收费员保管制度规范要求

PAGE收费员保管制度规范要求一、总则（一）目的为加强公司收费员对各类收费相关物品及款项的保管，确保收费工作的准确、安全与规范，特制定本制度。本制度旨在明确收费员在保管工作中的职责、流程及相关要求，保障公司利益，维护正常收费秩序，提升客户满意度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有从事收费工作的人员，包括但不限于各营业网点收费员、线上收费平台操作人员等。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保收费工作合法合规。2.准确性原则：收费员应准确记录和保管各类收费信息，保证数据真实、完整、无误。3.安全性原则：采取有效措施确保收费物品及款项的安全，防止丢失、损坏、被盗等情况发生。4.保密性原则：对涉及收费的客户信息、金额等严格保密，不得泄露。二、收费物品保管要求（一）票据管理1.票据种类收费员使用的票据包括但不限于发票、收据、缴费凭证等。各类票据应根据业务类型进行分类编号，以便于管理和查询。2.票据领取收费员应定期到指定部门领取票据，领取时需核对票据的种类、数量、编号等信息，并在领取登记表上签字确认。领取的票据应妥善保管在专门的票据箱或保险柜中，防止票据丢失或损坏。3.票据开具收费员在开具票据时，应严格按照规定的格式和内容填写，确保字迹清晰、项目齐全、金额准确。票据开具后，应加盖公司规定的印章，并由客户签字确认。作废票据应加盖“作废”戳记，并与存根联一同保存，不得私自销毁。4.票据保管期限各类票据的保管期限应符合国家法律法规及行业标准的要求。一般情况下，发票、收据等票据的保管期限为[X]年，缴费凭证等其他票据的保管期限为[X]年。5.票据销毁超过保管期限的票据，应由收费员填写票据销毁申请表，经部门负责人审核、公司领导批准后，按照规定的程序进行销毁。票据销毁过程应有专人负责监督，并记录销毁的时间、地点、票据种类、数量等信息。（二）现金管理1.现金收取收费员在收取现金时，应使用验钞设备对现金进行真伪鉴别，确保收取的现金为真币。收取的现金应及时放入专门的现金收款袋或保险柜中，并在规定时间内上缴财务部门。收费员不得擅自坐支现金，即不得将收取的现金直接用于支付其他费用。2.现金缴存每日营业结束后，收费员应将当日收取的现金进行清点、核对，确保账实相符。现金清点无误后，应填写现金缴存单，将现金缴存至公司指定的银行账户。现金缴存过程中，应注意安全，避免现金丢失或被盗。3.现金保管安全措施收费员应将现金存放在专门的保险柜中，并确保保险柜放置在安全、隐蔽的位置。保险柜应配备必要的防盗、防火、防潮等设施，如密码锁、报警器、灭火器等。收费员离开工作岗位时，应将现金锁入保险柜，并妥善保管保险柜钥匙。（三）印章管理1.印章种类收费工作涉及的印章包括但不限于收费专用章、财务专用章、发票专用章等。2.印章使用规定印章应由专人保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心。印章使用时，应严格按照公司规定的审批流程进行，由使用人填写印章使用申请表，经部门负责人审核、公司领导批准后，方可使用。印章使用过程中，应在专门的印章使用登记簿上进行登记，记录使用时间、用途、使用人等信息。印章使用完毕后，应及时归还保管人员，并确保印章存放安全。3.印章保管安全措施印章应存放在专门的印章保险柜或保险箱中，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。印章保管人员不得擅自将印章带出公司，如需带出，必须经公司领导批准，并办理相关手续。印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。（四）其他收费物品管理1.POS机等设备管理收费员使用的POS机等设备应由专人负责保管和维护。设备使用前，应检查设备是否正常运行，如发现故障应及时报告并维修。设备使用过程中，应注意操作规范，避免因操作不当导致设备损坏。每日营业结束后，应将设备妥善保管，防止设备丢失或被盗。2.备用金管理公司为收费员配备一定金额的备用金，用于日常找零等业务。备用金应按照规定的金额和用途进行使用，不得挪作他用。收费员应定期对备用金进行清点、核对，确保账实相符。备用金不足时，应及时向财务部门申请补足。三、收费款项保管要求（一）银行账户管理1.账户开设与变更公司收费款项的银行账户应按照国家法律法规及公司规定进行开设和变更。开设或变更银行账户时，应填写相关申请表，提交公司领导审批，并按照银行要求办理相关手续。2.账户使用规定银行账户只能用于公司收费款项的收付，不得用于其他非经营性支出。收费员应严格按照公司规定使用银行账户进行收款和付款操作，确保资金流向清晰、准确。不得出租、出借银行账户，不得利用银行账户进行违法违规活动。3.账户余额核对财务部门应定期对银行账户余额进行核对，确保账户余额与公司账目一致。如发现账户余额异常，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（二）电子支付管理1.支付平台选择与合作公司应选择合法、合规、安全的电子支付平台进行收费款项的收付。与电子支付平台合作时，应签订详细的合作协议，明确双方的权利和义务。2.支付流程规范收费员在使用电子支付平台进行收费时，应按照平台规定的流程进行操作，确保支付信息准确无误。电子支付款项到账后，应及时与银行账户余额进行核对，并在公司财务系统中进行记录。3.支付安全保障加强对电子支付平台的安全管理，采取必要的安全措施，如设置支付密码、安装安全软件等，防止支付信息泄露和资金被盗。定期对电子支付平台进行安全评估，及时发现和解决安全隐患。（三）资金缴存与结算1.缴存方式与时间收费员应按照公司规定的缴存方式和时间，将收取的款项及时缴存至公司指定的银行账户。缴存方式包括现金缴存、银行转账等，具体方式由公司根据实际情况确定。2.结算流程公司财务部门应定期对收费款项进行结算，与银行进行对账，确保资金收付准确无误。结算过程中，如发现问题应及时与银行沟通协调，并采取相应的措施进行处理。3.资金风险管理建立健全资金风险管理制度，加强对收费款项的风险管理。对可能出现的资金风险进行评估和预警，及时采取措施防范和化解风险。四、收费员职责与行为规范（一）职责1.严格按照公司规定的收费标准和流程进行收费操作，确保收费准确无误。2.妥善保管各类收费物品及款项，保证其安全完整。3.及时、准确地记录和报告收费相关信息，为公司财务管理提供依据。4.协助财务部门做好收费款项的核对、结算等工作。5.遵守公司各项规章制度，保守公司商业秘密。（二）行为规范1.工作纪律收费员应遵守公司的工作时间和考勤制度，不得迟到、早退、旷工。在工作期间，应保持良好的工作状态，不得擅自离岗、串岗。2.服务态度收费员应热情、礼貌地为客户提供服务，解答客户的疑问，不得与客户发生争吵或冲突。对待客户应一视同仁，不得歧视或刁难客户。3.职业道德收费员应诚实守信，廉洁奉公，不得贪污、挪用、侵占收费款项。不得利用工作之便谋取私利，不得接受客户的贿赂或其他不正当利益。五、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对收费员的保管工作进行检查，包括票据、现金、印章等的保管情况，以及收费款项的缴存、结算等情况。2.部门负责人应加强对本部门收费员的日常管理和监督，及时发现和纠正存在问题。3.公司内部审计部门应定期对收费工作进行审计，检查收费制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。（二）外部监督1.接受相关政府部门的监督检查，如税务部门对发票使用情况的检查、银行对账户管理情况的检查等。2.积极配合社会公众的监督，如设立举报电话、邮箱等，接受客户和社会各界的投诉和举报。六、违规处理（一）违规行为界定1.未按照规定保管收费物品或款项，导致物品丢失、损坏、款项被盗等情况发生。2.擅自坐支现金、挪用收费款项、贪污受贿等违法违规行为。3.未按照规定开具票据、使用印章，导致票据、印章管理混乱。4.违反工作纪律和行为规范，影响公司形象和收费工作正常开展。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，公司将给予警告、批评教育等处理，并要求违规人员及时整改。2.对于严重违规行为，公司将视情节轻重给予罚