收付款流程及制度规范要求

PAGE收付款流程及制度规范要求一、总则1.目的本制度旨在规范公司收付款流程，确保资金收付的安全、准确、及时，提高财务管理效率，防范财务风险，保障公司的正常运营。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的所有收付款业务，包括但不限于销售收款、采购付款、费用报销、资金往来等。3.基本原则合法性原则：收付款业务必须符合国家法律法规和相关行业标准的要求，确保每一笔交易都具有合法合规的依据。准确性原则：收付款信息应准确无误，包括金额、对象、时间等关键要素，避免因信息错误导致的财务损失和业务纠纷。及时性原则：收付款业务应按照规定的时间节点及时处理，不得拖延，以维护公司良好的商业信用和资金周转效率。安全性原则：加强对收付款过程的安全管理，采取必要的风险防控措施，保障资金安全，防止资金被盗用、挪用等情况发生。二、收款流程1.销售收款订单确认：销售部门在与客户签订销售合同或订单后，应及时将相关信息传递给财务部门，包括客户名称、联系方式、产品或服务内容、金额、付款方式、交货时间等。发货通知：销售部门在发货后，应立即通知财务部门，并提供发货凭证，如发货单、物流单号等，以便财务部门跟踪款项回收情况。款项催收：财务部门根据销售合同或订单约定的付款期限，定期对客户的款项进行催收。对于逾期未付款的客户，应及时与销售部门沟通，共同制定催收方案，采取电话催收、函件催收、上门催收等方式，确保款项及时收回。收款确认：客户付款后，财务部门应及时确认收款信息，核对收款金额、付款方式、付款时间等与销售合同或订单是否一致。确认无误后，在财务系统中进行收款记录，并开具收款凭证，如发票、收据等。账务处理：财务部门根据收款确认情况，及时进行账务处理，将收款金额计入相应的会计科目，并更新客户应收账款余额。同时，定期与销售部门核对客户应收账款明细，确保账账相符。2.其他收款业务部门发起：公司内部其他部门因提供服务、资产处置、代收代付等业务产生的收款，由业务部门负责发起收款申请，并填写收款申请表，详细说明收款事由、收款金额、付款单位或个人等信息。审批流程：收款申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对收款申请进行审核，重点审核收款事项的真实性、合法性、准确性以及与公司业务的关联性。审核通过后，报公司分管领导审批。收款执行：经审批通过的收款申请，由财务部门负责执行收款操作。按照收款申请表中确定的收款方式和时间，及时与付款单位或个人联系，办理收款手续。收款过程中，如遇问题或异常情况，应及时反馈给业务部门和相关领导，并采取相应的解决措施。收款确认与账务处理：参照销售收款的相关流程，进行收款确认和账务处理。财务部门在收到款项后，及时确认收款信息，开具收款凭证，并按照规定的会计科目进行账务记录，确保财务数据的准确性和完整性。三、付款流程1.采购付款采购申请：各部门根据业务需要，提出采购申请，填写采购申请表，明确采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、预计到货时间等信息。采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购订单下达：采购部门根据采购申请表，与供应商进行沟通谈判，确定采购价格、交货时间、付款方式等条款后，下达采购订单。采购订单应明确采购物品或服务的详细信息、双方权利义务以及付款安排等内容，并经采购部门负责人审核签字。到货验收：采购物品到货后，采购部门应及时通知验收部门进行验收。验收部门按照采购合同或订单要求，对采购物品的数量、质量、规格等进行严格验收，并填写验收报告。验收合格的，由验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商协商解决，如退货、换货、补货等，并在验收报告中注明原因。付款申请：采购部门根据采购合同或订单约定的付款期限，在收到验收报告且验收合格后，填写付款申请表。付款申请表应包括采购订单编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款理由等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。付款申请表经采购部门负责人审核签字后，提交至财务部门。审批流程：财务部门对付款申请表及相关凭证进行审核，重点审核采购事项的真实性、合法性、发票的合规性以及付款金额的准确性等。审核通过后，报公司分管领导审批。对于金额较大的采购付款，还需按照公司规定的权限，提交总经理办公会或董事会审议。付款执行：经审批通过的付款申请，由财务部门按照付款申请表中确定的付款方式和时间，办理付款手续。如采用银行转账方式付款，应确保收款账户信息准确无误；如采用支票付款，应严格按照支票管理规定填写支票，并做好支票领用、登记、核销等工作。付款后，财务部门应及时更新供应商应付账款余额，并将付款凭证归档保存。2.费用报销费用发生：员工因工作需要发生的费用，应按照公司规定的费用报销标准和流程进行报销。费用发生后，应及时取得合法有效的发票或其他报销凭证，并在凭证上注明费用明细、日期、金额等信息。报销申请：员工填写费用报销单，详细说明费用发生的事由、金额、报销部门、报销日期等内容，并附上相关发票或报销凭证。费用报销单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务审核：财务部门对费用报销单及相关凭证进行审核，重点审核费用的真实性、合理性、合法性以及报销凭证的合规性等。对于不符合公司规定的费用报销，财务部门有权拒绝报销，并向员工说明原因。审批流程：审核通过的费用报销单，按照公司审批权限进行审批。一般费用报销由分管领导审批；金额较大的费用报销，还需报总经理审批。报销支付：经审批通过的费用报销单，由财务部门办理报销支付手续。如采用现金支付，应按照公司现金管理规定进行操作；如采用银行转账支付，应将报销款项支付至员工指定的银行账户。报销支付完成后，财务部门应在费用报销单上加盖“已报销”章，并将报销凭证归档保存。3.其他付款业务部门发起：公司内部其他部门因业务需要发生的付款，如借款、对外投资、捐赠等，由业务部门负责发起付款申请，并填写付款申请表，详细说明付款事由、付款金额、收款单位或个人等信息。审批流程：付款申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，重点审核付款事项的真实性、合法性、必要性以及资金来源等。审核通过后，报公司分管领导审批。对于重大付款事项，还需按照公司规定的权限，提交总经理办公会或董事会审议。付款执行：经审批通过的付款申请，由财务部门按照付款申请表中确定的付款方式和时间，办理付款手续。付款过程中，如遇问题或异常情况，应及时反馈给业务部门和相关领导，并采取相应的解决措施。账务处理：财务部门在付款后，及时进行账务处理，按照规定的会计科目记录付款金额，并更新相关账户余额。同时，定期与业务部门核对付款明细，确保账账相符。四、票据管理1.发票管理发票开具：销售部门在确认收入并收到款项后，应按照国家税收法律法规和发票管理规定，及时开具发票。发票开具应确保内容真实、准确、完整，包括发票抬头、税号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额等信息。发票开具后，应加盖公司发票专用章，并按照规定的格式和顺序进行编号。发票取得：公司在采购商品或接受服务时，应向供应商索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规和发票管理规定，发票内容应与实际交易相符。财务部门在收到发票后，应认真审核发票的真实性、合法性、完整性，包括发票的真伪、发票开具日期、发票号码、发票专用章、发票内容等。对于不符合规定的发票，应及时要求供应商更换或重新开具。发票保管：财务部门应设立专门的发票保管岗位，负责发票的保管工作。发票应按照发票种类、号码顺序进行分类存放，并建立发票登记簿，详细记录发票的取得、开具、作废、红冲、保管、缴销等情况。发票保管期限应按照国家税收法律法规和档案管理规定执行，期满后经批准方可销毁。发票缴销：公司因注销、变更经营范围等原因不再使用发票时，应及时向税务机关办理发票缴销手续。缴销发票时，应将已开具的发票存根联、作废发票、红字发票等一并提交税务机关审核，并按照税务机关的要求进行处理。2.收据管理收据开具：公司在收到客户款项但不需要开具发票的情况下，应开具收据。收据开具应确保内容真实、准确、完整，包括收据抬头、编号、日期、交款单位或个人、收款事由、金额、收款人等信息。收据开具后，应加盖公司财务专用章，并按照规定的格式和顺序进行编号。收据取得：公司在支付款项时，如因特殊原因无法取得发票，应要求收款方开具收据。取得的收据应符合公司财务管理规定，收据内容应与实际付款情况相符。财务部门在收到收据后，应认真审核收据的真实性、合法性、完整性，包括收据的真伪、收据开具日期、收据编号、收款单位或个人、收款事由、金额、收款人等。对于不符合规定的收据，应及时要求收款方更换或重新开具。收据保管：参照发票保管的相关规定，对收据进行保管。设立收据登记簿，详细记录收据的取得、开具、作废、保管等情况。收据保管期限应按照公司档案管理规定执行，期满后经批准方可销毁。收据缴销：公司因不再使用收据或收据使用完毕后，应及时办理收据缴销手续。缴销收据时，应将已开具的收据存根联、作废收据等一并整理归档，并报财务负责人审核批准。五、印章管理1.印章种类公司涉及的印章主要包括公章、财务专用章、发票专用章、合同专用章等。2.印章使用范围公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等，代表公司的法定效力。财务专用章：用于公司的财务收支、银行结算、票据背书等财务事项，是公司财务印鉴的重要组成部分。发票专用章：专门用于公司开具发票时加盖，确保发票的真实性和合法性。合同专用章：用于公司签订各类合同、协议时加盖，明确合同的签订主体和法律效力。3.印章保管设立专门的印章保管岗位，由专人负责印章的保管工作。印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理制度。印章应存放在安全可靠的保险柜或保管箱中，实行双人保管、分人分锁制度，确保印章的安全。印章保管人员不得擅自将印章带出公司使用，如因特殊情况需要带出公司的，必须经公司领导批准，并办理相关手续，由专人陪同使用，使用完毕后及时归还。4.印章使用审批任何部门或个人使用印章，必须填写印章使用申请表，详细说明使用印章的事由、文件名称、文号、使用时间、使用部门等信息，并经相关负责人审核签字。对于涉及重大事项或金额较大的合同、协议等文件使用印章，还需按照公司规定的权限，报公司领导审批。印章保管人员应严格按照审批后的印章使用申请表进行用印操作，核对用印文件的内容与申请表是否一致，确保用印准确无误。5.印章使用登记印章保管人员在用印后，应及时在印章使用登记簿上进行登记，记录用印日期、用印文件名称、文号、用印部门、用印人、审批人等信息，以备查阅和追溯。6.印章废止与销毁印章因磨损、损坏、变更公司名称等原因需要废止时，由印章保管人员提出申请，经公司领导批准后，办理印章废止手续。废止的印章应及时进行销毁，销毁过程应由专人负责监督，确保印章彻底销毁，防止印章被非法使用。销毁后，应在印章销毁登记簿上记录销毁时间、销毁方式、销毁印章名称等信息，并由监销人签字确认。六、监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门定期对收付款流程及制度执行情况进行审计监督，检查收付款业务的真实性、合法性、准确性以及内部控制制度的有效性。审计过程中，应查阅相关文件、凭证、记录，与相关人员进行访谈，核实收付款业务的实际情况。对于审计发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.财务部门自查财务部门应定期对收付款业务进行自查，检查收付款流程是否符合规定，账务处理是否准确无误，票据管理是否规范，印章使用是否合规等。自查过程中，发现问题应及时进行整改，并形成自查报告，报公司领导审阅。3.定期检查与不定期抽查公司管理层应定期组织对收付款流程及制度执行情况进行全面检查，确保制度的有效执行。同时，不定期对收付款业务进行抽查，及时发现和解决潜在问题。检查和抽查结果应形成报告，作为公司改进财务管理工作的重要依据。七、违规处理1.对于违反收付款流程及制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚对于轻微违规行为，如未按照规定流程申请付款、未及时催收款项等，给予警告处分，并要求责任人及时整改。对于一般违规行为，如虚假报销费用、擅自使用印章造成