金额、科目等信息必须准确无误。4.完整性原则：报账资料必须齐全，手续完备。5.及时性原则：报账应及时进行，不得拖延。二、报账流程（一）报账申请1.业务经办人在完成经济业务后，应及时整理相关原始凭证，并填写报账申请表。报账申请表应注明业务内容、金额、报账期间、报账类型等信息。2.将报账申请表及原始凭证提交给部门负责人审核。（二）部门负责人审核1.部门负责人应对报账申请的真实性、合理性、必要性进行审核。2.审核通过后，在报账申请表上签字确认。（三）财务审核1.财务部门收到报账申请后，对原始凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。2.核对报账金额是否与原始凭证一致，报账科目是否正确。3.检查报账资料是否齐全，手续是否完备。4.对于不符合要求的报账申请，财务部门应及时通知业务经办人补充或更正。（四）审批1.根据子公司授权审批制度，由相应的审批人对报账申请进行审批。2.审批人应在报账申请表上签署审批意见。（五）报账支付1.经审批通过的报账申请，财务部门按照规定的支付方式进行支付。2.支付完成后，在报账申请表上加盖“已支付”印章，并登记入账。三、报账凭证要求（一）原始凭证的种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、普通发票等。2.收据：财政监制收据、税务监制收据等。3.报销单：如差旅费报销单、费用报销单等。4.其他合法有效的凭证：如合同、协议、文件、审批单等。（二）原始凭证的内容要求1.凭证名称：应明确反映经济业务内容，如发票、收据等。2.填制日期：应填写经济业务发生的实际日期。3.填制单位名称或填制人姓名：应填写出具凭证的单位或个人名称。4.接受单位名称：应填写子公司名称。5.经济业务内容：应详细描述经济业务的性质、内容、数量、单价、金额等。6.金额：应填写大小写金额，且大小写金额必须一致。7.印章：发票应加盖发票专用章，收据应加盖财务专用章或收款专用章等。（三）原始凭证的合法性要求1.凭证必须是由税务机关或财政部门监制的正规发票或收据。2.发票内容应与实际经济业务相符，不得虚开、代开。3.涉及应税业务的，必须取得合法有效的发票，并按规定缴纳相关税费。（四）原始凭证的粘贴要求1.原始凭证应按照报账申请表上的顺序整齐粘贴，不得随意折叠。2.对于纸张较大的原始凭证，应进行裁剪，使其大小与报账申请表一致。3.粘贴时应使用胶水或胶棒，不得使用订书钉等。四、报账类型及规范（一）费用报销1.办公用品费报账时应提供购买办公用品的发票，发票上应注明办公用品的名称、数量、单价、金额等。购买办公用品应通过公司指定的采购渠道，如办公用品供应商、网上商城等。办公用品应按照公司规定进行入库、领用管理，领用记录应完整。2.差旅费差旅费报销应填写差旅费报销单，注明出差日期、地点、事由、交通工具、住宿费用等信息。出差标准应按照公司规定执行，超标准部分原则上不予报销。住宿费发票应注明住宿日期及人数，与出差行程相符。乘坐飞机、火车等交通工具的票据应完整保存。3.业务招待费业务招待费应严格按照公司规定的标准和审批程序进行报销。报账时应提供发票、招待清单等凭证，招待清单应注明招待时间、地点、人员、事由等信息。业务招待费应遵循必要性、合理性原则，不得用于与业务无关的支出。4.通讯费通讯费报销应按照公司规定的标准执行，超出标准部分自理。报账时应提供通讯费发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。（二）采购报账1.采购物资报账采购物资应签订采购合同，合同应明确物资名称、规格、数量、单价、金额、交货时间、付款方式等条款。报账时应提供采购发票、入库单、验收单等凭证。入库单应注明物资名称、规格、数量、供应商等信息，验收单应由验收人员签字确认。采购物资的付款应按照合同约定执行，严禁提前付款或超合同付款。2.固定资产采购报账固定资产采购应按照公司固定资产管理制度进行审批和管理。报账时应提供采购发票、固定资产验收单、固定资产卡片等凭证。固定资产验收单应详细记录固定资产的名称、型号、规格、数量、购置时间、购置价格等信息。固定资产应按照规定进行折旧计提，折旧方法和年限应符合国家相关规定和公司财务政策。（三）借款报账1.借款申请因业务需要借款的，借款人应填写借款申请表，注明借款金额、借款用途、借款期限等信息。借款申请表应经部门负责人审核、财务部门审核、审批人审批。2.借款支付经审批通过的借款申请，财务部门按照规定的支付方式将借款支付给借款人。借款人应在借款期限内及时报账还款，不得逾期。3.报账还款借款人报账时，应提供与借款用途相关的原始凭证，冲减借款金额。还款时，财务部门应开具收款收据，注明还款金额、还款日期等信息。五、报账时间要求（一）日常报账业务经办人应在经济业务发生后的[X]个工作日内完成报账申请，部门负责人应在收到报账申请后的[X]个工作日内完成审核，财务部门应在收到报账申请后的[X]个工作日内完成审核，审批人应在收到报账申请后的[X]个工作日内完成审批。（二）月度报账各部门应在每月[X]日前将上月的报账资料整理汇总后提交给财务部门。财务部门应在每月[X]日前完成对上月报账资料的审核、记账等工作。（三）年度报账各部门应在年度终了后的[X]个月内完成年度报账工作。财务部门应在年度终了后的[X]个月内完成对年度报账资料的审计、归档等工作。六、报账监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对报账情况进行检查，检查内容包括报账凭证的真实性、合法性、准确性，报账流程的合规性等。2.审计部门应定期对子公司的报账情况进行审计，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受税务机关、财政部门等相关部门的监督检查，如实提供报账资料。2.对于监督检查中发现的问题，应及时整改，确保报账行为合法合规。七、违规处理（一）对业务经办人的违规处理1.对于提供虚假报账凭证、虚报冒领等违规行为，责令其退还违规所得，并视情节轻重给予警告、罚款、辞退等处理。2.对于因违规行为给公司造成经济损失的，应承担相应的赔偿责任。（二）对部门负责人的违规处理1.对于审核不严，导致违规报账的部门负责人，给予警告、罚款等处理。2.对于多次审核不严，造成严重后果的部门负责人，给予降