行政办公物品采购申请与审批表

行政日常办公物品采购申请与审批表工具说明一、适用场景与触发条件本工具适用于公司内部因日常办公需要申请采购各类物品的场景，具体包括但不限于：新员工入职配置：为新增员工采购基础办公物品（如笔记本、签字笔、文件夹等）；日常消耗补充：现有办公物品（如打印纸、墨盒、订书钉等）临近耗尽需批量补充；功能需求新增：因部门工作内容调整（如新增项目、设备升级）需采购特定物品（如扫描仪、移动硬盘、办公桌椅等）；故障更换：办公物品损坏无法修复需更换同类型或升级替代品（如键盘、鼠标、台灯等）。注：非日常办公物品（如礼品、劳保用品以外的生活用品）或单次采购金额超过部门年度预算的，需额外提交专项说明。二、全流程操作指引步骤1：申请人发起申请操作内容：申请人根据实际需求，填写《行政日常办公物品采购申请与审批表》（详见第三部分“标准模板表格”），保证以下信息完整准确：个人基本信息（部门、姓名、联系方式）；物品明细（名称、规格型号、单位、申请数量、预估单价、预估总价）；用途说明（简述采购原因及具体使用场景，如“为项目组补充会议记录本”）。注意事项：物品名称需规范（如“中性笔”而非“笔”），规格型号明确（如A4纸“80g/500张/包”）；数量需合理，避免过度申领（如打印纸按季度用量预估，非一次性申领全年用量）；预估单价参考历史采购价或市场均价，偏差超过20%需注明原因。步骤2：部门负责人审核操作内容：申请人将填写完整的表格提交至部门负责人，负责人需重点审核：采购必要性：是否为办公必需，是否存在替代方案（如内部调配、旧物修复）；数量合理性：是否与部门实际工作量匹配，避免浪费；预算符合性：是否在部门年度办公预算额度内。注意事项：审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；若审核不通过，需明确退回理由（如“建议先与行政部确认库存”“数量过多，建议分批采购”），并退回申请人修改。步骤3：行政部复核操作内容：部门负责人审批通过后，表格提交至行政部，行政专员进行复核：库存核对：查询公司现有库存，确认是否需采购（如某物品库存充足，可直接调拨并通知申请人）；预算核对：汇总各部门申请，检查当月/季度采购总额是否超行政部总预算；规范性检查：表格填写是否完整、物品名称规格是否清晰、预估价格是否合理。注意事项：若无需采购（库存充足），行政部在“行政部复核”栏注明“库存充足，已内部调拨”，并告知申请人领用方式；若需采购但预算不足，行政部与申请人沟通调整数量或优先级，待预算批复后重新发起申请。步骤4：财务部审批（涉及预算时）操作内容：当单次采购金额超过[具体金额阈值，如500元]或涉及年度预算外采购时，需提交财务部审批：财务专员审核采购金额的合规性（是否符合公司费用管控规定）、预算来源（是否为部门预留预算或需追加预算）；审批通过后，在“财务部审批”栏签字并注明日期。注意事项：预算外采购需额外提交《预算外申请说明》，由部门负责人及分管领导签字确认；金额较小（如低于阈值）且预算内采购，可由行政部直接审批，财务部定期备案。步骤5：分管领导审批（大额/重要物品）操作内容：单次采购金额超过[具体金额阈值，如2000元]或采购物品为重要固定资产（如电脑、打印机）时，需提交分管行政/后勤的领导审批：领导重点审核采购的必要性、性价比及对公司运营的影响；审批通过后，在“分管领导审批”栏签字并注明日期。步骤6：采购执行与入库操作内容：审批完成后，行政部根据采购权限执行：小额物品（如低于1000元）：行政部按公司定点供应商名录或比价结果自行采购；大额物品（如高于1000元）：行政部需进行3家以上供应商比价，形成《比价记录表》附后，按流程签订采购合同；物品到货后，行政部与申请人共同验收，核对数量、规格、质量，确认无误后在“物品验收”栏签字，并办理入库登记（更新库存台账）。注意事项：采购需保留凭证（如供应商报价单、采购合同、收货单），后续用于费用报销；验收不合格物品，需在24小时内联系供应商退换，保证不影响办公使用。步骤7：物品领用与归档操作内容：申请人凭审批完成的《采购申请表》到行政部领用物品，在“物品领取”栏签字确认；行政部每月汇总采购申请表、验收单、比价记录等资料，按部门分类归档，保存期限不少于2年。三、标准模板表格公司行政日常办公物品采购申请与审批表申请单号：申请日期：年月日申请人信息部门：姓名：联系方式：采购物品明细序号物品名称—————-123合计预估金额（大写）：小写：元审批流程环节审批人签字日期部门负责人审批行政部复核财务部审批（如需）分管领导审批（如需）采购执行情况采购日期：年月日采购方式：□定点供应商□比价采购□其他：实际采购数量：实际采购金额（元）：采购人：供应商名称：物品验收与领用验收情况：□合格□不合格（不合格原因：）验收人签字：日期：领用日期：年月日领用人签字：备注四、使用关键提示填写规范：物品名称、规格型号等信息需与实际采购物品一致，避免模糊描述（如“办公用品”需具体到“A4复印纸”）；预估单价需合理，可参考行政部发布的《常用办公物品参考价格表》或市场调研结果。审批时效：各审批环节需在2个工作日内完成，紧急采购（如影响当日办公的）需在申请单备注“紧急”，并同步电话告知审批人，保证流程加急处理。库存管理：申请人可通过行政部定期发布的《库存物品清单》查询现有物品，优先申领库存内的可调配物品，减少重复采购。特殊情况处理：临时急需的小额物品（如突发会议需采购矿泉水），可先电话向行政部负责人申请，后补填表格，但需在24小时内完成补录及审批；