信息及资料管理制度规范

PAGE信息及资料管理制度规范一、总则（一）目的为加强公司信息及资料的管理，确保信息及资料的准确性、完整性、安全性和保密性，提高公司运营效率，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、分支机构以及全体员工在信息及资料的收集、整理、存储、使用、共享、传递、销毁等过程中的管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：信息及资料的管理应符合国家法律法规以及行业相关标准的要求。2.准确性原则：确保信息及资料内容真实、准确，数据可靠。3.完整性原则：涵盖公司运营所需的各类信息及资料，避免遗漏。4.安全性原则：采取有效措施保障信息及资料的存储安全，防止泄露、篡改或丢失。5.保密性原则：对涉及公司商业秘密、敏感信息等予以严格保密。6.时效性原则：及时更新和维护信息及资料，保证其与实际情况相符且具有及时性。二、信息及资料的分类与标识（一）分类1.行政类信息及资料：包括公司组织架构、规章制度、会议纪要、行政文件等。2.财务类信息及资料：财务报表、预算计划、成本核算资料、资金流动记录等。3.业务类信息及资料：销售数据、客户信息、产品资料、市场调研报告、项目文档等。4.人力资源类信息及资料：员工档案、考勤记录、培训资料、绩效考核文件等。5.技术类信息及资料：研发文档、技术方案、专利资料、软件代码等。6.其他类信息及资料：不属于上述分类的其他各类信息及资料，如外部合作协议、行业动态资料等。（二）标识1.对于每类信息及资料，应根据其具体内容和性质进行详细的标识编码，以便于识别和管理。2.编码应具有唯一性和系统性，能够清晰反映信息及资料的类别、年份、顺序等。例如，行政类信息编码格式为“XZ[年份][顺序号]”，财务类信息编码格式为“CW[年份][顺序号]”，以此类推。3.在信息及资料的载体上（如文件、文件夹、电子存储设备等）应明确标注其标识编码，同时注明信息及资料的名称、所属部门、日期等关键信息。三、信息及资料的收集与整理（一）收集渠道1.内部渠道各部门定期汇总本部门产生的信息及资料，并按照规定的格式和要求进行整理后提交。员工在工作过程中发现的与公司业务相关的重要信息，应及时反馈给相关部门或信息管理部门。2.外部渠道：通过市场调研、行业会议、网络资讯、合作伙伴提供等方式收集与公司业务相关的各类信息及资料。（二）收集要求1.收集的信息及资料应具有针对性，与公司的业务活动、决策需求等紧密相关。2.确保信息及资料来源可靠，对于重要信息应进行多渠道核实，避免虚假或误导性信息的收集。3.收集过程中应注重时效性，及时获取最新的信息及资料，避免因信息滞后而影响公司决策。（三）整理规范1.文件整理对收集到的文件资料进行分类，按照上述分类标准进行归位。去除文件中的无关内容，如重复的页眉页脚、空白页等，确保文件内容简洁明了。对文件进行编号，编号应与标识编码一致，并在文件首页右上角标注清晰。对于文件中的附件资料，应进行整理并与主文件关联，确保附件的完整性和准确性。2.电子数据整理对电子数据进行分类存储，建立清晰的文件夹结构，文件夹名称应与信息及资料分类相对应。对电子文件进行命名规范，文件名应包含关键信息，如日期、主题、作者等，便于快速查找和识别。定期对电子数据进行备份，备份存储介质应采用安全可靠的方式，如异地存储、云存储等，并定期进行检查和更新，确保数据的可恢复性。四、信息及资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质存储：对于重要的纸质文件资料，应存放在专门的文件柜中，文件柜应具备防火、防潮、防虫等功能。按照分类标识进行有序排列，便于查找和取用。2.电子存储公司应建立统一的电子存储系统，如服务器、数据库等，用于存储各类信息及资料。根据信息及资料的重要性和保密级别，设置不同的存储权限，确保数据的安全性。例如，对于涉及公司核心机密的信息，应设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问。定期对电子存储设备进行维护和清理，删除无用的数据，确保存储空间的合理利用。（二）保管责任1.部门保管责任：各部门负责本部门产生的信息及资料的保管工作，指定专人负责文件资料的整理、存储和维护，并确保其安全性和完整性。2.信息管理部门责任：信息管理部门负责对全公司的信息及资料进行统一协调和管理，制定保管制度和流程，监督各部门的保管工作，定期对重要信息及资料进行检查和评估。3.个人保管责任：员工在工作过程中使用的信息及资料，应妥善保管，不得随意丢弃或泄露。如因个人原因导致信息及资料丢失、损坏或泄露，应承担相应的责任。（三）保密措施1.物理隔离：对于涉及公司机密的信息及资料，应采取物理隔离措施，如存放在专门的保密区域、使用加密存储设备等。2.访问控制：设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问机密信息及资料。授权应明确访问的范围、时间和方式，并进行记录。3.加密处理：对重要的电子信息及资料进行加密处理，确保在传输和存储过程中的保密性。加密算法应符合国家相关标准和行业要求。4.人员管理：对接触机密信息及资料的人员进行背景审查和培训，签订保密协议，明确其保密责任和义务。如发现人员违反保密规定，应及时采取措施并追究其责任。五、信息及资料的使用与共享（一）使用权限1.根据信息及资料的保密级别和使用范围，明确不同人员的使用权限。例如，行政类信息一般员工均可查阅，财务类信息仅限财务人员在其工作职责范围内使用，涉及公司核心机密的信息只有高层管理人员和特定授权人员才能访问。2.员工在使用信息及资料时，应严格按照规定的权限进行操作，不得擅自越权访问或使用。如需获取更高权限的信息及资料，应按照规定的审批流程进行申请。（二）使用规范1.使用信息及资料时，应确保其真实性和准确性，不得对信息及资料进行篡改或歪曲。2.对于涉及商业秘密、敏感信息等的信息及资料，在使用过程中应注意保密，不得泄露给无关人员。3.使用后的信息及资料应及时归还或妥善保存，不得随意丢弃或转借他人。（三）共享流程1.内部共享部门之间如需共享信息及资料，应填写共享申请表，注明共享的信息及资料名称、共享原因、接收部门等信息。申请表经申请部门负责人审批后，提交给信息管理部门进行审核。信息管理部门根据信息及资料的保密级别和共享范围进行审核，如审核通过，将信息及资料共享给接收部门，并记录共享情况。接收部门在收到共享的信息及资料后，应及时进行登记和保管，并按照规定的使用权限进行使用。2.外部共享公司与外部机构或合作伙伴共享信息及资料时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息及资料的安全。外部共享申请应经过公司高层管理人员审批，审批通过后按照协议规定的方式和范围进行共享，并对共享过程进行跟踪和记录。六、信息及资料的传递与交换（一）传递方式1.纸质传递：对于需要传递的纸质文件资料，应采用专人送达、邮寄等方式进行传递。传递过程中应确保文件的安全，避免丢失或损坏。2.电子传递：通过公司内部网络、电子邮件、即时通讯工具等方式进行电子信息及资料的传递。在电子传递过程中，应采用加密技术确保信息的保密性，同时对传递的信息及资料进行备份，以便追溯。（二）交换规范1.在信息及资料传递与交换过程中，应明确双方的责任和义务，确保传递与交换的顺利进行。2.对于重要信息及资料的传递与交换，应进行详细的记录，包括传递时间、传递方式、接收人员等信息，以备查询。3.接收方在收到传递与交换的信息及资料后，应及时进行确认，并按照规定进行处理和保管。如发现信息及资料存在问题，应及时与传递方沟通解决。七、信息及资料的销毁（一）销毁条件1.信息及资料已超过保存期限且无继续保存价值的。2.因业务调整、公司变更等原因，信息及资料不再需要使用且已进行妥善备份的。3.信息及资料涉及的业务已结束，且相关信息及资料已不再具有任何用途的。4.信息及资料因自然灾害、意外事故等原因导致损坏且无法修复的。（二）销毁流程1.申请：由信息及资料的保管部门或使用部门提出销毁申请，注明销毁的信息及资料名称、数量、销毁原因等信息。2.审批：申请经部门负责人审核后，提交给信息管理部门进行审批。信息管理部门根据公司的相关规定和实际情况进行审批，如审批通过，下达销毁通知。3.销毁实施：根据信息及资料的性质和数量，选择合适的销毁方式进行销毁。对于纸质文件资料，可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁；对于电子数据，可采用格式化、删除等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、方式、操作人员等信息。4.监督与确认：信息管理部门应对销毁过程进行监督，确保销毁工作按照规定的流程和方式进行。销毁完成后，由监督人员和操作人员共同签字确认销毁结果。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立信息及资料管理监督小组，由信息管理部门负责人担任组长，成员包括各部门的信息管理专员。监督小组负责定期对公司信息及资料的管理情况进行检查和监督。2.信息管理部门应建立信息及资料管理监督档案，记录每次监督检查的情况，包括检查时间、检查内容、发现的问题及整改情况等。（二）检查内容1.信息及资料的收集、整理、存储、使用、共享传递、销毁等环节是否符合本制度规范的要求。2.信息及资料的标识编码是否准确、规范，是否与实际内容相符。3.信息及资料的保管措施是否到位，是否存在安全隐患。4.信息及资料的使用权限是否得到严格执行，是否存在越权使用的情况。5.信息及资料的传递与交换是否规范，记录是否完整。6.信息及资料的销毁流程是否符合规定，销毁结果是否得到有效确认。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，监督小组应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定详细的整改措施，并在规定的时间内完成整改。整改完成后，向信息管理部门提交整改报告，信息管理部门进行复查，确保问题得到彻底解决。3.对于因违反本制度规范而导致信息及资料管理出现问题的部门或个人，公司将按照相关规定进行严肃处理。九、培训与教育（一）培训计划1.信息管理部门应制定年度信息及资料管理培训计划，明确培训的目标、内容、对象、时间和方式等。2.培训内容应涵盖信息及资料管理的各个环节，包括制度规范、操作流程、安全保密知识等，以提高员工的信息及资料管理意识和技能。（二）培训实施1.根据培训计划，定期组织开展培训活动。培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习、案例分析等多种形式，以满足不同员工的学习需求。2.在培训过程中，应注重与员工的互动交流，及时解答员工的疑问，确保培训效果。3.对于新入职员工，应进行入职培训，使其尽快熟悉公司信息及资料管理的相关制度和流程。（三）教育宣传1.通过公司内部网站、宣传栏、邮件等渠道，定期发布信息及资料管理的相关知识和案例，提高员工对信息及资料管理重要性的认识。2.组织开展信息及资料管理知识竞赛、征文比赛等活动，激发员工学习的积极性和主动