合同管理与审批电子化工具

合同管理与审批电子化工具使用指南一、适用工作场景与角色需求本工具适用于企业内部各类合同的全生命周期管理，覆盖合同起草、审批、签署、归档、查询等环节，满足多角色协同需求：业务申请人（如销售专员、采购经理）：负责发起合同申请，填写合同基础信息并附件，跟踪审批进度。部门审批人（如部门总监、分管领导）：对合同内容、业务合规性进行审核，确认通过后提交下一环节。法务专员：审核合同条款合法性、风险点，提出修改意见并跟踪整改。财务专员：核对合同金额、付款方式、税务条款等财务相关内容。系统管理员：维护合同模板库、审批流程配置、用户权限及数据安全。典型场景包括：销售合同审批、采购合同签订、服务协议签署、劳动合同管理、保密协议审批等，支持跨部门、跨地域协同，减少纸质流转，提升效率。二、全流程操作步骤详解1.合同发起与信息填写操作主体：业务申请人步骤说明：（1）登录系统，选择“合同发起”模块，根据合同类型（如“销售合同”“采购合同”）选择对应模板。（2）填写合同基础信息，包括合同编号（系统自动或手动填写，需唯一）、合同名称（需体现双方主体及核心内容，如“公司与供应商采购设备合同”）、甲方/乙方信息（名称、统一社会信用代码、地址、联系人等）、合同金额（大写+小写）、签订日期、履行期限、主要条款（如标的、数量、质量标准、付款方式、违约责任等）。（3）附件（如技术协议、报价单、资质证明等），支持PDF、Word、Excel等格式，单个附件不超过10MB，总附件不超过50MB。（4）填写完成后，“保存草稿”或“提交审批”，提交前需检查信息完整性，保证必填项无遗漏。2.审批流程配置与执行操作主体：系统管理员（首次配置）/业务申请人（发起时选择）/各级审批人步骤说明：（1）审批流程配置（系统管理员操作）：登录系统后台，进入“审批流程管理”，根据合同类型设置审批链（如“销售合同”审批链为“业务部门负责人→法务专员→财务专员→分管领导”）。设置审批角色、审批方式（会签或或签）、审批时限（如每个环节不超过3个工作日），支持“条件审批”（如金额≥10万元需分管领导审批，金额＜10万元由部门负责人审批即可）。（2）审批执行（各级审批人操作）：审批人收到待办通知后，进入“待办审批”模块查看合同详情及附件。审批意见选择：“通过”（直接进入下一环节）、“驳回”（需填写驳回理由，返回发起人修改）、“转交”（可转给其他审批人，需注明转交原因）。审批时限内未操作，系统自动提醒；超时未处理，系统自动提交至下一环节或触发超时预警。3.法务与财务专项审核操作主体：法务专员、财务专员步骤说明：（1）法务审核：重点审核合同条款是否符合法律法规、是否存在法律风险（如违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）、主体资质是否有效（如乙方是否具备相关经营许可）。对存在问题的条款，在“审核意见”栏填写具体修改建议（如“建议增加‘不可抗力’条款”“付款节点需与交付进度挂钩”），并退回发起人或标记“待修改后重新提交”。（2）财务审核：核对合同金额与预算是否匹配、付款方式是否符合财务制度（如预付款比例≤30%）、开票信息（如发票类型、税率）是否准确、资金安排是否合理。审核通过后提交下一环节；不通过则说明原因（如“超出预算，需补充预算审批”），退回发起人。4.合同签署与生效操作主体：业务申请人、双方签署人步骤说明：（1）审批通过后，系统自动“待签署合同”，业务申请人确认合同内容无误，“发起签署”。（2）选择签署方式：电子签署：通过系统对接的第三方电子签章平台（如e签宝、法大大），发起双方签署。签署人需实名认证（如人脸识别、银行卡验证），在指定位置（如甲方盖章处、法定代表人签字处）完成电子签章。线下签署：如需纸质合同，系统可打印版PDF，由双方线下签字盖章后，由业务申请人扫描至系统，时需签署页与页合并为一个PDF文件。（3）签署完成后，系统自动将合同状态更新为“已生效”，并通过消息通知发送给相关方。5.归档与查询管理操作主体：系统管理员、业务申请人步骤说明：（1）自动归档：合同生效后，系统自动将合同信息、审批记录、签署文件等数据归档至“合同档案库”，按合同编号、类型、生效时间等维度分类存储。（2）手动归档：如需补充归档（如线下签署的纸质合同扫描件），业务申请人可进入“合同归档”模块附件，并填写归档说明。（3）查询与统计：支持按合同编号、合同名称、甲方/乙方名称、签署日期、审批状态等条件进行模糊查询或精确查询，可查看合同详情、审批流程轨迹、签署文件等。提供统计功能，如“按合同类型统计数量”“按部门统计审批耗时”“按月份统计合同金额”等，可视化报表（如柱状图、折线图），辅助管理决策。三、核心数据记录模板1.合同基本信息表字段名称填写要求示例合同编号系统自动或按规则手动填写（如“CG-2024-001”），需唯一CG-2024-001合同名称需体现双方主体及核心内容，简洁明确科技有限公司与商贸有限公司采购合同合同类型单选：销售合同/采购合同/服务合同/劳动合同/其他采购合同甲方信息填写单位全称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式科技有限公司；91110108；北京市区路号；；乙方信息同甲方信息商贸有限公司；91110109；上海市区路号；；1395678合同金额（大写）中文大写，后加“整”字（如“人民币壹万元整”）人民币壹万元整合同金额（小写）阿拉伯数字，保留两位小数10,000.00履行期限起止日期或具体期限（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）2024年1月1日至2024年12月31日主要条款摘要简述标的、数量、质量标准、付款方式等核心内容（不超过200字）采购办公设备100台，质量符合国家标准，分三期付款，签约付30%附件清单列出的文件名称及数量报价单1份、技术协议1份2.合同审批流程表审批环节审批角色审批人审批意见审批时间审批状态备注（如驳回原因）发起申请业务申请人-2024-01-1009:00待审批部门审核部门负责人赵六通过2024-01-1014:30已通过法务审核法务专员周七待修改后重新提交2024-01-1110:15待修改“违约责任条款需补充具体赔偿比例”业务修改业务申请人已修改2024-01-1116:00待审批修改后重新提交法务审核法务专员周七通过2024-01-1209:30已通过财务审核财务专员吴八通过2024-01-1211:00已通过最终审批分管领导郑九通过2024-01-1215:00已通过3.合同变更记录表变更合同编号变更内容摘要变更申请人变更申请时间审批结果生效日期变更后附件名称CG-2024-001履行期限延长3个月2024-03-01通过2024-03-05变更协议1份CG-2024-002合同金额增加2万元2024-04-10驳回-（驳回原因：超出预算）四、使用过程中的关键提示信息准确性要求：合同编号、双方主体信息、金额等关键内容需与实际业务一致，避免因信息错误导致法律风险；统一社会信用代码、银行账户等资质信息需定期核对，保证有效性。审批流程规范：审批人需在规定时限内完成审核，严禁超时未处理或“先签字后补流程”；驳回合同时需明确具体原因，发起人根据意见修改后需重新提交审批，不得跳过环节。合同安全管理：电子签章需由本人通过实名认证操作，严禁代签；合同档案库数据需定期备份（建议每月备份一次），系统管理员需定期检查访问日志，防止数据泄露或篡改。变更与终止管理：合同内容变更需通过“变更申请”流程发起，经审批通过后签署变更协议，原合同同时失效；合同终止需填写终止原因（如“履行完毕”“协商解除”），并附相关证明材料（如双方确认的终止函）。归档与查询规范：线下签署的纸质合同需在签署后5个工作日内完成扫描，保证电子