办公机具使用维护制度规范

PAGE办公机具使用维护制度规范一、总则（一）目的为了确保公司办公机具的正常使用，提高办公效率，延长办公机具使用寿命，降低办公成本，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公机具的使用、维护及管理，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、碎纸机等。（三）基本原则1.安全第一原则：办公机具的使用应确保人员安全，避免因操作不当引发安全事故。2.规范操作原则：所有使用人员应按照规定的操作流程使用办公机具，不得擅自更改或简化操作步骤。3.定期维护原则：办公机具应定期进行维护保养，及时发现并排除故障隐患，确保其性能稳定可靠。4.节约资源原则：在办公机具的使用过程中，应注重节约纸张、油墨、电力等资源，降低办公成本。二、办公机具的采购与配置（一）需求申请各部门根据工作需要，填写《办公机具需求申请表》，详细说明所需办公机具的名称、型号、数量、用途及预计使用年限等信息，经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）审批流程行政部门收到《办公机具需求申请表》后，对申请内容进行审核，评估其合理性和必要性。如申请内容符合公司规定和实际工作需求，行政部门将申请表提交至分管领导审批；如申请内容存在不合理或不必要情况，行政部门将与申请部门沟通，说明原因并提出修改建议。（三）采购实施经分管领导审批通过后，行政部门负责按照公司采购流程进行办公机具的采购。采购过程中，应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠、价格合理、售后服务良好的供应商和产品。（四）配置发放办公机具采购到货后，行政部门负责组织验收。验收合格后，按照申请部门的需求进行配置发放，并填写《办公机具配置发放登记表》，详细记录办公机具的名称、型号、数量、发放部门、领取人等信息。三、办公机具的使用管理（一）使用人员职责1.办公机具的使用人员应熟悉其性能和操作方法，严格按照操作规程进行操作。2.使用人员应妥善保管办公机具，保持其整洁、完好，不得擅自转借、拆卸、改装办公机具。3.使用人员在使用办公机具过程中如发现故障或异常情况，应及时报告行政部门，并协助维修人员进行维修。4.使用人员应按照规定的时间和要求使用办公机具，不得在非工作时间或未经批准的情况下使用办公机具处理私人事务。（二）操作规范1.电脑开机前应检查电源连接是否正常，确保设备处于安全状态。开机后应等待系统启动完成，方可进行操作。定期清理电脑主机、显示器等设备表面的灰尘，保持设备通风良好。安装必要的杀毒软件和防火墙，定期进行病毒查杀和系统更新，确保电脑系统安全。不得随意下载和安装未经授权的软件，以免影响电脑系统的正常运行。下班前应关闭电脑主机、显示器等设备电源，避免浪费电力资源。2.打印机、复印机使用前应检查纸张、油墨、硒鼓等耗材是否充足，确保设备能够正常使用。按照打印机、复印机的操作面板提示进行操作，选择合适的打印、复印模式和纸张规格。打印、复印文件时应尽量双面使用纸张，以节约纸张资源。不得随意更改打印机、复印机的设置参数，以免影响打印、复印质量。定期清理打印机、复印机的进纸口、出纸口、硒鼓等部位，避免卡纸等故障发生。如发现打印机、复印机出现卡纸、墨粉不足等故障，应及时通知行政部门进行维修，不得自行拆卸设备。3.传真机使用前应检查传真机的电话线连接是否正常，纸张是否充足。发送传真时，应确保传真号码准确无误，文件内容清晰可读。接收传真时，应及时收取传真件，并妥善保管，不得丢失。定期清理传真机的进纸口、出纸口、硒鼓等部位，保持设备清洁。如发现传真机出现故障，应及时通知行政部门进行维修，不得自行拆卸设备。4.扫描仪使用前应检查扫描仪的电源连接是否正常，驱动程序是否安装正确。扫描文件时，应选择合适的扫描分辨率和文件格式，确保扫描效果清晰可读。定期清理扫描仪的扫描窗口，避免灰尘等杂质影响扫描质量。如发现扫描仪出现故障，应及时通知行政部门进行维修，不得自行拆卸设备。5.投影仪使用前应检查投影仪的电源连接是否正常，信号源是否选择正确。调整投影仪的焦距、亮度、对比度等参数，确保投影画面清晰、明亮。不得在投影仪镜头上放置任何物品，以免影响投影效果。定期清理投影仪的滤网和镜头，保持设备通风良好。如发现投影仪出现故障，应及时通知行政部门进行维修，不得自行拆卸设备。6.碎纸机使用前应检查碎纸机的电源连接是否正常，碎纸刀具是否锋利。按照碎纸机的操作说明进行操作，不得放入过多或过厚的纸张，以免损坏设备。定期清理碎纸机的纸屑盒，避免纸屑堆积过多影响设备正常运行。如发现碎纸机出现故障，应及时通知行政部门进行维修，不得自行拆卸设备。（三）使用记录各部门应建立《办公机具使用记录表》，详细记录办公机具的使用时间、使用人员、使用内容等信息。行政部门定期对各部门的办公机具使用记录进行检查和统计分析，以便及时发现问题并采取相应措施。四、办公机具的维护保养（一）日常维护1.办公机具的使用人员应每天对所使用的办公机具进行清洁和检查，确保设备表面干净整洁，各项功能正常。2.对于电脑、打印机、复印机等设备，使用人员应定期清理设备内部的灰尘，检查设备的连接线是否松动，确保设备运行稳定。（二）定期维护1.行政部门应制定办公机具定期维护计划，明确维护内容、维护时间和维护人员。2.按照定期维护计划，对办公机具进行全面的维护保养，包括设备的清洁、润滑、调试、更换耗材等。3.定期维护过程中，如发现办公机具存在故障或隐患，应及时进行维修或更换零部件，确保设备性能良好。（三）维修管理1.办公机具出现故障时，使用人员应及时报告行政部门，并填写《办公机具维修申请表》，详细说明故障现象、出现时间、使用情况等信息。2.行政部门收到《办公机具维修申请表》后，应及时安排维修人员进行维修。维修人员在维修前应先对故障进行诊断，确定故障原因后再进行维修。3.维修过程中，维修人员应做好维修记录，详细记录故障原因、维修方法、更换的零部件等信息。维修完成后，维修人员应填写《办公机具维修记录单》交行政部门存档。4.对于维修费用较高或维修难度较大的办公机具，行政部门应组织相关人员进行评估，确定是否需要更换新设备。如需要更换新设备，应按照公司采购流程进行采购。（四）耗材管理1.行政部门应建立办公机具耗材库存管理制度，对办公机具的耗材进行统一采购、存储和发放。2.各部门根据工作需要，填写《办公机具耗材领用申请表》，经部门负责人审核签字后，到行政部门领取耗材。3.行政部门应定期对办公机具耗材的库存进行盘点，确保库存数量准确无误。同时，应根据办公机具的使用情况，合理控制耗材的采购数量，避免浪费。五、办公机具的报废管理（一）报废条件1.办公机具已超过规定的使用年限，且无法正常使用或维修成本过高。2.办公机具因技术更新换代等原因，已被新型设备所替代，且不再具有使用价值。3.办公机具因自然灾害、意外事故等原因，造成严重损坏，无法修复。（二）报废申请各部门根据办公机具的实际情况，填写《办公机具报废申请表》，详细说明报废原因、设备名称、型号、购置时间、使用情况等信息，经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（三）审批流程行政部门收到《办公机具报废申请表》后，对申请内容进行审核，组织相关人员对报废办公机具进行鉴定。如申请内容符合报废条件，行政部门将申请表提交至分管领导审批；如申请内容不符合报废条件，行政部门将与申请部门沟通，说明原因并提出处理建议。（四）报废处理经分管领导审批通过后，行政部门负责对报废办公机具进行处理。报废办公机具的处理方式包括变卖、捐赠、拆解等，具体处理方式由行政部门根据实际情况确定。在报废办公机具处理过程中，应做好记录，确保处理过程合规、透明。六、监督与检查（一）监督机制公司建立办公机具使用维护监督机制，行政部门负责对各部门办公机具的使用、维护情况进行定期检查和不定期抽查。（二）检查内容1.办公机具的使用人员是否按照操作规程进行操作。2.办公机具的维护保养是否及时、到位。3.办公机具的使用记录是否完整、准确。4.办公机具的耗材管理是否规范。（三）问题处理对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达《整改通知书》，要求相关部门限期整改。整