党员档案查档制度规范要求

PAGE党员档案查档制度规范要求一、总则（一）目的为了加强党员档案管理，规范查档行为，确保党员档案信息的安全、准确和完整，根据《中国共产党章程》《中国共产党党员教育管理工作条例》等相关法律法规和党内规定，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内各级党组织及相关工作人员在涉及党员档案查询、借阅、使用等活动中的管理。（三）基本原则1.严格依法依规原则：查档工作必须严格遵守国家法律法规和党内有关规定，确保查档行为合法合规。2.安全保密原则：保护党员档案的安全和保密性，防止档案信息泄露、篡改或丢失。3.规范有序原则：明确查档流程和要求，确保查档工作规范、有序进行。4.服务工作原则：在保障档案安全和规范的前提下，为党组织和党员提供必要的档案查询服务，支持各项工作的开展。二、查档主体与权限（一）党组织查档1.各级党组织因工作需要，如党员发展、党员教育管理、党组织关系转接、党内表彰奖励、纪律审查等，可以查询党员档案。2.党组织查档时，需明确查档事由，并由党组织负责人签字批准，填写查档申请表。申请表应包括查档党组织名称、查档人姓名、查档事由、预计查档时间等信息。（二）党员本人查档1.党员本人因了解自身档案情况、办理个人事务等原因，可以申请查询本人档案。2.党员本人查档时，需提交书面申请，说明查档原因，并签字确认。申请应包括党员姓名、所在党组织、查档原因等信息。（三）其他单位或部门查档1.因工作需要，其他单位或部门确需查阅本公司/组织党员档案的，需经本公司/组织党委（党组）同意，并出具正式函件，说明查档事由、查档范围、查档时间等。2.其他单位或部门查档时，应按照本制度规定的查档流程进行操作，由本公司/组织安排专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。三、查档流程（一）申请1.查档主体根据查档需求，填写查档申请表或提交书面申请。申请表或申请应详细说明查档事由、查档范围、查档时间等信息。2.申请提交至本公司/组织的档案管理部门（以下简称“档案部门”）。（二）审核1.档案部门收到查档申请后，对申请进行审核。审核内容包括申请材料是否齐全、查档事由是否合理、查档范围是否明确等。2.对于符合查档条件的申请，档案部门予以受理，并在申请表上签署审核意见；对于不符合查档条件的申请，档案部门应向查档主体说明原因，并退回申请材料。（三）登记1.档案部门对受理的查档申请进行登记。登记内容包括查档申请日期、查档主体、查档事由、查档范围、预计查档时间、受理人等信息。2.登记完成后，档案部门根据查档申请安排查档时间，并通知查档主体。（四）查阅1.查档主体按照档案部门通知的时间，到指定地点查阅党员档案。查阅时，档案部门应安排专人在场，负责提供必要的协助和指导。2.查档主体应严格遵守查档纪律，不得擅自涂改、抽取、撤换、销毁档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损，不得擅自将档案带出查阅场所。3.查阅过程中，如需复印档案材料，应经档案部门同意，并按照规定的程序进行复印。复印的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案部门印章。（五）归还1.查档结束后，查档主体应及时将查阅的党员档案归还档案部门。档案部门应对归还的档案进行核对，确保档案材料完整、无损坏。2.档案部门在查档申请登记记录上注明档案归还日期，并由查档主体签字确认。（六）反馈1.查档工作完成后，档案部门应及时将查档情况反馈给查档主体。对于查档过程中发现的问题或需要进一步说明的事项，档案部门应与查档主体进行沟通。2.查档主体对查档结果有疑问或异议的，可以在规定时间内提出复查申请。档案部门应根据复查申请进行复查，并将复查结果及时反馈给查档主体。四、档案保密与安全管理（一）保密措施1.档案部门应建立健全档案保密制度，明确保密责任，加强对档案管理人员的保密教育和培训。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露党员档案信息。在查档过程中，如涉及档案信息的保密事项，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.查阅党员档案的场所应具备必要的保密条件，如设置专门的查阅室、配备保密设备等。查阅室内不得存放与查档无关的物品，不得允许无关人员进入。（二）安全管理1.档案部门应加强对党员档案的安全管理，确保档案存放环境安全、防火、防潮、防虫、防盗等。2.定期对档案进行检查和维护，及时发现和处理档案存在的问题，如档案损坏、字迹褪色等。3.建立档案安全应急预案，应对可能发生的档案安全事故，如火灾、水灾、盗窃等。一旦发生事故，应立即采取措施，保护档案安全，并及时向上级党组织报告。五、档案利用与管理（一）档案利用1.党员档案主要用于党员发展审核、党员教育管理、党组织关系转接、党内表彰奖励、纪律审查等工作。在利用档案时，应严格按照规定的用途使用，不得挪作他用。2.档案部门应根据工作需要，合理安排档案的查阅和借阅，提高档案利用效率。同时，应建立档案利用登记制度，对档案利用情况进行详细记录。（二）档案管理1.档案部门应按照档案管理的有关规定，对党员档案进行分类、编号、装订、上架等管理工作。确保档案排列有序，便于查找和利用。2.建立党员档案电子信息库，将党员档案的基本信息、重要材料录入电子系统，实现档案信息的数字化管理。同时，加强对电子信息库的安全管理，防止信息丢失或损坏。3.定期对党员档案进行清理和鉴定，对于已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁。销毁档案时应进行登记，并由专人监销，确保销毁过程合规、安全。六、监督与责任追究（一）监督检查1.本公司/组织纪检监察部门负责对党员档案查档制度的执行情况进行监督检查。定期或不定期对档案部门的查档工作、档案管理情况等进行检查。2.档案部门应定期对自身的查档工作进行自查自纠，发现问题及时整改。同时，应积极配合纪检监察部门的监督检查工作，如实提供相关资料和情况。（二）责任追究1.对于违反本制度规定，擅自查阅、借阅、使用党员档案，或泄露档案信息，造成档案信息安全事故的单位或个人，将视情节轻重，给予批评教育、党