档案服务外包合同

档案服务外包合同本合同由以下双方于______年______月______日在______签订：甲方（委托方）：[甲方全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[甲方地址]统一社会信用代码：[甲方代码]乙方（服务方）：[乙方全称]法定代表人/授权代表：[姓名]地址：[乙方地址]统一社会信用代码：[乙方代码]鉴于甲方拥有需要专业管理的档案，并希望将档案相关服务外包给具备资质的服务商；乙方拥有专业的档案服务团队、技术和设施，能够提供高质量的档案外包服务。双方本着平等互利、诚实信用的原则，经友好协商，达成如下协议：第一条定义与解释除非本合同上下文另有解释，下列词语具有以下含义：“档案”是指甲方拥有的，包括但不限于纸质档案、电子档案、声像档案及其他形式载体的，与甲方经营活动、管理活动或历史沿革相关的各类文件、记录和信息资料。“档案服务”是指乙方根据本合同约定，为甲方提供的档案整理、分类、编目、数字化扫描、数据录入、存储管理（包括物理环境维护和电子系统管理）、档案鉴定与销毁、档案信息安全保障、档案信息提供与利用支持、咨询服务等一项或多项服务。“服务水平协议”（SLA）是指双方另行约定或在本合同中明确的服务质量标准和达成目标。“保密信息”是指一方（披露方）以书面、口头、电子或其他形式向另一方（接收方）披露的，与披露方业务、运营、技术、客户、财务等相关的，未公开的，接收方知悉且应合理保密的信息，包括但不限于甲方的档案内容、结构、管理流程、客户信息、经营数据以及乙方在服务过程中获知的甲方的商业秘密和技术信息等。“关联合同”是指与本合同相关的，经双方书面确认的任何补充协议、附件、备忘录等。第二条服务范围与内容乙方同意根据甲方的需求和本合同约定，向甲方提供以下档案服务：2.1档案接收与验收：乙方按照甲方指示，接收甲方移交的档案，并对档案的数量、外观等进行初步验收，验收合格后办理交接手续。2.2档案整理与分类：乙方根据国家相关档案管理标准和甲方的具体要求，对接收的档案进行系统化的整理、区分类型、组卷、排列等操作。2.3档案编目与元数据创建：乙方为整理后的档案编制详细目录，创建符合要求的档案元数据，包括但不限于档号、题名、责任者、日期、密级、载体形式等。2.4档案数字化扫描：乙方使用专业设备对纸质档案进行扫描，生成高清晰度的图像文件，并根据要求进行图像处理（如去污、纠偏、裁剪等）。2.5电子档案处理与管理系统服务：乙方负责档案数字化数据的整理、挂接，根据甲方需求进行电子档案管理系统的部署、配置、维护、数据导入/导出、用户管理及提供技术支持。如涉及系统开发或定制，需另行协商并签订补充协议。2.6档案库房管理服务：如约定由乙方提供物理存储服务，乙方应负责档案库房的日常管理，包括但不限于环境控制（温湿度、洁净度）、安防监控、防火防虫、定期清点、消毒、档案移位与保管等，确保库房符合档案安全存储要求。2.7档案借阅与利用支持：根据甲方授权和规定，乙方提供档案的借阅登记、复制、整理、统计分析等服务，并配合甲方做好利用过程的跟踪与管理。2.8档案鉴定与销毁：在甲方授权下，乙方可协助甲方进行档案的鉴定工作，并根据鉴定结果和甲方指令，对无保存价值的档案进行合规、安全的物理销毁或电子数据销毁，并做好记录。2.9档案安全与保密：乙方在服务过程中，采取严格的技术和管理措施，保障甲方档案的物理安全和信息安全，防止任何形式的泄露、损毁或丢失。乙方员工需签署保密协议。2.10质量检查与报告：乙方定期对服务过程和成果进行内部质量检查，并按约定向甲方提交服务质量报告和档案管理报告。2.11咨询服务：为甲方提供档案管理相关的咨询服务，解答甲方疑问。2.12其他服务：双方根据需要可协商增加或变更服务项目，以书面形式确认。第三条双方的权利与义务3.1甲方的权利与义务3.1.1有权要求乙方按照本合同约定提供服务，并监督服务过程和质量。3.1.2有权对乙方的服务报告、成果进行检验，如发现不符合约定，有权提出异议并要求乙方在合理期限内纠正。3.1.3应向乙方提供必要的档案信息、背景资料、相关制度文件以及必要的操作环境，并保证所提供资料的真实性、合法性和完整性。3.1.4应指派专门联系人或指定部门对接人，负责与乙方的日常沟通、协调工作。3.1.5应按照本合同约定按时足额支付服务费用。3.1.6应遵守国家及地方有关档案管理的法律法规和保密规定，确保其移交档案的合规性。3.1.7对乙方提供的服务人员进入甲方场所进行工作，应提供必要的便利和必要的安保措施。3.1.8应对因甲方原因（如提供资料错误、指令不当等）导致的服务问题或损失承担相应责任。3.2乙方的权利与义务3.2.1有权按照本合同约定收取服务费用。3.2.2有权要求甲方提供履行合同所必需的信息、资料、配合和场地。3.2.3应根据本合同约定，在约定的时间、范围内，按照约定的标准和要求，提供专业、高效的档案服务。3.2.4应建立并遵守严格的档案管理和保密制度，对服务过程中接触到的甲方的保密信息承担严格的保密义务，未经甲方书面同意，不得向任何第三方泄露。3.2.5应指派经验丰富的项目经理或团队负责本合同项下的服务，并保持人员相对稳定。3.2.6应确保所有参与服务的人员均具备相应的专业技能和资质，并接受必要的保密培训。3.2.7应配合甲方的合理监督检查，并根据甲方要求提供相关证明文件。3.2.8服务过程中产生的档案整理、编目、数字化等成果，其知识产权在甲方付清全部服务费用后归甲方所有。乙方保留在服务范围内使用相关成果用于内部培训和改进的权利。3.2.9应对因乙方原因（如操作失误、管理不善等）造成的甲方档案损毁、丢失、泄露等损失承担赔偿责任。第四条服务标准与质量要求双方应在附件（如有）或服务水平协议中详细约定各项服务的具体质量标准，例如：4.1档案整理分类符合国家相关标准及甲方规定。4.2档案编目准确率不低于______%。4.3数字化扫描图像分辨率不低于______DPI，色彩模式为______，错误率（如漏扫、错扫）不超过______%。4.4电子数据录入准确率不低于______%。4.5档案库房温湿度、洁净度等环境指标符合______标准。4.6服务响应时间、问题解决时间等（如适用）。乙方应持续改进服务质量，并定期向甲方报告服务达标情况。第五条服务期限与续约5.1本合同服务期限自______年______月______日起至______年______月______日止，共计______个月/年。5.2合同期满前______个月，如双方均有意继续合作，应另行协商签订续约合同。若甲方未在期满前发出书面不续约通知，本合同自动按原条款续约______期。5.3如需提前终止合同，提出终止方应提前______日向对方发出书面通知，并承担相应的违约责任（如有）。第六条服务费用与支付方式6.1本合同项下的服务费用总额为人民币______元（大写：______）。费用构成及标准详见附件一（如有）或本合同相关条款。费用可能根据服务量实报实销部分，具体标准另行约定。6.2乙方应根据约定提供服务，并定期（或根据工作量）向甲方提交费用清单及发票。甲方应在收到发票及合规费用清单后______日内，将相应款项支付至乙方指定的以下银行账户：开户行：[乙方开户行名称]户名：[乙方账户名称]账号：[乙方银行账号]6.3甲方支付的费用包括但不限于乙方为完成档案服务而产生的直接成本和合理利润。具体费用明细及支付节点（如按项目阶段、按月、按工作量等）详见附件二（如有）或双方约定。6.4如因服务范围变更、工作量增加等导致费用调整，双方应另行协商并签订补充协议。第七条保密义务7.1甲乙双方应对本合同项下的保密信息承担保密义务。未经对方书面同意，或依据法律法规要求，任何一方不得向任何第三方披露、使用或允许他人使用对方的保密信息。7.2双方承诺采取不低于保护自身同类保密信息的标准来保护对方的保密信息。7.3保密义务不因本合同的终止而解除，持续有效期限为本合同终止后______年。7.4双方应对其员工、顾问、分包商等可能接触保密信息的第三方提出保密要求，并确保其遵守本合同项下的保密义务。因违约方的员工或第三方违反保密义务造成守约方损失的，违约方应承担赔偿责任。7.5合同终止时，乙方应将所有包含保密信息的载体（包括纸质、电子、磁介质等）及所有复制件、摘要返还给甲方，或根据甲方要求予以销毁，并出具书面证明。第八条违约责任8.1若一方违反本合同约定，应承担违约责任，赔偿因其违约行为给对方造成的直接经济损失。8.2甲方未按约定支付服务费用的，每逾期一日，应按逾期支付金额的______%向乙方支付违约金。逾期超过______日的，乙方有权暂停服务，并要求甲方一次性付清所有应付费用及违约金。8.3乙方未能达到约定的服务标准，经甲方指出后，在合理期限内未能纠正或纠正后仍不符合标准的，甲方有权要求乙方承担违约责任（如部分或全部免除相应服务费用），并可根据情况要求赔偿损失。8.4乙方违反保密义务，泄露、披露或使用甲方保密信息，给甲方造成损失的，应赔偿甲方的全部损失。8.5因一方违约导致合同目的无法实现的，守约方有权解除合同，并要求违约方赔偿损失。8.6双方应相互赔偿因对方违约而遭受的第三方索赔或损失。第九条不可抗力9.1“不可抗力”是指双方不能合理控制、不可预见或即使预见亦无法避免的事件，该事件妨碍或延迟一方根据本合同履行其全部或部分义务。不可抗力包括但不限于地震、台风、洪水、火灾、战争、动乱、政府行为、法律或法规的变更、严重流行病疫情等。9.2遭遇不可抗力的一方应在事件发生后______日内书面通知对方，并提供相关证明文件。双方应根据不可抗力的影响，协商决定是否延迟履行、部分履行或解除合同。9.3因不可抗力导致的履行延迟或不能履行，受影响方不承担违约责任，但应及时采取措施减少损失。若不可抗力影响持续超过______日，双方可协商解除合同。第十条法律适用与争议解决10.1本合同的订立、效力、解释、履行及争议解决均适用中华人民共和国法律。10.2因本合同引起的或与本合同有关的任何争议，双方应首先通过友好协商解决。协商不成的，任何一方均有权选择以下第______种方式解决：(1)向______仲裁委员会，按照申请仲裁时该会现行有效的仲裁规则进行仲裁。仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。(2)向______人民法院提起诉讼。第十一条通知与送达11.1与本合同有关的所有通知、请求、要求或其他通信，均应以书面形式（包括信函、传真、电子邮件）发送至本合同首部列明的地址或邮箱。11.2通知在以下时间视为送达：(1)信函：寄出后______日；或当面交付时。(2)传真：发送成功并收到确认回执时。(3)电子邮件：发送成功后，若发件人能证明收件人已成功接收，则视为送达。11.3任何一方变更联系方式，应提前______日书面通知对方，否则按原地址送达即视为有效送达。第十二条附件本合同的附件（如有）是本合同不可分割的组成部分，与本合同正文具有同等法律效力。附件包括但不限于：附件一：费用明细及支付节点附件二：服务水平协议（SLA）细节附件三：乙方资质证明文件附件四：保密协议（如有）附件五：……第十三条其他13.1本合同构成双方就本合同标的达成的完整协议，取代之前所有的口头或书面沟通、陈述、保证或协议。13.2对本合同的任何修改或补充，均须经双方授权代表签署书面文件后方能生效。13.3若本合同任何条款被认定为无效或不可执行，不影响其他条款的效力。双方应协商替换为内容最接近、合法有效的条款。13.4本合同项下的