建筑施工资料室制度规范

PAGE建筑施工资料室制度规范一、总则1.目的为加强建筑施工资料室的管理，确保施工资料的完整性、准确性和规范性，为工程建设提供可靠的依据，特制定本制度规范。2.适用范围本制度适用于本公司所有建筑工程项目的资料室管理工作。3.基本原则严格遵守国家相关法律法规和行业标准，确保资料的合法性和合规性。资料管理应遵循真实、准确、完整、及时的原则，如实反映工程建设情况。实行科学分类、集中管理，便于资料的查阅、检索和利用。二、资料室职责1.资料收集与整理负责收集、整理工程建设过程中形成的各类文件资料，包括施工图纸、技术交底、施工记录、试验检测报告、工程变更通知等。对收集到的资料进行分类、编号、装订，确保资料的规范性和系统性。2.资料归档与保管按照档案管理的要求，将整理好的资料及时归档，建立健全档案目录和索引，便于查找和利用。负责资料室的日常管理工作，包括资料的存放、保管、借阅、归还等，确保资料的安全和完整。3.资料审核与把关对施工过程中形成的资料进行审核，确保资料的真实性、准确性和完整性，对不符合要求的资料及时督促整改。参与工程竣工验收，负责提供完整、准确的工程资料，作为竣工验收的重要依据。4.资料信息化管理推进资料室的信息化建设，建立电子档案管理系统，实现资料的电子化存储和检索，提高资料管理的效率和水平。负责电子档案的备份和维护，确保电子档案的安全和可用。三、资料收集与整理1.收集范围工程前期文件，如项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。施工过程中的各类文件，包括施工组织设计、施工方案、技术交底、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。工程变更文件，如工程变更通知、设计变更图纸、变更洽商记录等。工程竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书等。其他与工程建设有关的文件资料。2.收集要求资料收集应及时、全面，确保不漏项。收集的资料应真实、有效，具有可追溯性，严禁伪造、篡改资料。资料的格式应符合相关标准和规范的要求，签字盖章齐全。3.整理方法按照工程建设的阶段和资料的类别进行分类整理，如分为工程前期文件、施工技术文件、工程质量控制文件、工程安全与环境管理文件、工程竣工验收文件等。对每一类资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。资料应采用A4纸打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。对资料中的签字、盖章等重要信息应清晰、完整，不得模糊或遗漏。四、资料归档与保管1.归档原则按照工程建设的进度和资料的形成时间，及时进行归档，确保资料的连续性和完整性。归档资料应分类存放，便于查找和利用。2.归档流程资料整理人员将整理好的资料提交给资料室负责人进行审核。资料室负责人审核通过后，按照归档要求进行分类、编号、装订，并填写档案目录。将归档资料存入档案柜或档案架，并建立档案索引，便于查找和利用。3.保管要求资料室应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合档案保管的要求。档案柜和档案架应定期进行检查和维护，确保资料的安全存放。对重要资料应采取备份措施，如电子备份、异地存放等，防止资料丢失或损坏。严格限制无关人员进入资料室，资料室钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。五、资料审核与把关1.审核人员职责资料审核人员应由具有一定专业知识和工作经验的人员担任，负责对施工过程中形成的资料进行审核。审核人员应熟悉国家相关法律法规和行业标准，掌握工程建设的技术要求和质量标准。2.审核内容资料的真实性和准确性，包括数据是否真实、签字盖章是否齐全、内容是否与实际情况相符等。资料的完整性，包括是否涵盖了工程建设的各个环节和所有相关资料。资料的规范性，包括格式是否符合要求、编号是否连续、文字表述是否规范等。3.审核流程施工单位在完成某项工作后，应及时将形成的资料提交给资料审核人员进行审核。审核人员按照审核内容对资料进行认真审核，对不符合要求的资料应提出整改意见，并督促施工单位及时整改。施工单位整改完成后，将整改后的资料再次提交给审核人员进行审核，直至审核通过。六、资料借阅与归还1.借阅范围因工作需要，本公司内部人员可以借阅资料室的资料。外单位因工作需要查阅本公司资料时，应按照相关规定办理借阅手续。2.借阅手续借阅人员应填写借阅申请表，注明借阅资料的名称、编号、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。资料室负责人根据借阅申请表进行审核，审核通过后，将借阅资料交给借阅人员，并登记借阅台账。3.借阅期限一般资料的借阅期限为[X]天，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。重要资料的借阅期限应根据实际情况确定，最长不得超过[X]天。4.归还要求借阅人员应在规定的借阅期限内归还借阅资料，如需延期归还，应提前向资料室负责人说明情况。归还资料时，借阅人员应确保资料的完整性和准确性，如有损坏或丢失，应按照相关规定进行赔偿。资料室负责人在收到归还的资料后，应及时进行检查和核对，确认无误后，在借阅台账上注销登记。七、资料保密管理1.保密范围涉及工程建设的商业秘密、技术秘密、敏感信息等资料。尚未公开的工程建设信息和资料。2.保密措施资料室应设置专门的保密区域，对保密资料进行单独存放。严格限制无关人员进入保密区域，进入保密区域的人员应进行登记。对保密资料的借阅和使用应进行严格审批，并采取加密存储、专人传递等措施，防止资料泄露。资料室工作人员应签订保密协议，明确保密责任和义务，加强保密意识教育。3.泄密处理如发现资料泄密事件，应立即采取措施进行制止，并及时向上级领导报告。对泄密责任人应按照公司的相关规定进行严肃处理，情节严重的应依法追究法律责任。对泄密事件进行调查和处理，总结经验教训，采取有效措施防止类似事件再次发生。八、资料信息化管理1.电子档案管理系统建设建立电子档案管理系统，实现资料的电子化存储、检索、借阅、审批等功能。电子档案管理系统应具备数据备份、恢复、安全防护等功能，确保电子档案的安全和可用。2.电子档案录入与维护资料整理人员应按照电子档案管理系统的要求，及时将纸质资料录入系统，确保电子档案与纸质档案的一致性。定期对电子档案进行维护和更新，确保电子档案的准确性和完整性。3.电子档案安全管理加强电子档案的安全管理，设置用户权限，对不同人员的访问权限进行严格控制。定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，防止数据丢失或损坏。安装防病毒软件和防火墙，防止电子档案受到病毒和网络攻击。九、资料室人员管理1.人员配备资料室应配备专职资料管理人员，资料管理人员应具备档案管理、工程技术等相关专业知识和技能。2.岗位职责资料室负责人：负责资料室的全面管理工作，制定资料室管理制度，组织资料的收集、整理、归档、保管等工作，协调与其他部门的关系。资料整理人员：负责施工过程中各类资料的收集、整理、分类、编号等工作，确保资料的规范性和完整性。资料审核人员：负责对施工过程中形成的资料进行审核，确保资料真实、准确、完整，对不符合要求的资料提出整改意见。资料保管人员：负责资料室的日常保管工作，包括资料